Przypomnienie o płatności po angielsku: wzór maila

Termin płatności minął trzy dni temu. Chcesz napisać do klienta, ale nie wiesz jak. Po polsku napisałbyś krótko i stanowczo, a po angielsku boisz się, że wyjdzie albo za ostro, albo tak miękko, że klient potraktuje to jak pogawędkę. Więc odkładasz maila na jutro, potem na weekend, a pieniądze dalej nie przychodzą. Przypomnienie o płatności po angielsku to kilka zdań, które możesz mieć gotowe raz na zawsze. Poniżej trzy wzory, od pierwszego uprzejmego po ostatnie przed listem przedsądowym, z wyjaśnieniem po polsku.

Po co pisać przypomnienie o płatności po angielsku

Telefon jest szybki, ale nie zostawia śladu. Mail zostawia. Jeśli sprawa skończy się w sądzie albo w adjudication, każde Twoje przypomnienie pokazuje, że upominałeś się o pieniądze spokojnie, na czas i konkretnie. Każda odpowiedź klienta, nawet „zapłacę w przyszłym tygodniu”, to potwierdzenie, że wie o długu.

Dobre przypomnienie ma zawsze te same elementy: za co jest płatność, kiedy minął termin, do kiedy klient ma zapłacić i co się stanie, jeśli nie zapłaci. Bez wyzwisk, bez opowieści o Twoich kosztach, bez przeprosin.

Klient prywatny czy firma

Treść przypomnienia zależy od tego, kto jest klientem. Construction Act, czyli Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996 zmieniony w 2011, zwykle nie obejmuje umowy z osobą prywatną o roboty w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy wszystko zależy od umowy, a w mailu powołujesz się na to, co w niej zapisaliście.

Gdy klientem jest firma albo deweloper, możesz napisać o ustawowych odsetkach. Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 działa tylko między firmami: odsetki 8% ponad stopę referencyjną Bank of England, chyba że umowa przewiduje inne, rozsądne odsetki, oraz stała rekompensata £40, £70 albo £100, zależnie od kwoty. Wobec osoby prywatnej tej ustawy nie przywołuj.

Trzy wzory przypomnienia o płatności po angielsku

Kwotę, numer faktury i daty wpisujesz z własnej faktury. Wzory poniżej są pełne i można je wysłać tak, jak są, z dołączoną fakturą.

Wzór 1: pierwsze przypomnienie, kilka dni po terminie

Subject: Payment reminder for the attached invoice

Dear Mr Smith,

I hope you are well. This is a friendly reminder that the attached invoice for the completed stage of the works at your home was due for payment last week, and we have not yet received it. If you have already made the payment, please ignore this email and accept our thanks. If not, could you please arrange the transfer within the next five working days? Our bank details are on the invoice.

Kind regards

Po polsku: uprzejmie przypominasz, że faktura za skończony etap była płatna w zeszłym tygodniu, i prosisz o przelew w ciągu pięciu dni roboczych. Zostawiasz klientowi wyjście, jeśli już zapłacił. Imię klienta zmieniasz na właściwe.

Wzór 2: drugie przypomnienie, gdy klient milczy

Subject: Second reminder: overdue payment

Dear Mr Smith,

We wrote to you last week about the attached invoice, which is now overdue. We have not received the payment or any reply. Under our contract, payment for this stage was due on the date shown on the invoice. Please make the payment by the end of this week, or let us know today if there is a problem with the invoice or the works so that we can discuss it.

Kind regards

Po polsku: drugi mail jest krótszy i bardziej rzeczowy. Powołujesz się na umowę, dajesz termin do końca tygodnia i prosisz, żeby klient od razu powiedział, jeśli ma zastrzeżenia. Dzięki temu klient nie może potem twierdzić, że nikt go nie pytał.

Wzór 3: ostatnie przypomnienie przed listem przedsądowym

Subject: Final reminder before further action

Dear Mr Smith,

Despite our two previous reminders, the attached invoice remains unpaid and we have had no explanation. Please treat this email as our final reminder. If the full amount is not received within seven days of this email, we will send a formal letter before claim without further notice.

Kind regards

Po polsku: ostatnie przypomnienie mówi wprost, że po siedmiu dniach wyślesz list przedsądowy. Nie strasz sądem, tylko zapowiedz kolejny krok. Przy kliencie firmie możesz dopisać zdanie: „We reserve the right to claim statutory interest and compensation under the Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998.”

Jak wysyłać przypomnienia krok po kroku

1. Sprawdź fakturę i umowę

   Czy faktura poszła na właściwy adres, z tym, czego wymaga umowa, i czy termin płatności z umowy naprawdę minął.

2. Wyślij pierwszy wzór

   Kilka dni po terminie, uprzejmie, z fakturą w załączniku. Zapisz datę wysłania w swoim zestawieniu płatności.

3. Zadzwoń po kilku dniach ciszy

   Krótko zapytaj, czy mail dotarł i kiedy klient zapłaci. Potwierdź rozmowę mailem tego samego dnia.

4. Wyślij drugi wzór

   Jeśli termin z pierwszego maila minął, wyślij drugie przypomnienie z prośbą o zapłatę albo o zgłoszenie zastrzeżeń.

5. Wyślij trzeci wzór

   Ostatnie przypomnienie z zapowiedzią listu przedsądowego. Zachowaj kopie wszystkich maili w jednym folderze.

6. Przejdź do listu przedsądowego

   Wobec osoby prywatnej Pre-Action Protocol for Debt Claims daje dłużnikowi 30 dni na odpowiedź na list.

Przy płatnościach miesięcznych każda waluacja na budowie ma swój termin i warto mieć te trzy wzory pod ręką przy każdej z nich. Jeśli wolisz, żeby pisma po angielsku pisał ktoś za Ciebie, polski quantity surveyor w UK pilnuje terminów i wysyła przypomnienia w Twoim imieniu.

Najczęstsze błędy

• Za długie maile

  Opowieść o kosztach i ludziach na budowie rozmywa sprawę. Klient ma wiedzieć, ile, za co i do kiedy.

• Brak konkretnej daty

  „Proszę zapłacić jak najszybciej” nic nie znaczy. Zawsze podaj dzień albo liczbę dni na zapłatę.

• Złe przepisy w mailu

  Grożenie ustawowymi odsetkami klientowi prywatnemu osłabia Twój mail. Late Payment Act działa tylko między firmami.

• Groźby w pierwszym mailu

  Ostry ton na start zamyka rozmowę. Zacznij uprzejmie, a stanowczość zostaw na drugi i trzeci mail.

• Przypomnienia tylko przez SMS

  Wiadomość na telefonie łatwo zgubić i trudno pokazać w sporze. Wysyłaj maile, a SMS traktuj jako dodatek.

• Zbyt długie odstępy

  Miesiąc między przypomnieniami uczy klienta, że może czekać. Trzymaj rytm: kilka dni, tydzień, ostatnie wezwanie.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.