Letter of intent: zaczynać budowę przed umową?

Deweloper dzwoni w czwartek: umowa jest u prawników, potrwa jeszcze kilka tygodni, ale fundamenty trzeba zacząć od poniedziałku, bo inaczej przepadnie okno pogodowe. Przysyła jednostronicowe pismo, w którym pisze, że zamierza zawrzeć z Tobą umowę i prosi o rozpoczęcie robót. Cena „jak w ofercie”, szczegóły „w umowie”. Zaczynasz, bo nie chcesz stracić roboty. Po dwóch miesiącach umowy dalej nie ma, a klient płaci tylko część faktur i mówi, że reszta „po podpisaniu”. Letter of intent to na brytyjskiej budowie częsty sposób na szybki start. Działa, jeśli pismo mówi jasno, co robisz, do jakiej kwoty i jak dostaniesz pieniądze. Jeśli nie mówi, ryzyko jest po Twojej stronie.

Co to jest letter of intent

Letter of intent, w skrócie LOI, to pismo od klienta albo głównego wykonawcy, w którym zapowiada, że zamierza zawrzeć z Tobą umowę, i prosi o rozpoczęcie części robót, zanim umowa zostanie podpisana. Czasem to krótki list z jednym zdaniem, czasem kilka stron z zakresem, limitem kwoty i zasadami płatności.

Pisma bywają bardzo różne. Jedne tylko zapowiadają umowę i niczego nie ustalają. Inne mają zakres, cenę, limit i warunki, więc działają jak mała umowa na pierwszy etap. Co Cię wiąże i za co dostaniesz pieniądze, zależy od tego, co dokładnie w piśmie jest napisane. Dlatego czytasz je tak samo uważnie jak umowę.

Co musi być w letter of intent

• Zakres robót

  Co dokładnie możesz zrobić na podstawie pisma: tylko fundamenty, zamówienie materiałów czy cały pierwszy etap.

• Limit kwoty

  Do jakiej sumy możesz pracować i zamawiać. Po przekroczeniu limitu robisz już na własne ryzyko.

• Sposób wyliczenia zapłaty

  Ceny z oferty, stawki z kosztorysu albo koszt plus narzut. Bez tego każda faktura to negocjacje.

• Terminy płatności

  Kiedy składasz aplikację, kiedy płatność jest należna i do kiedy klient musi zapłacić za roboty z pisma.

• Termin ważności pisma

  Do kiedy LOI obowiązuje i co się dzieje, gdy umowa nie zostanie podpisana do tego dnia.

• Zapłata przy zakończeniu

  Za co klient płaci, gdy wycofa się z umowy: za wykonane roboty, zamówione materiały, zejście z budowy.

Letter of intent a Twoje pieniądze

Największe ryzyko to praca bez limitu i bez zasad zapłaty. Ekipa jest na budowie, materiały przyjeżdżają, faktury rosną, a pismo nie mówi, jak policzyć należną kwotę. Gdy umowa się opóźnia, klient ma silną pozycję: możesz albo dalej pracować na niepewnych zasadach, albo zejść z budowy i walczyć o zapłatę za to, co już zrobiłeś.

Drugie ryzyko to warunki, których nie znasz. Jeśli LOI mówi, że roboty prowadzisz „na warunkach umowy, która zostanie zawarta”, zgadzasz się na zapisy, których jeszcze nie widziałeś: kary, retencję, potrącenia. Poproś o projekt umowy, zanim zaczniesz, albo wpisz w piśmie, że do czasu podpisania obowiązują tylko zasady z LOI.

Przy kliencie prywatnym, który zleca roboty w domu, w którym mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier), Construction Act zwykle nie działa i wszystko zależy od tego, co jest na piśmie. Przy deweloperze i głównym wykonawcy zwykle masz ustawę za sobą, ale terminy i kwoty i tak muszą wynikać z dokumentów, które da się pokazać.

Przykład: podwykonawca od konstrukcji stalowej dostaje LOI od głównego wykonawcy na zamówienie stali i prefabrykację. Pismo ma limit kwoty, ceny z oferty i miesięczne aplikacje o płatność. Po sześciu tygodniach projekt się zatrzymuje. Podwykonawca składa aplikację za prefabrykowane elementy i zamówiony materiał w ramach limitu, z dowodami zamówień. Rozmowa jest o tym, co zrobiono, a nie o tym, czy w ogóle należy się zapłata.

Jak zacząć budowę na letter of intent krok po kroku

1. Poproś o pismo, zanim wejdziesz

   Telefon „zaczynaj, papiery będą” to za mało. Najpierw pismo, potem ekipa na budowie.

2. Sprawdź zakres i limit

   Wypisz, co możesz zrobić i do jakiej kwoty. Gdy limit się zbliża, poproś o jego podniesienie na piśmie.

3. Ustal zasady zapłaty

   Ceny z oferty albo inny sposób liczenia, wpisany w pismo. Do tego terminy aplikacji i płatności.

4. Zapytaj o projekt umowy

   Poproś o warunki, które mają obowiązywać później. Zaznacz zapisy, których nie przyjmiesz.

5. Prowadź rozliczenie od pierwszego dnia

   Aplikacje o płatność, zdjęcia, dowody zamówień, tak jak przy podpisanej umowie.

6. Pilnuj daty ważności

   Gdy termin z pisma mija, a umowy nie ma, poproś o nowe pismo albo wstrzymaj dalsze zakupy.

Jeśli dostałeś letter of intent i nie wiesz, co z niego wynika, polski QS w UK przeczyta pismo i powie po polsku, do czego Cię zobowiązuje. Sprawdzamy też projekt umowy, zanim go podpiszesz, tak jak każdą umowę budowlaną w UK.

Najczęstsze błędy

• Start na telefon

  Bez żadnego pisma nie masz zakresu, ceny ani limitu. Masz tylko wiarę, że umowa zaraz będzie.

• Praca ponad limit

  Pismo pozwala na określoną kwotę, a roboty idą dalej. Wszystko ponad limit może zostać bez podstawy do zapłaty.

• Zgoda na nieznane warunki

  „Na warunkach przyszłej umowy” oznacza kary i potrącenia, których jeszcze nie przeczytałeś.

• Brak rozliczeń w trakcie

  Bez aplikacji o płatność co miesiąc zaległość rośnie i na końcu trudno ją udowodnić.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.