Instrukcje contract administratora: rodzaje, forma i terminy

Stoisz na budowie swojej dobudowy i widzisz, że okno w kuchni lepiej wyglądałoby pół metra dalej. Mówisz to brygadziście, on kiwa głową, a miesiąc później we wniosku o płatność pojawia się pozycja za nowe nadproże i przeróbkę ściany. Ty myślałeś, że to drobiazg w cenie. Wykonawca uważa, że to zmiana na Twoje zlecenie, i ma na to świadków. Przy umowie JCT z contract administratorem zmiany idą jedną drogą: przez instrukcje contract administratora, na piśmie, z numerem i datą. Wtedy obie strony wiedzą, co zlecono, kiedy i na jakich zasadach.

Kto wydaje instrukcje contract administratora

W tradycyjnych umowach JCT, takich jak Minor Works, Intermediate i Standard Building Contract, instrukcje dla wykonawcy wydaje architekt albo contract administrator. JCT w wytycznych do umowy Minor Works pisze wprost: inwestor płaci za roboty, ale nie ma prawa wydawać wykonawcy instrukcji bezpośrednio. Jeśli chcesz coś zmienić, mówisz to contract administratorowi, a on wydaje instrukcję.

To nie jest biurokracja dla samej zasady. Jedna osoba wie o każdej zmianie, zanim trafi ona na budowę. Może od razu powiedzieć, czy zmiana kosztuje dodatkowo, czy przesunie termin i czy nie koliduje z projektem. Ty nie musisz pamiętać, co i komu powiedziałeś przy kawie, a wykonawca nie musi zgadywać, czy Twoje słowa były poleceniem, czy luźną uwagą.

RICS w materiałach dla przyszłych członków pisze, że instrukcje contract administratora mają być na piśmie i wydawane bez zwłoki. Spóźniona instrukcja oznacza dla wykonawcy czekanie, a czekanie szybko zamienia się we wniosek o więcej czasu.

Rodzaje instrukcji w umowie JCT

Umowa dzieli instrukcje według tego, czego dotyczą. W spisie treści JCT Intermediate Building Contract 2024 są osobne punkty między innymi o instrukcjach wymagających zmian, o odłożeniu części robót, o kwotach tymczasowych, o badaniach, o robocie niezgodnej z umową i o jej usunięciu. Inwestor najczęściej spotyka cztery rodzaje:

• Zmiana zakresu

  Dodanie, usunięcie albo zmiana roboty, także zmiana kolejności lub czasu jej wykonania na budowie.

• Kwota tymczasowa

  Decyzja, na co wydać kwotę zarezerwowaną w umowie na rzecz, której nie dało się opisać wcześniej.

• Badanie i odkrycie

  Polecenie odkrycia albo zbadania roboty, gdy są wątpliwości, czy zrobiono ją zgodnie z umową.

• Robota niezgodna

  Polecenie usunięcia albo poprawienia roboty lub materiału, które nie spełniają wymagań umowy.

Przy kwocie tymczasowej JCT opisuje w wytycznych do Minor Works prostą zasadę: contract administrator instrukcją określa, co ma być zrobione, a cenę uzgadnia z wykonawcą albo wycenia sam.

Forma i terminy: jak wygląda dobra instrukcja

JCT wydaje gotowe wzory pism do administracji umowy. W zestawie do Standard Building Contract 2024 i w zestawie do Minor Works jest wzór „Architect/Contract Administrator's Instruction”. Wzór to dobry punkt wyjścia, ale liczy się treść. Dobra instrukcja ma numer, datę, nazwę umowy i budowy, mówi, kto ją wydaje i komu, oraz opisuje zmianę tak, żeby ekipa nie musiała dzwonić z pytaniami. Do tego numer rysunku albo szkic, jeśli zmiana dotyczy wymiarów.

