Przedłużenie terminu (EOT): kiedy Ci się należy i jak o nie prosić

Architekt od trzech tygodni nie odpowiada na pytanie o detal okna dachowego. Klient w międzyczasie dorzucił drugą łazienkę, a firma od przyłącza gazu przyszła dwa tygodnie później, niż obiecała. Ty wiesz, że nie skończysz w terminie, i wiesz, że to nie Twoja wina. Ale w umowie stoi data zakończenia i stawka kar za każdy tydzień opóźnienia. Przedłużenie terminu EOT to jedyny sposób, żeby ta data przesunęła się razem z problemami, których nie wywołałeś. Nie przychodzi samo. Trzeba o nie poprosić, na piśmie i na czas.

Przedłużenie terminu EOT: co to jest

EOT, czyli extension of time, to przesunięcie umownej daty zakończenia robót. Ma dwa skutki. Po pierwsze przesuwa datę, od której liczy się opóźnienie. Po drugie klient nie naliczy kar umownych (LADs) za czas objęty przedłużeniem.

Umowy JCT wymieniają konkretne zdarzenia, które dają prawo do przedłużenia. Nazywają się Relevant Events. W umowie JCT Design and Build jest wśród nich na przykład utrudnianie albo wstrzymywanie robót przez klienta, przez jego działanie albo zaniechanie. JCT w swoich wytycznych wymienia też opóźnienie dostawcy mediów wykonującego obowiązki ustawowe (Statutory Undertaker) i siłę wyższą. Zwykły brak ludzi i materiałów nie daje przedłużenia i jest ryzykiem wykonawcy.

W prostszej umowie JCT Minor Works zasada jest krótsza. Według wytycznych JCT, gdy widać, że robota nie skończy się w terminie, wykonawca ma od razu zawiadomić architekta albo administratora kontraktu. Jeśli opóźnienie wynika z przyczyn, na które wykonawca nie ma wpływu, administrator przyznaje rozsądne przedłużenie terminu.

Co musi być w zawiadomieniu

Wytyczne JCT mówią, że w umowach JCT wykonawca zawiadamia, gdy tylko stanie się jasne, że postęp robót jest opóźniony. Zawiadomienie ma:

• Podać przyczynę

  Napisz wprost, co opóźnia robotę: decyzja klienta, brak rysunku, zmiana zakresu albo przestój u dostawcy.

• Wskazać zdarzenie z umowy

  Powołaj się na zdarzenie z listy Relevant Events, które pasuje do Twojej sytuacji, z numerem klauzuli.

• Opisać skutki

  Jeśli to możliwe, napisz, na które roboty wpływa opóźnienie i co przez nie stoi na budowie.

• Oszacować opóźnienie

  Podaj, o ile tygodni lub dni Twoim zdaniem przesuwa się zakończenie, i uzupełniaj to, gdy sprawa się zmienia.

JCT dodaje, że wykonawca ma przez cały czas dokładać najlepszych starań, żeby ograniczać opóźnienie. Nie wystarczy czekać, trzeba pokazać, że robiłeś, co się dało.

W wydaniu JCT Design and Build z 2024 roku klient ma 14 dni na przejrzenie danych o opóźnieniu i może poprosić o więcej informacji. Na ustalenie nowej daty zakończenia ma najwyżej 8 tygodni, wcześniej było to 12 tygodni. Sprawdź, które wydanie umowy podpisałeś, bo terminy w każdym mogą być inne.

Przedłużenie za wstrzymanie robót

Construction Act daje jeszcze jedno źródło przedłużenia. Gdy klient nie zapłaci do final date, a nie było skutecznego pay less notice, możesz wstrzymać roboty po pisemnym zawiadomieniu z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem. Należy Ci się wtedy przedłużenie terminu o czas wstrzymania. Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka (residential occupier). Wtedy prawo do wstrzymania robót i do przedłużenia terminu zależy tylko od umowy.

Jak poprosić o przedłużenie terminu krok po kroku

1. Znajdź zapisy o czasie w umowie

   Data zakończenia, lista zdarzeń dających przedłużenie, forma i adresat zawiadomienia.

2. Zawiadom od razu

   Gdy tylko widzisz opóźnienie, wyślij krótkie pismo. Szczegóły możesz dosłać, ale datę zgłoszenia masz.

3. Opisz przyczynę i zdarzenie z umowy

   Co się stało, od kiedy, i który punkt umowy daje Ci prawo do przedłużenia.

4. Pokaż wpływ na zakończenie

   Na harmonogramie zaznacz, które roboty stoją i dlaczego przesuwa to datę końca budowy.

5. Dołącz dowody

   Wpisy z dziennika budowy, zdjęcia z datą, e-maile z pytaniami bez odpowiedzi, potwierdzenia dostaw.

6. Aktualizuj zgłoszenie

   Gdy opóźnienie trwa dłużej, niż szacowałeś, wyślij uzupełnienie z nowymi liczbami.

7. Pilnuj decyzji

   Zapisz termin na odpowiedź z umowy. Gdy jej nie ma, upomnij się na piśmie i zachowaj kopię.

Przykład: dobudowa dla klienta prywatnego, umowa JCT Minor Works. Klient zmienia układ kuchni po wylaniu posadzki. Wykonawca tego samego dnia wysyła e-mail do architekta: zmiana z datą, roboty wstrzymane w kuchni, szacunek dwóch tygodni opóźnienia, zdjęcia. Tydzień później wysyła uzupełnienie. Architekt przyznaje przedłużenie i nikt nie rozmawia o karach.

Przy każdej wariacji wycenionej na piśmie dopisz też, o ile przesuwa termin. Cena i czas to dwie osobne rzeczy, a wiele firm pamięta tylko o cenie. Jak to prowadzić, piszemy na stronie o tym, czym są wariacje.

Najczęstsze błędy

• Zgłoszenie po fakcie

  Pismo wysłane po końcu budowy jest dużo słabsze niż to wysłane w dniu, w którym zaczęło się opóźnienie.

• Brak powiązania z umową

  Ogólne „mieliśmy opóźnienia” nie wystarczy. Wskaż zdarzenie z umowy, przyczynę i skutek dla terminu.

• Wariacja bez czasu

  Wyceniasz zmianę, ale nie piszesz, ile zajmie. Klient płaci za robotę, a termin zakończenia zostaje stary.

• Prośba tylko ustnie

  Rozmowa na budowie z architektem nie zastąpi pisma. W sporze liczy się to, co zostało wysłane.

Jeśli nie wiesz, czy Twoja umowa w ogóle przewiduje przedłużenie i na jakich zasadach, zobacz, jak u nas wygląda umowa budowlana w UK czytana po polsku.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.