Retencja a usterki: kto ocenia, że wady usunięto

Poprawiłeś wszystko z listy. Fuga w łazience wymieniona, drzwi wyregulowane, silikon przy oknach nowy. Wysyłasz zdjęcia i prosisz o zwrot retencji. Klient odpisuje, że „nie jest jeszcze zadowolony” i że ściana w korytarzu „dalej nie wygląda dobrze”. Ty uważasz, że to koniec, on uważa, że nie. Retencja a usterki to w praktyce jedno pytanie: kto ma ostatnie słowo w sprawie, czy wady są usunięte. Od odpowiedzi zależy, kiedy dostaniesz pieniądze, i czy w ogóle.

Retencja a usterki: kto decyduje

Retencja to zabezpieczenie, które klient zatrzymuje na wypadek, gdybyś nie skończył robót albo nie usunął wad. Ustawa nie podaje stawki retencji, a wysokość i zwrot wynikają z umowy. Z umowy wynika też, kto ocenia, czy wady są usunięte, i jakim pismem to potwierdza.

Umowa z architektem albo contract administratorem

W umowach JCT certyfikaty w trakcie budowy wystawia architekt albo contract administrator. Wydawca JCT, w artykule o practical completion, pisze, że przy umowie Standard Building Contract zakończenie robót to kwestia opinii contract administratora. Do umowy Minor Works z 2024 roku wydawca sprzedaje zestaw wzorów pism, w którym jest między innymi practical completion certificate i certificate of making good, czyli potwierdzenie usunięcia wad.

Na stronie JCT, w artykule o okresie usuwania wad, czytamy, że wydanie certificate of making good uprawnia wykonawcę do ujęcia retencji w kolejnych aplikacjach o płatność. Spóźnienie z tym certyfikatem to naruszenie umowy. Kto dokładnie go wystawia i na jakiej podstawie, sprawdź w swojej umowie: tam ta osoba jest nazwana.

Umowa bez osoby trzeciej

Przy małych robotach u klienta prywatnego często nie ma architekta. Wtedy oceniać może sam klient, jeśli umowa tak mówi, albo nikt, jeśli umowa milczy. Ta druga sytuacja jest najgorsza, bo każda strona ma swoje zdanie i nie ma pisma, które kończy sprawę. Ustal więc na piśmie przed końcem okresu usuwania wad, kto potwierdza poprawki, w jakim terminie i na podstawie czego: listy wad, zdjęć, wspólnego obchodu.

Umowa podwykonawcza

Jeśli jesteś podwykonawcą, Twoje wady ocenia zwykle główny wykonawca, a nie klient. Uważaj na zapis, że ocena zależy od certyfikatu z umowy głównej. Construction Act w art. 110 mówi, że umowa nie ma właściwych zasad płatności, gdy uzależnia płatność od czyjejś decyzji, że obowiązki z innej umowy zostały wykonane.

Kiedy klient może, a kiedy nie może trzymać retencji

Wydawca JCT w artykule o problemach z retencją pisze, że gdy wady zostały właściwie usunięte, retencja powinna być zwolniona. Ten sam tekst przyznaje, że niezwolnienie retencji nie zawsze jest złe, bo bywa tak, że poprawki nie zostały zrobione jak należy. Dlatego wygrywa ten, kto ma dowody: datę zgłoszenia, opis, zdjęcie przed i po.

W tym samym artykule o okresie usuwania wad JCT zwraca uwagę na jeszcze jedną sprawę. Klient może nie chcieć, żebyś sam usuwał wady, i zamiast tego potrącić z ceny odpowiednią kwotę. Takie potrącenie może być wyższe niż zatrzymana retencja. Odpowiadaj więc na każde zgłoszenie szybko i na piśmie.

Przy umowie objętej Construction Act zwrot retencji to zwykła płatność. Gdy staje się należna, ujmujesz ją w aplikacji. Klient, który chce zapłacić mniej z powodu wad, potrzebuje skutecznego pay less notice z kwotą i podstawą wyliczenia. Spór o to, czy wady są usunięte, może trafić do adjudication: każda strona umowy budowlanej może ją wszcząć w każdej chwili.

Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy wszystko zależy od umowy, także to, kto ocenia wady i jak rozwiązujecie spór.

Przykład: firma robi remont mieszkania dla klienta prywatnego w Liverpoolu. Umowa mówi, że retencja wraca po końcu okresu usuwania wad, ale nie mówi, kto potwierdza poprawki. Na miesiąc przed końcem okresu firma wysyła klientowi propozycję: wspólny obchód, lista wad z datami poprawek, podpis albo e-mail z potwierdzeniem w ciągu tygodnia. Klient się zgadza. Po obchodzie zostaje jedna rzecz do poprawy, firma ją robi, klient potwierdza e-mailem i oddaje retencję.

Jak doprowadzić do potwierdzenia usunięcia wad krok po kroku

1. Sprawdź, kto ocenia wady

   W umowie znajdź osobę, która potwierdza usunięcie wad, i pismo, którym to robi.

2. Zbieraj zgłoszenia na piśmie

   Każda wada w e-mailu: co, gdzie i kiedy. Telefon i SMS przepisz do e-maila tego samego dnia.

3. Odpowiadaj na każde zgłoszenie

   Napisz, co poprawisz i kiedy, a co uważasz za zużycie albo uszkodzenie przez użytkownika.

4. Dokumentuj każdą poprawkę

   Zdjęcie przed, zdjęcie po, data i krótki opis. Wszystko w jednej liście dla całej budowy.

5. Zaproponuj wspólny obchód

   Przed końcem okresu przejdź z osobą oceniającą po budowie i zamknijcie listę na piśmie.

6. Poproś o certyfikat albo potwierdzenie

   Wyślij pełną listę wad z datami poprawek i poproś o pismo, które kończy okres.

7. Ujmij retencję w aplikacji

   Gdy potwierdzenie przyjdzie, dopisz retencję do najbliższej aplikacji i pilnuj terminów.

Jeśli chcesz, żeby zamknięcie budowy, listę wad i zwrot retencji poprowadził ktoś po Twojej stronie, zobacz, co robi polski quantity surveyor w UK. Kto ocenia wady, najlepiej ustalić, zanim podpiszesz: to jedno zdanie, które musi mieć umowa budowlana w UK.

Najczęstsze błędy

• Brak osoby, która ocenia wady

  Umowa milczy, każda strona ma swoje zdanie, a retencja leży u klienta bez żadnego terminu.

• Poprawki bez zdjęć i dat

  Wada usunięta, ale bez dowodu. Klient twierdzi, że dalej jest, i wstrzymuje certyfikat albo zwrot.

• Milczenie na zgłoszenie wady

  Klient może sam zlecić poprawki i potrącić ich koszt, czasem więcej niż zatrzymana retencja.

• Życzenia klienta traktowane jak wady

  Nowe pomysły klienta to zmiany z ceną, a nie wady do poprawienia za darmo w tym okresie.

• Czekanie na koniec okresu z listą

  Wady zamykane w ostatnim tygodniu przesuwają certyfikat. Zamykaj zgłoszenia na bieżąco.

• Ocena podwykonawcy z cudzej umowy

  Twoje wady ocenia ktoś na podstawie certyfikatu z umowy głównej, a nie Twoich robót.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.