Wybór wykonawcy przez inwestora: przetarg krok po kroku

Wysłałeś rysunki trzem firmom polecanym przez znajomych. Jedna odpisała ceną na pół strony, druga wyceną rozpisaną na pozycje, trzecia po trzech tygodniach przysłała kwotę z dopiskiem „bez instalacji”. Każda liczyła coś innego, więc ich kwot nie da się porównać. Wybór wykonawcy w takiej sytuacji to zgadywanie, a najtańsza oferta często okazuje się najdroższa po pierwszej wariacji. Uporządkowany przetarg sprawia, że każdy wykonawca wycenia tę samą robotę na tych samych zasadach, a Ty wybierasz na podstawie faktów.

Wybór wykonawcy przez przetarg: jak to działa w UK

Przewodnik JCT po wyborze umowy opisuje tradycyjny model budowy: najpierw projekt, potem wykonawca. W tym modelu wykonawcę wybiera się zwykle w przetargu, rzadziej w negocjacjach z jedną firmą. Żeby przetarg miał sens, dokumenty muszą być kompletne, a na ich przygotowanie trzeba dać sobie czas. Przy umowie Design and Build, gdzie wykonawca kończy projekt, JCT wskazuje, że często stosuje się przetarg dwuetapowy.

JCT zwykle nie narzuca procedury przetargu, ale wydaje Practice Note o przetargach ze wzorami pism. Dzieli w niej proces na trzy części: wstępne zapytanie do firm z krótkim opisem projektu i kwestionariuszem, zaproszenie do złożenia oferty razem z samą ofertą oraz ocenę ofert i wybór. W części o ocenie omawia między innymi ocenę według kryteriów innych niż cena, sprawdzanie wycenionych dokumentów i błędów oraz rozmowy po przetargu.

Dwie rzeczy do ustalenia przed wysłaniem paczki

Pierwsza to base date, czyli data odniesienia wpisywana do umowy. Wytyczne JCT do Minor Works podają, że często wybiera się dzień około tygodnia przed terminem złożenia ofert, żeby wykonawcy nie musieli uwzględniać zmian z ostatniej chwili. Druga to ubezpieczenie. Według tych samych wytycznych przy robotach w istniejącym budynku inwestor i CA powinni jeszcze przed przetargiem zasięgnąć porady specjalisty od ubezpieczeń i porozmawiać z ubezpieczycielem domu. Wtedy wykonawcy wiedzą, jakie ubezpieczenie mają wliczyć w cenę.

Co musi być w paczce przetargowej

• Rysunki i specyfikacja

  Na tyle dokładne, żeby każdy wykonawca widział, co ma zrobić, bez zgadywania standardu wykończenia.

• Wzór umowy z danymi budowy

  Wypełnione daty, okresy płatności, retencja i stawka kar za zwłokę, zanim ktoś poda cenę.

• Formularz wyceny do wypełnienia

  Ten sam układ pozycji dla każdej firmy, żeby oferty dało się porównać linia po linii.

• Termin i warunki budowy

  Data rozpoczęcia i zakończenia, dostęp do budowy, godziny pracy i to, czy w domu ktoś mieszka.

• Lista pytań do wykonawcy

  Doświadczenie, ubezpieczenia, podwykonawcy i referencje z podobnych robót w ostatnich latach.

• Zasady złożenia oferty

  Termin, sposób wysłania, jak zadawać pytania i jak długo oferta ma być ważna po złożeniu.

Jak porównać oferty, żeby wybrać dobrze

Przy JCT Minor Works wytyczne JCT zakładają cenę ryczałtową na podstawie rysunków, specyfikacji albo zestawień robót, bez szczegółowego przedmiaru. Dokumenty muszą więc pozwalać wykonawcy dokładnie zobaczyć zakres. Przy JCT Intermediate, gdy wykonawca podaje jedną kwotę do specyfikacji, według przewodnika JCT umowa wymaga od niego także rozbicia tej kwoty albo cennika jednostkowego. Te ceny służą potem do wyceny zmian. Dlatego rozbicie ceny warto mieć w każdej ofercie, nawet przy mniejszej budowie: bez niego każda wariacja to nowe negocjacje.

Porównanie zaczyna się od zakresu, a nie od kwoty. QS inwestora zestawia oferty pozycja po pozycji i sprawdza, czego w której brakuje, jakie są wyłączenia i założenia oraz czy w wycenie nie ma błędów rachunkowych. Dopiero po wyrównaniu zakresu widać, która oferta jest naprawdę najtańsza. Gdy masz własny budżet z rysunków, widzisz też od razu ofertę podejrzanie niską. Taki budżet liczymy jako kosztorysy budowlane w UK, zanim zapytasz wykonawców.

Przykład: inwestor prywatny pod Leeds przebudowuje dom z dobudową z tyłu. Trzy oferty z tej samej paczki różnią się wyraźnie. Po zestawieniu okazuje się, że najtańsza nie obejmuje wywozu gruzu i rusztowania, a w średniej jest błąd w sumie jednej sekcji. Po rozmowach z każdą firmą wybór pada na ofertę, która po wyrównaniu zakresu daje najlepszą cenę i realny termin. Umowa idzie do podpisu z tymi samymi danymi, które były w paczce.

Przetarg na wykonawcę krok po kroku

1. Policz budżet z rysunków

   Kosztorys inwestora pokazuje, czego się spodziewać, zanim przyjdą oferty.

2. Zrób krótką listę firm

   Wstępne zapytanie z opisem projektu i pytaniami odsiewa firmy bez czasu.

3. Przygotuj jedną paczkę

   Rysunki, specyfikacja, wzór umowy z danymi i formularz wyceny dla wszystkich.

4. Daj realny czas na wycenę

   Za krótki termin kończy się zgadywaniem cen i wyłączeniami w ofertach.

5. Odpowiadaj wszystkim tak samo

   Pytanie jednej firmy i Twoja odpowiedź idą do każdej z listy.

6. Sprawdź oferty i błędy

   Zakres, wyłączenia, założenia i rachunki w każdej ofercie po kolei.

7. Porozmawiaj z najlepszymi

   Wyjaśnij wątpliwości na piśmie, zanim wybierzesz jedną firmę.

8. Podpisz umowę z paczki

   Te same dane i dokumenty, na których wykonawcy liczyli swoje ceny.

Przetarg, umowę i prowadzenie budowy po wyborze firmy możemy poprowadzić razem. Opisaliśmy to na stronie QS i contract administrator.

Najczęstsze błędy

• Różne dokumenty dla różnych firm

  Gdy każdy dostał coś innego, porównujesz kwoty za różne roboty, a nie oferty.

• Wybór po samej kwocie

  Najtańsza oferta bez zakresu często traci przewagę przy pierwszej zmianie albo wyłączeniu.

• Brak rozbicia ceny

  Bez cen jednostkowych każdą wariację wyceniasz od zera i negocjujesz w trakcie budowy.

• Umowa dopiero po wyborze

  Gdy wykonawca widzi umowę po złożeniu ceny, zaczyna negocjować warunki od nowa.

• Odpowiedzi tylko dla jednej firmy

  Informacja dana jednemu wykonawcy zmienia jego cenę, a pozostałych nie.

• Za mało czasu na wycenę

  Pośpiech kończy się ofertami z wyłączeniami i zapasem na ryzyko w każdej pozycji.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.