Rozliczenie materiałów na koniec budowy

Koniec budowy, a w garażu klienta zostały trzy palety bloczków, kilka paczek płytek i rolki membrany. Klient twierdzi, że zapłacił za nie w waluacjach, więc są jego. Brygadzista chce je zabrać na następną robotę. W hurtowni czekają dwie faktury za materiał do zmian, których nikt klientowi nie wycenił, a płytki wybrane przez klienta kosztowały więcej niż kwota w ofercie. Rozliczenie materiałów na koniec budowy to miejsce, w którym małe firmy po cichu oddają część zysku, bo nikt nie zestawił, co kupiono, co wbudowano i za co klient zapłacił.

Rozliczenie materiałów: co trzeba zestawić

Na koniec budowy materiały dzielą się na kilka grup i każdą rozliczasz inaczej. Najprościej zrobić jedno zestawienie: co było w cenie, co doszło przez zmiany, co zostało, co oddajesz do hurtowni i co klient kupił sam.

Materiały w cenie i materiały do zmian

Materiały z oferty są w cenie kontraktu. Dopóki zakres się nie zmienił, nie doliczasz ich osobno, nawet jeśli zużyłeś więcej, niż zakładałeś. To Twoje ryzyko z wyceny. Materiał kupiony do zmiany, którą zlecił klient, to co innego: wchodzi do wyceny tej zmiany razem z robocizną.

Jeśli umowa dawała klientowi wybór materiału z kwotą szacunkową, na przykład na płytki albo armaturę, na koniec zestawiasz kwotę z oferty z tym, co klient naprawdę wybrał. Różnica w górę albo w dół idzie do rozliczenia według zasad z umowy.

Materiały w waluacjach i nadwyżki

W umowach JCT materiały na budowie (materials on site) zwykle wchodzą do waluacji, jeśli są dostarczone na budowę we właściwym czasie i zabezpieczone. Materiały poza budową (off-site) wchodzą tylko wtedy, gdy umowa tak mówi. Na koniec budowy sprawdź, czy wszystko, za co klient zapłacił jako materiał na budowie, zostało wbudowane. Nadwyżka, za którą klient zapłacił, to temat do rozmowy, a nie do zabrania na inną budowę bez słowa.

Do kogo należy niewbudowany materiał, za który klient zapłacił, zależy od umowy. Jeśli umowa tego nie mówi, ustal to z klientem na piśmie: zostawiasz materiał klientowi, zabierasz go i odejmujesz z rozliczenia, albo oddajesz do hurtowni.

Co rozliczenie materiałów zmienia w pieniądzach

Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy zasady płatności za materiały, za zmiany i za nadwyżki wynikają tylko z Twojej umowy. Przy umowie na słowo każdy z tych tematów to osobna rozmowa na końcu budowy.

Przykład: dobudowa dla klienta prywatnego. W ofercie kwota szacunkowa na płytki K. Klient wybrał płytki za K plus D. Do tego doszła zmiana z dodatkowym oknem, gdzie materiał kosztował M, a narzut z umowy wynosił N%. Na koniec zostały bloczki, za które klient zapłacił w waluacji jako materiał na budowie, o wartości B. Rozliczenie materiałów: plus D za płytki, plus M powiększone o N% za okno, a za bloczki minus B, jeśli je zabierasz, albo zero, jeśli zostają u klienta. Każda litera ma swój dokument: oferta, faktura z hurtowni, zatwierdzona zmiana, waluacja.

Co zestawić na koniec

• Faktury z hurtowni

  Wszystkie zakupy na budowę z datami, przypisane do pozycji z kosztorysu albo do konkretnej zmiany.

• Materiały do zmian

  Każdy materiał kupiony do zmiany zleconej przez klienta, z numerem zmiany i dowodem zakupu.

• Kwoty szacunkowe

  Kwoty z oferty na materiały do wyboru klienta zestawione z tym, co klient naprawdę wybrał.

• Nadwyżki i zwroty

  Co zostało na budowie, co oddajesz do hurtowni, a co zostaje u klienta, z decyzją na piśmie.

Jak zrobić rozliczenie materiałów krok po kroku

1. Zbierz faktury z całej budowy

   Wyciągnij z hurtowni zestawienie zakupów na ten adres i porównaj z własnymi fakturami.

2. Przypisz zakupy do pozycji

   Każdą fakturę przypisz do pozycji z kosztorysu albo do numeru zatwierdzonej zmiany.

3. Wydziel materiały do zmian

   Materiał kupiony do zmian dolicz do wyceny tych zmian, jeśli jeszcze go tam nie ma.

4. Rozlicz kwoty szacunkowe

   Zestaw kwoty z oferty z wyborem klienta i policz różnicę według zasad umowy.

5. Spisz, co zostało

   Zrób listę i zdjęcia materiału, który został na budowie, z ilościami i miejscem składowania.

6. Ustal z klientem nadwyżki

   Zapytaj na piśmie, czy materiał zostaje u klienta, czy go zabierasz z odjęciem z rozliczenia.

7. Oddaj, co się da, do hurtowni

   Pełne opakowania zwróć szybko, póki hurtownia je przyjmuje na swoich warunkach.

8. Wpisz wynik do rozliczenia końcowego

   Różnice za materiały idą do rozliczenia końcowego jako osobne, opisane pozycje.

Najmniej pracy przy rozliczeniu materiałów jest wtedy, gdy kosztorys od początku ma rozpisane materiały i kwoty szacunkowe, a każda zmiana jest wyceniona przed robotą. Tak przygotowujemy kosztorysy budowlane w UK, z których potem prowadzimy całe rozliczenie. Jeśli materiały do zmian giną Ci w fakturach, zobacz, jak prowadzić wariacje z kosztem materiału od pierwszego dnia.

Najczęstsze błędy

• Nadwyżka zabrana bez słowa

  Materiał opłacony przez klienta jedzie na inną budowę, a klient zauważa to po tygodniu.

• Materiał do zmian w kosztach ogólnych

  Faktura za materiał do zmiany ląduje w ogólnych kosztach i nikt jej nie dolicza klientowi.

• Brak rozliczenia kwot szacunkowych

  Klient wybrał droższe płytki, a różnica nie trafia do rozliczenia, bo nikt jej nie policzył.

• Faktury bez przypisania

  Zakupy z całej budowy w jednym stosie, bez przypisania do pozycji, więc nie widać, co do czego.

• Zwroty za późno

  Pełne paczki leżą miesiącami, a gdy w końcu jadą do hurtowni, ta już ich nie przyjmuje na zwykłych warunkach.

• Ustalenia na słowo

  Klient mówi przez telefon, że materiał może zostać, a przy rozliczeniu pamięta, że miał być odjęty.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.