Domknięcie rozliczenia: ostatnia rozmowa z klientem

Rozliczenie końcowe wysłane dwa tygodnie temu. Klient odpisał krótko: „Zadzwońmy, kilka rzeczy mi się nie zgadza”. Wiesz, że rozmowa zdecyduje o ostatnich pieniądzach z tej budowy, a Ty nie masz pod ręką ani listy zmian, ani zdjęć, ani dat. Klient ma wydruk z zaznaczonymi na czerwono pozycjami. Po godzinie zgadzasz się „na pół” we wszystkim, żeby mieć spokój, a w samochodzie liczysz, że oddałeś więcej niż zysk z całej roboty. Domknięcie rozliczenia to zwykle jedna rozmowa. Wygrywa ją ten, kto jest lepiej przygotowany, a nie ten, kto głośniej mówi.

Domknięcie rozliczenia: o czym jest ta rozmowa

Ostatnia rozmowa z klientem nie jest o całej budowie, tylko o różnicach. Większość pozycji w rozliczeniu klient przyjmuje bez słowa. Kłótnia dotyczy zwykle kilku rzeczy: zmian zleconych ustnie, pominięć, materiałów wybranych przez klienta, kar za opóźnienie i retencji. Twoim zadaniem jest przejść przez nie po kolei i każdą zamknąć: uzgodniona, odpuszczona albo sporna.

Dobrze przygotowana rozmowa ma porządek. Najpierw potwierdzasz, co jest uzgodnione. Potem rozmawiasz o różnicach, pozycja po pozycji, z dokumentem przy każdej. Na końcu zapisujecie wynik i termin zapłaty.

Co mieć przed sobą

• Rozliczenie z numerami

  Zestawienie po angielsku z numerem przy każdej pozycji, żeby obie strony mówiły o tym samym.

• Rejestr zmian

  Każda zmiana z datą, opisem, ceną i dowodem zgody klienta: mailem, wiadomością albo podpisem.

• Zdjęcia i dziennik

  Zdjęcia przed zakryciem i wpisy z dziennika budowy, które pokazują, co i kiedy zrobiono.

• Twoje granice

  Zapisana dla siebie kwota, poniżej której nie schodzisz, i pozycje, które możesz odpuścić bez straty.

Jak prowadzić ostatnią rozmowę o pieniądzach

Zacznij od tego, co wspólne. Klient, który słyszy na starcie, że dziewięćdziesiąt procent rozliczenia jest uzgodnione, rozmawia spokojniej o reszcie. Przy każdej spornej pozycji nie zaczynaj od kwoty, tylko od dokumentu: kto zlecił, kiedy, jak i co pokazują zdjęcia.

Ustępuj świadomie. Jeśli coś odpuszczasz, powiedz to wprost i poproś o coś w zamian, na przykład o szybki termin zapłaty uzgodnionej kwoty. Odpuszczenie „dla świętego spokoju” wszystkich pozycji naraz to najdroższy sposób na koniec budowy.

Przykład: dobudowa dla klienta prywatnego, sporne trzy zmiany o wartości A, B i C. Wykonawca ma mail z akceptacją zmiany A, zdjęcia i wpis z dziennika przy zmianie B, a przy zmianie C tylko własną notatkę. Uzgodnili A w całości, B po wyjaśnieniu, a C wykonawca odpuścił w zamian za zapłatę reszty w tydzień. Wynik zapisali mailem tego samego dnia, a klient odpisał jednym zdaniem, że się zgadza. Ta odpowiedź była potem podstawą ostatniej faktury i zamknęła temat bez kolejnych telefonów.

Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy to, co klient może zatrzymać i kiedy musi zapłacić, wynika tylko z Twojej umowy. Przy umowach objętych ustawą każda strona może w każdej chwili skierować spór do adjudication, a decyzja zapada w 28 dni od skierowania sprawy. Gdy klientem jest firma i nie płaci uzgodnionej kwoty w terminie, działa Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, z odsetkami 8% ponad stopę referencyjną Bank of England, chyba że umowa przewiduje inne, rozsądne odsetki. Wobec osoby prywatnej ta ustawa nie działa.

Domknięcie rozliczenia krok po kroku

1. Wyślij rozliczenie przed rozmową

   Klient dostaje zestawienie z numerami pozycji kilka dni wcześniej i może je przeczytać.

2. Poproś o listę różnic

   Niech klient wskaże na piśmie pozycje, z którymi się nie zgadza, zanim usiądziecie do rozmowy.

3. Przygotuj dowody do każdej

   Przy każdej spornej pozycji miej mail, zdjęcie albo wpis z dziennika, gotowe do pokazania.

4. Ustal swoje granice

   Zapisz dla siebie, co możesz odpuścić, a czego nie, i jaką kwotę końcową przyjmujesz.

5. Zacznij od uzgodnionych pozycji

   Potwierdź na głos wszystko, co nie budzi sporu, i dopiero wtedy przejdź do różnic.

6. Zamykaj pozycję po pozycji

   Każda różnica kończy się jednym z trzech słów: uzgodniona, odpuszczona albo sporna.

7. Potwierdź wynik mailem

   Tego samego dnia wyślij podsumowanie: kwota końcowa, retencja, sporne pozycje i termin zapłaty.

Jeśli klient prosi o podpis pod zdaniem, że to ostateczne rozliczenie całej budowy, przeczytaj je spokojnie przed podpisem. Sprawdź, czy obejmuje zwrot retencji i czy nie zamyka spraw, które jeszcze są otwarte. Przy takiej rozmowie przydaje się ktoś, kto zna brytyjskie rozliczenia i przejdzie je z Tobą po polsku, zanim usiądziesz z klientem. Tak pracuje polski QS w UK. A jeśli chcesz sprawdzić, co klient może zatrzymać po tej rozmowie, zacznij od tego, co mówi umowa budowlana w UK.

Najczęstsze błędy

• Rozmowa bez przygotowania

  Klient ma wydruk z uwagami, a Ty pamięć i telefon, więc przy każdej pozycji ustępujesz.

• „Na pół” we wszystkim

  Każdą sporną pozycję dzielisz po połowie, także te, za którymi stoją mail i zdjęcia.

• Zaczynanie od kwoty

  Rzucasz liczbę bez dokumentu, a klient odpowiada swoją liczbą i rozmowa zamienia się w targ.

• Ustępstwa bez nic w zamian

  Odpuszczasz pozycje, ale nie ustalasz terminu zapłaty reszty, więc pieniądze dalej nie wpływają.

• Uzgodnienie tylko ustne

  Po rozmowie nie ma maila z wynikiem i po miesiącu każda strona pamięta inną kwotę końcową.

• Zapomniana retencja

  Kwota końcowa nie mówi nic o retencji, a klient później uznaje, że była już w niej rozliczona.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.