Kosztorys a harmonogram płatności: jak je połączyć

Kosztorys na dobudowę liczyłeś dwa wieczory, pozycja po pozycji. Harmonogram płatności napisałeś w pięć minut: zaliczka, potem „po fundamentach”, „po dachu”, „po wykończeniu”, każda rata po równo. Na budowie wychodzi, że po fundamentach kupiłeś już stal, bloczki i drewno na więźbę, a rata pokrywa tylko część tego. Przez dwa miesiące finansujesz klienta z własnego konta. Kosztorys a harmonogram płatności to nie dwa osobne dokumenty. Jeśli raty nie wynikają z pozycji wyceny, prędzej czy później zabraknie Ci gotówki albo pokłócisz się z klientem o to, czy etap jest skończony.

Kosztorys a harmonogram płatności: skąd mają się wziąć raty

Kosztorys mówi, ile kosztuje każda część roboty. Harmonogram mówi, kiedy klient za nią płaci. Najprostszy sposób, żeby to połączyć: każda rata to suma konkretnych pozycji z kosztorysu. Fundamenty to wykop, beton, stal, bloczki do poziomu zero i wywóz ziemi. Stan surowy to ściany, stropy, więźba i pokrycie. Klient widzi, za co płaci w danej racie, a Ty widzisz, czy rata pokrywa to, co wydasz na ten etap.

Suma wszystkich rat musi dać cenę z umowy. Brzmi oczywiście, ale przy ręcznie pisanych etapach często coś wypada, na przykład preliminaria, utylizacja albo sprzątanie końcowe. Potem nie ma ich w żadnej racie i klient pyta, za co jest różnica.

Gdzie wstawić koszty, które nie są robotą

Część kosztów nie należy do żadnego etapu: rusztowanie, kontener, toaleta na budowie, ubezpieczenie, Twój czas na zarządzanie. To preliminaria. Możesz je rozłożyć na raty proporcjonalnie do czasu trwania etapów albo dać część na start, gdy płacisz za ustawienie budowy. Ważne, żeby były widoczne i policzone, a nie schowane w jednej pozycji.

Pieniądze przed wydatkiem, nie po nim

Druga rzecz to kolejność wydatków. Przy wielu etapach materiały kupujesz na początku, a robociznę płacisz w trakcie. Jeśli rata przychodzi dopiero po skończeniu etapu, przez cały etap pracujesz na swoich pieniądzach. Porównaj, ile wydasz do końca każdego etapu i ile do tego czasu dostaniesz. Różnica pokaże, gdzie potrzebujesz zaliczki albo krótszego etapu.

• Raty z pozycji kosztorysu

  Każdy etap ma listę pozycji i ich sumę. Klient widzi, za co płaci, a Ty masz podstawę do każdej faktury.

• Opis końca etapu

  Zapisz, co znaczy „etap skończony”, na przykład stan po odbiorze przez inspektora, a nie „po fundamentach”.

• Materiały przed etapem

  Duże zakupy na początku etapu sprawdź osobno. Tam najczęściej powstaje dziura w gotówce, zanim przyjdzie rata.

• Suma zgodna z umową

  Dodaj wszystkie raty i porównaj z ceną z umowy. Brakująca pozycja wyjdzie teraz, a nie przy rozliczeniu końcowym.

Co mówi umowa i prawo o płatnościach

Harmonogram płatności to część umowy, więc to umowa decyduje, kiedy wysyłasz fakturę albo aplikację o płatność i ile klient ma czasu na zapłatę. Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy wszystko zależy od umowy: zaliczka, terminy, potrącenia i to, co się dzieje, gdy klient płaci za późno. Tym bardziej harmonogram musi być zapisany jasno.

Przy robotach dla dewelopera, firmy albo jako podwykonawca zwykle działają zasady ustawy. Gdy umowa nie ma zasad płatności zgodnych z ustawą, stosuje się Scheme for Construction Contracts. Twoje raty nadal mogą wynikać z kosztorysu, ale terminy, payment notice i pay less notice idą wtedy według umowy albo Scheme. Przed podpisaniem sprawdź, czy umowa budowlana w UK, którą dostałeś, nie ma innego harmonogramu niż ten z Twojej oferty.

Przykład: dobudowa dla klienta prywatnego na południu Anglii. Kosztorys ma sześć sekcji. Zamiast czterech równych rat ustawiasz pięć: start z preliminariami i częścią materiałów na fundamenty, fundamenty, stan surowy z dachem, instalacje i tynki, wykończenie. Każda rata to suma sekcji kosztorysu plus jej część preliminariów. Gdy klient pyta, czemu rata za stan surowy to około 30% ceny, pokazujesz pozycje, które się na nią składają.

Jak połączyć kosztorys z harmonogramem płatności krok po kroku

1. Podziel kosztorys na sekcje

   Pogrupuj pozycje tak, jak przebiega budowa: fundamenty, ściany, dach, instalacje, wykończenie, roboty zewnętrzne.

2. Ustal etapy płatności

   Każdy etap to jedna albo kilka sekcji. Etap ma mieć koniec, który da się zobaczyć i sprawdzić na budowie.

3. Rozłóż preliminaria

   Podziel je na etapy według czasu trwania albo daj ich część na start. Zapisz, jak to policzyłeś.

4. Policz gotówkę na każdy etap

   Zestaw wydatki na materiały i ludzi z ratą. Tam, gdzie wydajesz dużo przed zapłatą, skróć etap albo dodaj zaliczkę.

5. Sprawdź sumę rat

   Wszystkie raty razem muszą dać cenę z oferty. Każda różnica to pozycja, która wypadła z harmonogramu.

6. Opisz każdy etap słowami

   Po angielsku, krótko, z listą robót. Klient ma wiedzieć, kiedy etap jest skończony, bez zgadywania.

7. Zapisz zasady dla zmian

   Wariacje płacone w najbliższej racie po akceptacji, a nie na końcu budowy, razem z ostatnią płatnością.

Jeśli wolisz oddać to komuś, kto robi to co tydzień, polski kosztorysant w UK ułoży kosztorys i harmonogram z tych samych pozycji. Przy robotach dodatkowych zobacz też, jak dokumentujemy wariacje, żeby trafiały do najbliższej raty.

Najczęstsze błędy

• Równe raty bez związku z kosztami

  Cztery raty po 25% wyglądają porządnie, ale nie mają nic wspólnego z tym, kiedy wydajesz pieniądze.

• Etap bez jasnego końca

  „Po dachu” może znaczyć więźbę, pokrycie albo obróbki. Klient wstrzymuje ratę, bo dla niego dach nie jest skończony.

• Preliminaria poza harmonogramem

  Rusztowanie i kontener są w kosztorysie, ale nie ma ich w żadnej racie, więc wychodzą dopiero na końcu.

• Duża ostatnia rata

  Gdy na koniec zostaje dużo pieniędzy, każda drobna usterka staje się powodem, żeby wstrzymać całą płatność.

• Wariacje odkładane na koniec

  Roboty dodatkowe zbierają się przez całą budowę i na końcu klient widzi jedną dużą kwotę, z którą się kłóci.

• Harmonogram inny niż w umowie

  Oferta mówi jedno, umowa od klienta drugie. Liczy się to, co podpisałeś, a nie Twój arkusz w telefonie.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.