Instrukcja powinna też jasno mówić, czy to zmiana zakresu, czy tylko wyjaśnienie tego, co już jest w umowie. Od tego zależy, czy wykonawca dostanie za nią pieniądze. W tabeli porównawczej JCT dla wydania 2024 widać jeszcze jedną różnicę: Standard Building Contract i Design and Build mają zapis o wycenie zmiany przez wykonawcę przed jej zleceniem, a Intermediate i Minor Works go nie mają. Przy mniejszych umowach cenę ustala się więc zwykle po instrukcji, dlatego przed jej wydaniem rozmawiamy z wykonawcą o kosztach i czasie.

Umowa ma też osobny zapis o niewykonaniu instrukcji. RICS opisuje go przy umowie Design and Build: wykonawca ma siedem dni na wykonanie prawidłowo wydanej instrukcji, a jeśli tego nie zrobi, inwestor może zatrudnić kogoś innego na jego koszt. RICS dodaje, że wykonawca nie może wstrzymać się z instrukcją tylko dlatego, że nie uzgodniono ceny, bo umowa ma własny sposób wyceny. W umowie z contract administratorem obowiązuje termin z Twojej wersji JCT.

Zmiany z instrukcji trafiają potem do certyfikatów płatności. Przy umowie z osobą prywatną o roboty w domu, w którym ona mieszka, Construction Act zwykle nie działa, w ustawie to residential occupier, i wtedy zasady płatności za zmiany wynikają wyłącznie z umowy.

Przykład: deweloper buduje cztery domy szeregowe na umowie Intermediate. W połowie budowy chce zmienić płytki w łazienkach na droższe. Contract administrator najpierw pyta wykonawcę o cenę i czas dostawy, pokazuje deweloperowi różnicę w procentach wartości pakietu łazienek, a instrukcję wydaje dopiero po decyzji. Na budowie nikt nie kładzie płytek „na próbę”.

Instrukcje krok po kroku, gdy jesteśmy Twoim CA

1. Mówisz nam, nie ekipie

   Każdy pomysł na zmianę zgłaszasz contract administratorowi, nawet gdy stoisz obok brygadzisty.

2. Sprawdzamy podstawę

   Ustalamy, czy to zmiana zakresu, czy rzecz, która już jest w rysunkach i opisie robót.

3. Pytamy o koszt i czas

   Zanim wydamy instrukcję, rozmawiamy z wykonawcą o cenie, dostawach i wpływie na termin.

4. Ty decydujesz

   Dostajesz po polsku opis zmiany, przybliżony koszt i ryzyko dla terminu, a potem mówisz tak albo nie.

5. Wydajemy instrukcję na piśmie

   Numer, data, opis, rysunek i odniesienie do umowy, wysłane na adres wskazany w umowie.

6. Prowadzimy rejestr

   Każda instrukcja trafia do rejestru w programie, w którym prowadzimy rozliczenia, z wyceną i statusem.

7. Rozliczamy w certyfikacie

   Wyceniona zmiana wchodzi do najbliższego certyfikatu, a Ty widzisz, skąd wzięła się kwota.

Cały zakres pracy opisaliśmy na stronie contract administrator w UK. Jak wyceniamy i dokumentujemy same zmiany, przeczytasz na stronie o wariacjach.

Najczęstsze błędy

• Polecenie ustne na budowie

  Inwestor mówi ekipie, co zmienić, i potem nikt nie wie, czy to była instrukcja.

• Instrukcja bez rysunku

  Opis jednym zdaniem zostawia wykonawcy zgadywanie, a za zgadywanie płaci zwykle inwestor.

• Kilka spraw w jednym piśmie

  Zmiana, poprawka i pytanie w jednej instrukcji utrudniają potem wycenę i rozliczenie.

• Instrukcja wydana za późno

  Ekipa czeka na decyzję, a czekanie wraca potem jako wniosek o dłuższy termin robót.

• Brak rejestru instrukcji

  Na koniec budowy nikt nie potrafi powiedzieć, ile było zmian i która z nich ile kosztowała.

• Zmiana bez rozmowy o czasie

  Inwestor pyta tylko o cenę, a zmiana przesuwa dostawy i datę zakończenia całej budowy.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.