Termin zwrotu retencji w umowie: jak go zapisać

W umowie jest jedno zdanie: „Retention will be released after completion”. Na etapie podpisywania brzmi to rozsądnie. Rok później okazuje się, że klient rozumie „completion” jako zakończenie całego osiedla, a nie Twojej dobudowy, że nikt nie wie, czy chodzi o pierwszą połowę, czy o całość, i że klient „wróci do tematu po rozliczeniu z inwestorem”. Termin zwrotu retencji to zwykle jedno albo dwa zdania w umowie. Od tego, jak je zapiszesz, zależy, czy pieniądze wrócą w terminie, czy będziesz o nie prosić przez kolejne miesiące.

Termin zwrotu retencji: z czego się składa

Ustawa nie podaje stawki retencji, a jej wysokość i zwrot wynikają z umowy. Dlatego to umowa musi powiedzieć wprost, kiedy retencja wraca. Dobry zapis ma cztery elementy:

• Zdarzenie

  Co uruchamia zwrot: practical completion, koniec okresu usuwania wad albo wydanie certyfikatu po usunięciu wad.

• Część retencji

  Czy przy danym zdarzeniu wraca całość, czy tylko jej część, i jaka część wraca przy którym zdarzeniu.

• Sposób rozliczenia

  Czy retencja wchodzi do najbliższej aplikacji o płatność, czy klient płaci ją sam w określonym terminie.

• Ostateczny termin

  Data albo liczba dni, po których retencja wraca, nawet jeśli certyfikat albo inne zdarzenie się spóźnia.

Ostatni punkt jest najważniejszy przy klientach, którzy zwlekają. Zdarzenie zależne od drugiej strony, na przykład wydanie certyfikatu, może się przeciągać. Według artykułu na stronie wydawcy JCT spóźnione wydanie Certificate of Making Good jest naruszeniem umowy, ale samo naruszenie nie oddaje Ci pieniędzy. Ostateczna data w umowie oddaje.

Zdarzenie musi być jasne

Unikaj słów, które da się rozumieć na dwa sposoby: „completion”, „handover”, „end of the project”. Napisz, o czyje zakończenie chodzi i jak je stwierdzacie: certyfikat, odbiór na piśmie albo podpisana lista usterek. Jeśli robisz część większej budowy, napisz wprost, że chodzi o Twoje roboty, a nie o cały projekt.

Zapisy „pay when paid” (zapłacę, jak mi zapłacą) są nieskuteczne, poza niewypłacalnością płacącego wyżej w łańcuchu. Mimo to w umowach podwykonawczych wciąż pojawia się zwrot retencji „po zwrocie od inwestora”. Nie zgadzaj się na to, tylko wpisz zdarzenie dotyczące Twoich robót.

Jak to może brzmieć po angielsku

Przykładowe zdania, które musisz dopasować do swojej umowy i sprawdzić z resztą jej zapisów. Litera N to liczba dni, którą uzgadniasz z klientem i wpisujesz w umowie:

The first half of the retention shall be released in the next interim payment following practical completion of the Works.

The remaining retention shall be released in the next payment following the end of the rectification period and the making good of all defects notified within that period, and in any event no later than N days after the end of the rectification period.

Ostatnia część zdania, „and in any event no later than”, to Twój ostateczny termin. Bez niej zwrot zależy wyłącznie od tego, kiedy klient uzna wady za usunięte.

Termin zwrotu retencji a płatności z ustawy

Przy umowie objętej Construction Act retencja, która stała się należna, idzie tą samą drogą co każda inna płatność: due date, payment notice najpóźniej 5 dni po due date, pay less notice przed terminem z umowy i zapłata do final date. Gdy umowa nie ma zasad płatności zgodnych z ustawą, stosuje się Scheme for Construction Contracts, w którym due date to 7 dni po końcu okresu albo po złożeniu aplikacji, co później, a final date for payment to 17 dni po due date.

Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy termin zwrotu i sposób płatności zależą wyłącznie od umowy, więc ostateczna data jest tam jeszcze ważniejsza.

Przykład: główny wykonawca buduje dom dla dewelopera i zatrudnia podwykonawcę od dachu. Obie umowy mówią to samo: połowa retencji w płatności po practical completion, reszta po końcu okresu usuwania wad, najpóźniej określoną liczbę dni po jego końcu. Gdy deweloper zwleka z certyfikatem, główny wykonawca i tak wie, kiedy dostanie retencję, a podwykonawca wie, kiedy dostanie swoją.

Jak zapisać termin zwrotu retencji krok po kroku

1. Przeczytaj obecny zapis o retencji

   Zdarzenie, część retencji, sposób rozliczenia i to, czy jest ostateczna data.

2. Nazwij zdarzenie po imieniu

   Practical completion, koniec okresu usuwania wad, certyfikat albo podpisana lista usterek.

3. Podziel zwrot na części, jeśli tak ustalacie

   Napisz, jaka część wraca przy którym zdarzeniu, bez ogólników.

4. Dopisz ostateczny termin

   Liczba dni po końcu okresu usuwania wad, po której retencja wraca bez względu na certyfikat.

5. Ustal, jak wystąpisz o zwrot

   W aplikacji o płatność albo osobnym pismem. Wpisz to do umowy jednym zdaniem.

6. Zgraj umowę z klientem i z podwykonawcami

   To samo zdarzenie w obu umowach, żeby nie finansować różnicy terminów.

7. Wpisz daty do kalendarza

   Każde zdarzenie i ostateczny termin, z przypomnieniem kilka dni wcześniej.

Zapis o retencji to jedna z pierwszych rzeczy, które sprawdzamy, gdy czytamy umowę budowlaną w UK przed podpisaniem. Jeśli wolisz, żeby ktoś zaproponował klientowi zmianę po angielsku, a Tobie wyjaśnił ją po polsku, zrobi to polski QS w UK.

Najczęstsze błędy

• Zwrot „after completion” bez opisu

  Klient może uznać, że chodzi o zakończenie całego projektu, a nie Twoich robót.

• Brak ostatecznej daty

  Zwrot zależy wtedy wyłącznie od certyfikatu albo decyzji klienta, który nie ma powodu się spieszyć.

• Zwrot po zwrocie od inwestora

  Zapisy „pay when paid” są nieskuteczne, ale i tak prowadzą do sporu o to, kiedy płacić.

• Różne terminy w umowach w łańcuchu

  Oddajesz retencję podwykonawcy wcześniej, niż klient oddaje Tobie, i płacisz z własnej kieszeni.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.