Loss and expense: jak contract administrator ocenia roszczenie

Budowa przedłużyła się, bo konstruktor spóźnił się z rysunkami stropu, a Ty w trakcie zmieniłeś układ kuchni i łazienki. Contract administrator dał wykonawcy więcej czasu. Miesiąc później przychodzi kolejne pismo: wykonawca chce pieniędzy za dłuższe utrzymanie budowy, rusztowania, kierownika robót i kontener. To roszczenie o loss and expense. Nie jest karą dla Ciebie ani prezentem dla wykonawcy. To zwrot kosztów, które umowa przypisuje inwestorowi, i trzeba je policzyć według umowy, a nie według tego, kto napisze dłuższy list.

Loss and expense: co to jest w umowie JCT

RICS w opracowaniu o wyliczaniu loss and expense opisuje to tak: to bezpośrednie straty i koszty wykonawcy, których nie pokrywa żadna inna płatność z umowy, a które powstały, bo regularny postęp robót został istotnie zakłócony przez zdarzenie z listy w umowie. W JCT te zdarzenia nazywają się relevant matters. RICS podaje przykłady: zmiany zakresu, uprawnione wstrzymanie robót przez wykonawcę i instrukcje contract administratora.

RICS podkreśla też, że lista zdarzeń dających czas i lista zdarzeń dających pieniądze to dwie różne listy. Przedłużenie terminu nie oznacza więc automatycznie zapłaty. Przy Design and Build 2024 RICS pokazuje to na przykładzie epidemii: jeśli Contract Particulars nie wskazują, że to zdarzenie daje także pieniądze, wykonawca może dostać czas bez zwrotu kosztów.

Inaczej jest przy Minor Works. W tabeli porównawczej JCT dla wydania 2024 widać, że ta umowa nie ma wprost zapisów o loss and expense, a JCT pisze, że Minor Works nie nadaje się tam, gdzie potrzebne są szczegółowe zasady przedłużania terminu i zwrotu takich kosztów. Nie znaczy to, że wykonawca nie może żądać pieniędzy za zakłócenia. Znaczy tylko, że umowa nie opisuje drogi tak dokładnie, więc ocena wymaga więcej ostrożności.

Co wykonawca musi zrobić, żeby roszczenie miało podstawę

RICS wskazuje dwa warunki z umów JCT. Wykonawca składa wniosek od razu, gdy stało się albo powinno się stać dla niego jasne, że postęp robót jest zakłócony. Na prośbę przekazuje też informacje, których contract administrator albo QS rozsądnie potrzebuje do wyliczenia kwoty. Do tego dochodzą zapisy z budowy. RICS wymienia między innymi takie dowody:

• Harmonogram i jego zmiany

  Pokazuje, co miało się dziać, co się działo i gdzie powstało opóźnienie.

• Faktury i dowody zapłaty

  Potwierdzają, że koszt naprawdę powstał, a nie jest tylko szacunkiem z biura.

• Dziennik i raporty z budowy

  Mówią, kto był na budowie, co robił i co go zatrzymało danego dnia.

• Zdjęcia z datą i miejscem

  Pokazują stan robót w dniu zdarzenia, zanim ślad zniknie pod tynkiem.

• Protokoły ze spotkań

  Zapisują, kiedy problem zgłoszono i co strony wtedy ustaliły na budowie.

• Listy pracy ludzi

  Pokazują, ile osób i godzin poszło na daną robotę i ile z tego to czas stracony.

Jak contract administrator ocenia roszczenie o loss and expense

„Ascertain”, słowo z umowy, oznacza ustalić. RICS wyjaśnia, że osoba licząca nie musi mieć pewności co do każdego funta. Musi mieć dokumenty, z których rozsądnie wynika, że koszt powstał albo prawdopodobnie powstanie. Dlatego zaczynamy od przyczyny, a nie od kwoty.

