Retencja w ostatniej waluacji: ostatnie potrącenie

Ostatnia waluacja przed oddaniem budowy. Ekipa kończy malowanie, klient chodzi z listą drobnych poprawek, a Ty siadasz do tabeli. Wszystko, co zrobione, jest w waluacji, wariacje też. Na dole linijka „less retention” i kwota, która przez całą budowę rosła. Pytanie brzmi: ile z niej ma wrócić teraz, a ile zostaje u klienta na kolejne miesiące. Retencja w ostatniej waluacji to moment, w którym łatwo stracić pieniądze, bo nikt nie sprawdza, czy po zakończeniu robót zatrzymana kwota się zmienia.

Retencja w ostatniej waluacji: co się zmienia

Przez całą budowę retencję liczy się w każdej waluacji od wartości brutto, czyli od robót, wariacji i materiałów na budowie razem. Waluacja jest narastająca, więc i retencja rośnie. W ostatniej waluacji przed zakończeniem robót klient trzyma retencję od niemal całej wartości kontraktu.

Ustawa nie podaje stawki retencji. Wysokość, podział i terminy zwrotu wynikają z Twojej umowy. Umowa może przewidywać, że część retencji wraca przy zakończeniu robót, a reszta po końcu okresu usuwania wad. W konsultacji rządu z 2017 roku, opublikowanej na gov.uk, opisano taki zwyczaj: pierwsza połowa wraca przy zakończeniu projektu, druga po okresie usuwania wad. To opis praktyki, a nie przepis. Twoja umowa może mówić co innego, dlatego sprawdzasz ją przed ostatnią waluacją, a nie po niej.

Ostatnie potrącenie na literach

Przykład: wartość brutto do dnia ostatniej waluacji to W, retencja z umowy to R%, a poprzednie płatności to P. Przed zakończeniem robót do zapłaty jest W minus R% z W minus P.

Załóżmy, że Twoja umowa mówi: po zakończeniu robót klient trzyma już tylko połowę retencji. Wtedy w pierwszej waluacji po tym zdarzeniu liczysz W minus połowę R% z W minus P. Różnica między tymi dwiema kwotami to część retencji, która wraca. Jeśli zapomnisz zmienić stawkę w tabeli, klient zapłaci Ci tak, jakby nic się nie stało, a Ty tego nie zauważysz, bo kwota do zapłaty i tak wygląda dobrze.

Co z wariacjami i materiałami

W ostatniej waluacji często wchodzą wariacje uzgodnione w ostatnich tygodniach. Sprawdź, czy umowa każe liczyć retencję także od nich. Zwykle tak, bo retencję liczy się od wartości brutto. Materiały na budowie zwykle wchodzą do waluacji, jeśli są dostarczone na budowę we właściwym czasie i zabezpieczone. Na koniec budowy większość z nich jest już wbudowana, więc ta pozycja powinna spaść do zera.

Druga część retencji

Po ostatniej waluacji przed zakończeniem robót zostaje druga część retencji, jeśli umowa ją przewiduje. Na stronie wydawcy umów JCT, w artykule o okresie usuwania wad, czytamy, że wydanie certyfikatu usunięcia wad (certificate of making good) uprawnia wykonawcę do ujęcia retencji w kolejnych aplikacjach o płatność. Ten sam tekst mówi, że spóźnienie z tym certyfikatem jest naruszeniem umowy. Dokładne zasady zależą od rodzaju umowy JCT, którą podpisałeś.

Terminy i klient prywatny

Przy umowie objętej Construction Act ostatnia waluacja i zwrot retencji idą tymi samymi terminami co każda płatność. Płacący wystawia payment notice najpóźniej 5 dni po due date. Jeśli chce zapłacić mniej, potrzebuje skutecznego pay less notice z kwotą i podstawą wyliczenia. Bez niego płaci kwotę z noty do final date. Gdy umowa nie ma zasad płatności zgodnych z ustawą, stosuje się Scheme for Construction Contracts.

Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy wszystko zależy od umowy: czy część retencji wraca przy zakończeniu, kiedy i na jakie pismo. Jeśli umowa z klientem prywatnym o tym milczy, ustal to na piśmie przed ostatnią waluacją.

Jak przygotować ostatnią waluację krok po kroku

1. Przeczytaj zapis o retencji jeszcze raz

   Stawka, limit, podział zwrotu i zdarzenie, od którego zmienia się zatrzymana kwota.

2. Ustal datę zakończenia robót

   Zapisz, jak umowa ją potwierdza: certyfikatem, pismem klienta albo e-mailem z datą.

3. Ujmij wszystkie roboty i wariacje

   Każda zatwierdzona wariacja, także z ostatnich dni. Brakujące dopisz z opisem i zdjęciami.

4. Policz retencję od właściwej kwoty

   Od wartości brutto i z właściwą stawką: przed zakończeniem pełną, po nim taką, jak mówi umowa.

5. Pokaż zwrot osobną linijką

   Retencja zatrzymana dotąd, retencja po zakończeniu i różnica do zwrotu, każda pozycja osobno.

6. Wpisz datę drugiej części

   Koniec okresu usuwania wad i dzień, od którego możesz ująć resztę retencji w aplikacji.

7. Pilnuj odpowiedzi klienta

   Payment notice, ewentualny pay less notice i final date. Każde obcięcie retencji wyjaśnij na piśmie.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak prowadzimy waluację od pierwszej do ostatniej, zajrzyj na stronę o tym, jak wygląda waluacja na budowie. Gdy wolisz, żeby ostatnią waluację i zwrot retencji poprowadził ktoś po Twojej stronie, porozmawiaj z nami: polski QS w UK robi to na co dzień.

Najczęstsze błędy

• Ta sama stawka po zakończeniu robót

  Umowa każe oddać część retencji, a w tabeli dalej stoi pełny procent i nikt tego nie zauważa.

• Brak daty zakończenia na piśmie

  Bez potwierdzonej daty klient może twierdzić, że roboty nie są skończone, i trzymać całą retencję.

• Wariacje z ostatnich tygodni poza waluacją

  Retencja jest policzona od mniejszej kwoty, ale same wariacje nie są w ogóle zapłacone.

• Materiały na budowie w ostatniej tabeli

  Pozycja powinna spaść do zera, a zostaje i miesza się z robotami już wbudowanymi w budynek.

• Brak daty drugiej części retencji

  Po zakończeniu robót nikt nie zapisuje, kiedy kończy się okres usuwania wad, i pieniądze zostają.

• Mylenie retencji z potrąceniem za wady

  Potrącenie za wady przy umowie objętej ustawą wymaga skutecznego pay less notice z podstawą.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.