Ostatnia faktura na budowie: co musi zawierać

Budowa skończona, klient zadowolony, więc wysyłasz ostatnią fakturę: jedna linijka „Final payment” i kwota. Po tygodniu przychodzi mail od księgowej klienta: nie zgadza się z ich wyliczeniem, brakuje numeru, nie widać, które wariacje są w środku, a retencja „chyba była już oddana”. Płatność stoi, a Ty siedzisz wieczorem nad wyciągami z banku z całego roku. Ostatnia faktura na budowie zamyka pieniądze z całego kontraktu, więc musi pokazywać więcej niż zwykła faktura za miesiąc.

Ostatnia faktura na budowie: co musi być na niej zawsze

Zacznij od podstaw, bo bez nich faktura wraca od razu. Gov.uk podaje, że każda faktura musi mieć: unikalny numer, nazwę firmy, adres i dane kontaktowe, nazwę i adres klienta, jasny opis tego, za co liczysz, datę wykonania usługi, datę faktury, kwoty, VAT, jeśli dotyczy, i łączną kwotę do zapłaty. Spółka limited podaje pełną nazwę taką jak w certyfikacie rejestracji.

Gdy Ty i klient jesteście zarejestrowani do VAT, wystawiasz fakturę VAT. Według zasad HMRC o prowadzeniu dokumentacji VAT (VAT Notice 700/21) taka faktura ma dodatkowo numer VAT dostawcy, stawkę VAT i kwotę bez VAT dla każdej pozycji oraz łączną kwotę VAT w funtach. Ta sama nota mówi, że fakturę VAT zwykle wystawiasz w ciągu 30 dni od wykonania usługi.

Odwrotne obciążenie przy ostatniej fakturze

Jeśli jesteś podwykonawcą i robota podlega domestic reverse charge, ostatnia faktura też musi to pokazać. Gov.uk wymaga zapisu, że stosuje się odwrotne obciążenie i że VAT rozlicza klient, na przykład „Customer to pay the VAT to HMRC”, oraz wskazania kwoty VAT, której nie doliczasz do sumy. Gov.uk podaje też, że odwrotne obciążenie nie dotyczy usług dla prywatnego klienta, który nie jest zarejestrowany do VAT.

Co odróżnia ostatnią fakturę od zwykłej

Zwykła faktura w trakcie budowy dotyczy jednego okresu albo etapu. Ostatnia faktura zamyka cały kontrakt, więc klient i jego księgowa chcą zobaczyć, skąd się wzięła kwota. Najprościej dołączyć do niej krótkie zestawienie albo wpisać je w opis:

• Cena kontraktu

  Kwota z umowy albo z zaakceptowanej oferty, z datą i numerem oferty, żeby nikt jej nie podważał.

• Wariacje i pominięcia

  Zatwierdzone zmiany z numerami i kwotami, a pominięte roboty odjęte według zasad z umowy.

• Dotychczasowe płatności

  Wszystkie wcześniejsze faktury i wpłaty z datami, żeby klient widział, co już zapłacił.

• Retencja

  Ile zatrzymano, czy ta faktura obejmuje jej zwrot, a jeśli nie, kiedy według umowy przyjdzie jej kolej.

Przykład: kontrakt C, zatwierdzone wariacje V, pominięcia P, dotychczasowe wpłaty W i retencja R, która wraca dopiero po okresie usuwania wad. Ostatnia faktura za roboty to C plus V, minus P, minus W i minus R. Retencję fakturujesz osobno, gdy według umowy przyjdzie termin jej zwrotu. Klient widzi każdą literę, więc nie ma czego zgadywać.

Przy umowach objętych Construction Act ostatnia płatność ma swoje terminy z umowy, a gdy umowa ich nie ustala, stosuje się Scheme for Construction Contracts. Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy termin zapłaty i to, co klient może potrącić, wynikają wyłącznie z Twojej umowy. Jeśli umowa nic nie mówi, wpisz termin płatności na samej fakturze i potwierdź go mailem.

Gdy klientem jest firma, a faktura nie jest zapłacona w terminie, działa Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998: odsetki 8% ponad stopę referencyjną Bank of England, chyba że umowa przewiduje inne, rozsądne odsetki, plus stała rekompensata za koszty odzyskania. Wobec osoby prywatnej ta ustawa nie działa.

Jak przygotować ostatnią fakturę krok po kroku

1. Najpierw uzgodnij rozliczenie

   Ostatnią fakturę wysyłasz po uzgodnieniu kwoty końcowej, a nie zamiast tego uzgodnienia.

2. Zbierz wszystkie płatności

   Wypisz wcześniejsze faktury i wpłaty z datami, porównaj z wyciągiem i wyjaśnij różnice.

3. Sprawdź listę wariacji

   Każda zatwierdzona zmiana z numerem i kwotą, a pominięcia odjęte według zasad umowy.

4. Oddziel retencję

   Zapisz, ile zatrzymano i kiedy wraca, i nie mieszaj jej ze zwykłą kwotą za roboty.

5. Uzupełnij dane z gov.uk

   Numer, daty, dane stron, opis, kwoty i VAT, a przy VAT także numer VAT i stawki pozycji.

6. Sprawdź odwrotne obciążenie

   Jeśli robota mu podlega, dopisz wymagany zapis i nie doliczaj VAT do sumy faktury.

7. Wyślij z zestawieniem

   Faktura po angielsku, z załączonym zestawieniem rozliczenia i terminem płatności z umowy.

Ostatnią fakturę najłatwiej wystawić, gdy przez całą budowę każda waluacja na budowie była wysyłana z tym samym układem pozycji. Wtedy końcowe zestawienie to tylko suma tego, co już jest. Jeśli wolisz, żeby rozliczenie i fakturę na koniec przygotował ktoś, kto zna brytyjskie zasady i mówi po polsku, zobacz, jak pracuje polski QS w UK.

Najczęstsze błędy

• Jedna linijka „Final payment”

  Kwota bez zestawienia, więc klient i jego księgowa nie wiedzą, skąd się wzięła, i wstrzymują przelew.

• Faktura przed uzgodnieniem

  Ostatnia faktura wysłana, zanim klient zgodził się z kwotą, więc spór zaczyna się od nowa.

• Retencja w jednej sumie

  Zwrot retencji wliczony w ostatnią fakturę, choć umowa każe ją oddać dopiero po okresie wad.

• Brakujące wpłaty

  Pominięta jedna zaliczka albo przelew, przez co klient zarzuca Ci, że chcesz zapłaty drugi raz.

• Zły zapis o VAT

  VAT doliczony mimo odwrotnego obciążenia albo brak wymaganego zapisu, więc faktura wraca do poprawki.

• Brak terminu płatności

  Na fakturze nie ma daty zapłaty, a umowa jej nie podaje, więc klient płaci, kiedy mu wygodnie.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.