Interim certificate: jak contract administrator liczy kwotę

Co miesiąc wykonawca przysyła wniosek o płatność z kwotą, która rośnie szybciej niż budowa za oknem. Kilka dni później dostajesz od contract administratora interim certificate, czyli certyfikat płatności okresowej, z inną, niższą kwotą i tabelką, której nie rozumiesz. Wykonawca dzwoni, że to za mało, a Ty nie wiesz, komu wierzyć ani do kiedy musisz zapłacić. Ten wpis pokazuje, jak CA liczy kwotę certyfikatu, co sprawdza we wniosku wykonawcy i co z tego wynika dla Ciebie jako inwestora.

Interim certificate: kto go wystawia i kiedy

W umowach JCT z contract administratorem, takich jak Minor Works, Intermediate i Standard Building Contract, płatności w trakcie budowy idą na podstawie certyfikatów, które wystawia CA. Certyfikat pełni rolę payment notice, czyli pisma, które mówi, ile jest należne i jak to policzono.

Terminy liczy się od daty waluacji wpisanej w umowie. Według wytycznych JCT do Minor Works 2016 i opisu płatności w Standard Building Contract 2024 płatność staje się należna 7 dni po dacie waluacji. CA wystawia certyfikat nie później niż 5 dni po tym dniu, a ostatni dzień na zapłatę wypada 14 dni po dniu należności. Przy Standard Building Contract 2024, jeśli chcesz zapłacić mniej niż kwota z certyfikatu, pay less notice musisz dać nie później niż 5 dni przed ostatnim dniem zapłaty, z kwotą i podstawą wyliczenia. W innych wersjach sprawdź termin z Twojej umowy.

Wykonawca też ma swoją rolę w tym rytmie. Według JCT przy Standard Building Contract 2024 może złożyć wniosek najpóźniej w dacie waluacji, z kwotą, którą uważa za należną, i sposobem jej wyliczenia. Dobry wniosek ułatwia pracę obu stronom: CA porównuje go pozycja po pozycji, zamiast liczyć wszystko od zera, a różnice widać od razu w opisie certyfikatu.

Jest też druga strona. Według JCT przy Standard Building Contract 2024, gdy wykonawca złożył wniosek do daty waluacji, a CA nie wystawi certyfikatu na czas, wniosek wykonawcy staje się payment notice. Spóźniony certyfikat może więc oznaczać, że zapłacisz kwotę z wniosku, a nie tę policzoną przez CA.

Pamiętaj o wyjątku. Construction Act zwykle nie obejmuje umowy z osobą prywatną o roboty w domu, w którym ta osoba mieszka, czyli z tak zwanym residential occupier. Wtedy wszystko zależy od umowy, a terminy i skutki spóźnień wynikają tylko z jej zapisów.

Jak contract administrator liczy kwotę certyfikatu

CA zaczyna od wartości robót na dzień waluacji. Według opisu JCT do Standard Building Contract 2024 to wartość robót wykonanych prawidłowo. Do tego dochodzą wycenione zmiany z instrukcji i zwykle materiały na budowie, jeśli dotarły w odpowiednim czasie i są zabezpieczone. Materiały poza budową wchodzą tylko wtedy, gdy umowa tak mówi. Od tej sumy CA odejmuje retencję i wszystko, co już zostało wykazane w poprzednich certyfikatach.

Przykład liczenia literami: wartość robót wykonanych prawidłowo to W, wycenione zmiany to Z, materiały na budowie to M. Suma brutto to W + Z + M. Retencja wynosi R% tej sumy. Z poprzednich certyfikatów wynika łącznie P. Kwota certyfikatu to suma brutto minus retencja minus P. W Minor Works 2016, jeśli w umowie nie wpisano innego procentu, R wynosi 5% do odbioru i połowę tego po odbiorze.

Co CA sprawdza we wniosku wykonawcy

• Postęp robót

  CA porównuje pozycje z wniosku z tym, co widział na budowie i co pokazują zdjęcia oraz raporty z wizyt.

• Jakość robót

  CA wycenia roboty wykonane prawidłowo, więc pozycji z widoczną wadą nie musi uznać przed poprawką.

• Zmiany z instrukcji

  Do certyfikatu wchodzą zmiany, które CA zlecił, wycenione według zasad i cen z umowy.

• Materiały na budowie

  CA sprawdza, czy materiały są na placu, zabezpieczone i dostarczone w odpowiednim czasie.

• Retencja i sumy

  Procent zatrzymania musi zgadzać się z umową, a rachunki z poprzednimi certyfikatami.

• Pozycje bez podstawy

  Roszczenia bez instrukcji albo bez dowodów CA opisuje i zostawia do wyjaśnienia.

Czego w certyfikacie nie ma

Kar za zwłokę CA nie odlicza w certyfikacie. Według wytycznych JCT do Minor Works to inwestor decyduje, czy odliczy liquidated damages od kwoty z certyfikatu, i daje na to własne pismo. Certyfikat nie jest też dowodem, że roboty są zgodne z umową. JCT pisze to wprost przy Standard Building Contract 2024. Gdy wada wyjdzie później, wcześniejszy certyfikat jej nie zamyka.

Co robisz po otrzymaniu certyfikatu krok po kroku

1. Sprawdź daty

   Zapisz dzień należności i ostatni dzień zapłaty z certyfikatu albo z umowy.

2. Przeczytaj opis CA

   Zobacz, które pozycje z wniosku zostały uznane, a które nie i dlaczego.

3. Porównaj z budżetem

   Zestaw kwotę z raportem kosztów i prognozą końcowej kwoty budowy.

4. Zgłoś wątpliwości CA

   Twoje uwagi i dowody idą do CA, a nie do wykonawcy na budowie.

5. Zdecyduj o potrąceniach

   Gdy chcesz odliczyć kary albo inne kwoty, przygotuj pismo w terminie.

6. Zapłać do ostatniego dnia

   Kwotę z certyfikatu albo z pay less notice, przelewem z opisem okresu.

7. Odłóż dokumenty razem

   Wniosek, certyfikat, pisma i potwierdzenie przelewu w jednym miejscu.

Jeśli planujesz obniżyć płatność, zobacz, jak działa pay less notice. Zakres naszej pracy po stronie inwestora opisaliśmy na stronie polski contract administrator w UK.

Najczęstsze błędy

• Płacenie z wniosku, nie z certyfikatu

  Wniosek to propozycja wykonawcy. Kwotę należną ustala certyfikat CA.

• Spóźniony certyfikat

  Gdy CA nie zdąży, kwotą do zapłaty może stać się kwota z wniosku wykonawcy.

• Kary odliczone bez pisma

  Odliczenie bez właściwego pisma w terminie wykonawca może podważyć.

• Zapomniana retencja

  Procent z umowy trzeba odliczać w każdym certyfikacie, a po odbiorze go zmniejszyć.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.