Employer's agent a contract administrator w JCT Design and Build

Architekt przygotował Ci projekt do pozwolenia na budowę, a wykonawca proponuje, że sam dokończy projekt i zbuduje dom w jednej umowie: JCT Design and Build. Brzmi prosto, jeden podpis i jedna firma od wszystkiego. Potem pytasz, kto w tej umowie wystawia certyfikaty i pilnuje wykonawcy, i słyszysz, że contract administratora tu nie ma. Jest za to employer's agent, osoba albo firma, która działa w Twoim imieniu. Nazwy brzmią podobnie, ale to inna rola, i lepiej znać różnicę, zanim podpiszesz umowę.

Employer's agent: kim jest w JCT Design and Build

JCT w poradniku o wyborze umowy pisze, że Design and Build nie przewiduje niezależnego contract administratora. Pisma, instrukcje i inne dokumenty z umowy wydaje sam inwestor, w umowie Employer. Inwestor może wyznaczyć employer's agent, który działa w jego miejsce, a JCT zaleca jasne opisanie jego obowiązków i uprawnień. W tabeli porównawczej JCT dla wydania 2024 widać to wprost: Design and Build nie wymaga contract administratora ani QS-a, a przewiduje employer's agent.

RICS w opracowaniu o roli employer's agent przytacza zapis JCT: o ile inwestor nie zawiadomi wykonawcy inaczej, employer's agent ma pełne uprawnienia do przyjmowania i wydawania wniosków, zgód, instrukcji, zawiadomień, próśb i oświadczeń oraz do działania za inwestora. RICS dodaje, że w umowie może być tylko jeden employer's agent.

Niektóre rzeczy zostają jednak przy Tobie. RICS wymienia trzy: przekazanie terenu budowy, zapłatę wykonawcy zgodnie z payment notice oraz Twoje pismo o karach za opóźnienie po zawiadomieniu o niezakończeniu robót.

Czym employer's agent różni się od contract administratora

RICS opisuje contract administratora jako osobę wskazaną w umowie, która prowadzi umowę dla inwestora i pełni rolę bezstronną. Employer's agent działa za inwestora we wszystkich sprawach, praktycznie tak, jakby był inwestorem, choć przy wycenach, płatnościach i decyzjach z umowy także powinien działać bezstronnie. Najważniejsze różnice w praktyce:

• Źródło uprawnień

  CA ma uprawnienia opisane w umowie JCT, a employer's agent tyle, ile da mu inwestor.

• Projekt

  W Design and Build projekt dokańcza wykonawca, a agent sprawdza zgodność z wymaganiami inwestora.

• Pisma o zakończeniu

  RICS opisuje tu oświadczenia i zawiadomienia, a w umowach z CA są certyfikaty.

• Wycena zmian

  Zmiany to Changes, a wycenia je wykonawca na podstawie Contract Sum Analysis.

• QS w umowie

  Design and Build nie przewiduje QS-a, a Intermediate i Standard Building Contract tak.

• Moment wejścia

  Rola CA powstaje z podpisaniem umowy, a agenta można wyznaczyć już na etapie przetargu.

Zasadę o Changes opisuje JCT: wycenia je wykonawca na podstawie liczb z Contract Sum Analysis, chyba że działają zapisy dodatkowe z umowy albo strony ustalą inaczej. RICS dodaje, że przy umowie Design and Build inwestor często zatrudnia QS-a, który wspiera jego i employer's agent w sprawach kosztów.

Co employer's agent robi w praktyce

Najwięcej pracy jest przed podpisaniem. JCT pisze, że wymagania inwestora, w umowie Employer's Requirements, trzeba przygotować starannie i zwykle z pomocą doradców. Gdy wymagania inwestora są ze sobą sprzeczne, pierwszeństwo mają propozycje wykonawcy, w umowie Contractor's Proposals, o ile są zgodne z przepisami. JCT radzi też dokładnie sprawdzić te propozycje przy ocenie ofert, bo umowa zakłada, że inwestor uznał je za odpowiednie. Każda luka w wymaganiach to później spór o to, czy coś było w cenie.

W trakcie budowy RICS zaznacza, że employer's agent nie mówi wykonawcy, co i jak projektować, ale sprawdza, czy wykonawca spełnia obowiązki z umowy. Regularnie ogląda roboty, bo dużo zostaje zakryte, a potwierdzając zakończenie, potwierdza zgodność z umową. Wydaje instrukcje na piśmie. Przy płatnościach wystawia payment notice bez potrąceń kar, a o karach decydujesz Ty.

Gdy umowa jest objęta Construction Act, payment notice i pay less notice muszą wyjść w terminach z umowy. Przy robotach u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka, w ustawie residential occupier, Construction Act zwykle nie działa i wtedy wszystko zależy od umowy.

Design and Build nie zawsze jest dobrym wyborem. JCT pisze, że nie należy go używać, gdy wykonawca projektuje tylko wybrane części robót. Wtedy lepsza jest umowa z contract administratorem i ograniczonym projektem wykonawcy.

Przykład: deweloper buduje cztery domy na umowie Design and Build i sam odpowiada na maile wykonawcy, a jednocześnie jego employer's agent wysyła instrukcje. Wykonawca dostaje dwie różne odpowiedzi w tej samej sprawie i wybiera tę, która jest dla niego tańsza. Od kolejnej budowy deweloper daje wykonawcy na piśmie jasną zasadę: instrukcje wydaje tylko agent.

Jak przygotować rolę employer's agent krok po kroku

1. Wybierz rodzaj umowy

   Sprawdź, czy wykonawca naprawdę projektuje całość, czy tylko część, bo od tego zależy forma JCT.

2. Dopracuj wymagania inwestora

   Opisz standard, materiały i wyposażenie tak, żeby każdy wykonawca wycenił to samo.

3. Sprawdź propozycje wykonawcy

   Przeczytaj je przed podpisaniem, bo przy sprzeczności w wymaganiach mają pierwszeństwo.

4. Wyznacz agenta na piśmie

   Podaj wykonawcy nazwę agenta i zakres uprawnień, zanim padnie pierwsza instrukcja.

5. Ustal, co zostaje przy Tobie

   Teren budowy, zapłata i pismo o karach to Twoje sprawy, nawet gdy masz agenta.

6. Jedna droga pism

   Instrukcje i odpowiedzi wydaje tylko agent, a Ty nie piszesz do wykonawcy z boku.

7. Kontrola kosztów i jakości

   Ustal, kto sprawdza wnioski o płatność i kto ogląda roboty przed ich zakryciem.

Jak prowadzimy umowę po stronie inwestora, opisaliśmy na stronie contract administrator w UK. Wybór między Design and Build a umową z CA zaczyna się od tego, jaką umowę budowlaną w UK podpisujesz.

Najczęstsze błędy

• Dwa głosy inwestora

  Inwestor i agent piszą do wykonawcy równolegle, a wykonawca wybiera odpowiedź, która mu pasuje.

• Brak pisma o uprawnieniach

  Wykonawca nie wie, co agent może zatwierdzić sam, a co wymaga podpisu inwestora.

• Wymagania pisane w pośpiechu

  Luki w Employer's Requirements wracają potem jako spory o to, co było w cenie.

• Nieprzeczytane propozycje

  Inwestor nie sprawdza Contractor's Proposals, a to one mogą rozstrzygnąć sprzeczność.

• Agent bez kontroli kosztów

  Nikt nie sprawdza wniosków o płatność i wyceny zmian, bo umowa nie przewiduje QS-a.

• Mylenie ról

  Inwestor oczekuje certyfikatów jak przy umowie z CA, a w Design and Build działa to inaczej.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.