Payment Notice dla podwykonawcy: obowiązki głównego wykonawcy

Robisz elektrykę jako podwykonawca na dobudowie. Co miesiąc wysyłasz głównemu wykonawcy aplikację, a w odpowiedzi dostajesz przelew, kiedy jemu pasuje, i w kwocie, którą sam wyliczył. Nikt nie przysyła żadnego pisma, nikt nie mówi, które pozycje obciął. Słyszysz tylko, że „klient jeszcze nie zapłacił”. Tak nie musi być. Payment notice to pismo, które główny wykonawca zwykle musi Ci wystawić, a Ty jako podwykonawca masz prawo wiedzieć, ile i dlaczego dostaniesz.

Payment notice a podwykonawca: co mówi ustawa

Construction Act, czyli Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996 zmieniony w 2011, dotyczy umów budowlanych. Za umowę budowlaną ustawa uznaje też umowę, w której ktoś organizuje roboty wykonywane przez innych, także przez podwykonawców (art. 104 ust. 1). Dlatego umowa między Tobą a głównym wykonawcą to zwykle umowa budowlana w rozumieniu ustawy.

W tej umowie główny wykonawca jest płacącym, a Ty odbiorcą płatności. Art. 110A mówi, że przy każdej płatności umowa ma przewidywać pismo o kwocie. Wystawia je płacący albo osoba wskazana w umowie, najpóźniej 5 dni po due date. Pismo podaje kwotę, którą płacący uważa za należną na due date, i podstawę jej wyliczenia. Kwota może wynosić zero, ale podstawa musi być.

Ustawa dopuszcza też inny układ: umowa może kazać to Tobie wysyłać pismo z kwotą w tym samym terminie. Sprawdź więc, jak to zapisano w Twojej umowie podwykonawczej. Jeśli umowa nie ma takich zasad, stosuje się Scheme for Construction Contracts, w którym payment notice wystawia płacący najpóźniej 5 dni po due date.

Klient prywatny na górze łańcucha

Construction Act zwykle nie obejmuje umowy z osobą prywatną o roboty w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy wszystko zależy od umowy. Art. 106 mówi jednak o sytuacji, gdy w domu mieszka jedna ze stron umowy. Ty masz umowę z głównym wykonawcą, a on w tym domu nie mieszka. Dlatego Twoja umowa podwykonawcza zwykle jest objęta ustawą, nawet gdy główny wykonawca pracuje dla klienta prywatnego.

Gdy główny wykonawca nie wystawi pisma

Gdy payment notice nie przyjdzie w terminie, kwotą do zapłaty staje się kwota z Twojej aplikacji albo z Twojego default payment notice. Bez skutecznego pay less notice główny wykonawca płaci ją do final date. Jeśli chce zapłacić mniej, musi wysłać pay less notice przed terminem z umowy, a w Scheme najpóźniej 7 dni przed final date.

Przykład: podwykonawca od dachów na budowie domów dla dewelopera. Aplikacja na kwotę A poszła na czas. Główny wykonawca nie wysłał payment notice ani pay less notice. W final date przelewa kwotę A minus 20% i pisze, że „tyle uznał jego QS”. Bez pisma w terminie podwykonawca ma mocny argument, że należy mu się cała kwota A, i odpisuje to na piśmie tego samego dnia.

„Zapłacę, jak klient mi zapłaci”

Zapisy „pay when paid”, czyli zapłacę, jak mi zapłacą, są nieskuteczne, poza niewypłacalnością płacącego wyżej w łańcuchu. Główny wykonawca nie może więc wstrzymać Twojej płatności tylko dlatego, że inwestor spóźnia się z przelewem. Ma swoje terminy wobec Ciebie, niezależne od terminów klienta wobec niego.

Jak pilnować payment notice od głównego wykonawcy krok po kroku

1. Przeczytaj zapis o płatnościach

   Sprawdź okres, due date, final date i to, kto wystawia pismo o kwocie: Ty czy główny wykonawca.

2. Ustal termin na payment notice

   Policz 5 dni po due date albo weź termin z umowy. Zapisz go w kalendarzu przy każdej aplikacji.

3. Wyślij aplikację na czas

   Z rozbiciem na pozycje, wariacjami i materiałami. Pozycje mają się zgadzać z Twoją wyceną do umowy.

4. Sprawdź pismo, gdy przyjdzie

   Czy podaje kwotę i podstawę? Porównaj obcięte pozycje ze swoją aplikacją i zdjęciami z budowy.

5. Reaguj, gdy pisma nie ma

   Dzień po terminie sprawdź, czy aplikacja liczy się jako Twoja nota. Jeśli nie, wyślij default payment notice.

6. Pilnuj final date

   Bez skutecznego pay less notice należy Ci się kwota z noty. Jeśli nie wpłynie, rozważ adjudication albo wstrzymanie robót.

Wstrzymanie robót też ma zasady. Gdy kwota nie jest zapłacona do final date i nie było skutecznego pay less notice, możesz wstrzymać roboty po pisemnym zawiadomieniu z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem i z podaniem powodu. Należą Ci się wtedy rozsądne koszty wstrzymania i przedłużenie terminu o czas wstrzymania. Między firmami możesz też naliczyć odsetki z Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998, chyba że umowa przewiduje inne, rozsądne odsetki.

Jeśli prowadzisz kilka budów naraz, terminy szybko się mieszają. Polski quantity surveyor w UK pilnuje ich za Ciebie i odpisuje głównemu wykonawcy po angielsku, w formie, jaką zna jego QS.

Najczęstsze błędy

• Brak aplikacji, tylko faktura

  Wysyłasz fakturę bez rozbicia na pozycje. Główny wykonawca łatwiej wtedy obcina kwotę bez podstawy.

• Czekanie na pieniądze od klienta

  Wierzysz, że musisz czekać, aż inwestor zapłaci. Zapis „pay when paid” zwykle nie działa.

• Niesprawdzenie, kto wystawia pismo

  Nie wiesz, czy pismo o kwocie ma wysłać główny wykonawca, czy Ty. Liczysz przez to złe terminy.

• Akceptacja kwoty „od QS-a” bez pisma

  Przyjmujesz niższy przelew i mail bez wyliczenia. Odpisz, że brak pisma w terminie, i żądaj kwoty z noty.

• Mylenie klienta prywatnego z umową

  Myślisz, że przy domu prywatnym ustawa Cię nie chroni. Twoja umowa jest z głównym wykonawcą.

• Brak dowodów do pozycji

  Spierasz się o obcięte pozycje bez zdjęć i dat. Rób zdjęcia przed każdą aplikacją i zapisuj, co zrobiono.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.