Najpierw sprawdzamy, czy zdarzenie jest na liście relevant matters w Twojej wersji JCT. Potem, czy to ono zakłóciło postęp, a nie własne problemy wykonawcy. RICS zauważa, że wiele umów jest zmienianych tak, żeby przy dwóch równoczesnych przyczynach, z których jedna leży po stronie wykonawcy, pieniądze się nie należały. Czy tak jest u Ciebie, mówi Twoja umowa.

Dalej rozdzielamy rodzaje kosztów. RICS opisuje koszty przedłużenia, czyli wydatki zależne od czasu: kierownictwo budowy, sprzęt, zaplecze i koszty biura. Osobno są koszty zakłóceń, gdy ekipa pracuje mniej wydajnie, bo musi zmienić kolejność robót. RICS wymienia też koszty finansowania oraz utratę narzutów i zysku, ale każda pozycja wymaga dowodu. Sprawdzamy wreszcie, czy ten sam koszt nie jest już w wycenie zmiany. Loss and expense obejmuje tylko to, czego nie pokrywa inna płatność z umowy.

RICS przypomina, że ustalone kwoty wchodzą do płatności okresowych. Dlatego nie odkładamy roszczenia na koniec budowy, tylko rozliczamy je w najbliższym certyfikacie po ustaleniu. Gdy umowa jest objęta Construction Act, obowiązują jej terminy płatności i pay less notice. Przy robotach u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka, w ustawie residential occupier, Construction Act zwykle nie działa i wtedy wszystko zależy od umowy.

Przykład: deweloper buduje sześć mieszkań na umowie Intermediate. Wykonawca żąda kosztów czasu za cały okres przedłużenia. Contract administrator ustala, że część A tego okresu to skutek spóźnionych rysunków od inwestora, a część B to własne opóźnienie wykonawcy. Koszty kierownika i zaplecza liczy tylko za część A, na podstawie faktur i list obecności, a nie stawki z oferty pomnożonej przez cały okres.

Jak prowadzimy roszczenie krok po kroku jako Twój CA

1. Rejestrujemy wniosek

   Zapisujemy datę wpływu i to, czy wykonawca zgłosił sprawę od razu, tak jak wymaga umowa.

2. Sprawdzamy zdarzenie

   Ustalamy, czy przyczyna jest na liście relevant matters w Twojej wersji JCT i czy ma wyłączenia.

3. Prosimy o dowody

   Piszemy po angielsku, jakich dokumentów brakuje, żeby kwotę dało się policzyć z faktów.

4. Łączymy z decyzją o czasie

   Okres, za który liczymy koszty czasu, musi zgadzać się z przyznanym przedłużeniem.

5. Liczymy z dokumentów

   Każdą pozycję sprawdzamy w fakturach, listach pracy i dzienniku, a nie w stawkach z oferty.

6. Wyjaśniamy Ci wynik

   Po polsku mówimy, co uznajemy, czego nie i dlaczego, zanim cokolwiek pójdzie do wykonawcy.

7. Kwota do certyfikatu

   Ustalona kwota wchodzi do najbliższego certyfikatu, a reszta sporu ma opis na piśmie.

Jak pracujemy przy umowie po stronie inwestora, opisaliśmy na stronie contract administrator w UK. Gdy potrzebujesz też wyceny i kontroli kosztów całej budowy, zobacz, co robi polski QS w UK.

Najczęstsze błędy

• Odrzucenie bez czytania

  CA odmawia z zasady, a potem w sporze wychodzi, że część kosztów naprawdę się należała.

• Zapłata ze stawek z oferty

  Koszty czasu liczone z oferty razy liczba tygodni, bez faktur i bez dziennika budowy.

• Podwójna zapłata

  Ten sam koszt jest już w wycenie zmiany, a wykonawca dostaje go drugi raz jako loss and expense.

• Odkładanie na koniec budowy

  Roszczenia rosną przez miesiące, a na końcu nikt nie pamięta, co się działo na budowie.

• Czas równa się pieniądze

  Inwestor albo wykonawca zakłada, że każde przedłużenie daje dopłatę, a to dwie różne listy.

• Brak zapisów inwestora

  Inwestor nie ma własnych notatek ze spotkań ani zdjęć i opiera się tylko na dowodach wykonawcy.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.