Retencja w rozliczeniu końcowym (final account)

Final account uzgodniony. Klient podpisał zestawienie, wariacje rozliczone, nawet spór o dwie pozycje udało się zamknąć. Przychodzi ostatnia płatność i jest niższa, niż myślałeś. Okazuje się, że w zestawieniu nikt nie napisał, ile retencji klient jeszcze trzyma i kiedy ją odda, a retencja liczona była od wartości z ostatniej waluacji, nie od wartości końcowej. Retencja w final account to jedna linijka, ale jeśli jej nie dopilnujesz, rozliczenie końcowe zamyka się bez niej, a Ty zostajesz z pieniędzmi „do wyjaśnienia” na kolejne miesiące.

Retencja w final account: gdzie jest jej miejsce

Rozliczenie końcowe (final account) ustala końcową wartość całego kontraktu: cena z umowy, zatwierdzone wariacje, rozliczone pozycje tymczasowe, potrącenia i inne korekty. Od tej wartości odejmuje się wszystko, co już zapłacono, i wychodzi saldo.

Retencja jest w tym zestawieniu osobno, bo to pieniądze, które klient trzyma, a nie potrącenie. Ustawa nie podaje stawki retencji, a jej wysokość i zwrot wynikają z umowy. W zestawieniu powinno być jasno widać, ile retencji klient zatrzymał do dnia rozliczenia, ile już oddał i ile jeszcze odda oraz przy jakim zdarzeniu.

Od jakiej wartości liczyć retencję na końcu

W trakcie budowy retencję liczy się w każdej waluacji od wartości brutto narastająco. W rozliczeniu końcowym wartość zwykle się zmienia: dochodzą ostatnie wariacje, wypadają pominięte pozycje, rozlicza się sumy tymczasowe. Retencja, która jeszcze zostaje u klienta, powinna wynikać z zapisu umowy i z wartości końcowej, a nie z liczby skopiowanej z ostatniego certyfikatu.

Oznaczenia: K to wartość końcowa z final account, R to procent retencji, który umowa pozwala trzymać po practical completion, a P to suma wszystkich dotychczasowych płatności. Retencja w zestawieniu to R% z K. Saldo do zapłaty teraz to K minus R% z K minus P. Reszta, czyli R% z K, wraca przy zdarzeniu z umowy.

Co mówi wzór JCT

W notach do umowy Minor Works with contractor's design z 2016 roku wydawca JCT pisze, że jeśli w Contract Particulars nie wpisano innego procentu niż 95, certyfikaty do practical completion uwzględniają prawo klienta do zatrzymania 5%, a od practical completion do final certificate umowa przewiduje zatrzymanie o połowę mniejsze. Ostatnią część ceny płaci się po final certificate, a wykonawca musi wcześniej usunąć wady z okresu usuwania wad.

Druga ważna data w umowach JCT to Certificate of Making Good. Według artykułu na stronie wydawcy JCT od jego wydania wykonawca może ująć retencję w kolejnych aplikacjach o płatność, a wydanie tego certyfikatu uruchamia też czas na final certificate. Sprawdź, który wzór masz i jakie wpisy są w Contract Particulars.

Retencja w final account a terminy płatności

Przy umowie objętej Construction Act saldo z rozliczenia końcowego i zwrot retencji to płatności jak każde inne: payment notice najpóźniej 5 dni po due date, pay less notice przed terminem z umowy z kwotą i podstawą wyliczenia, zapłata do final date. W JCT certyfikat wystawia architekt albo contract administrator i to on pełni rolę payment notice.

Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy to, jak zamyka się rozliczenie i kiedy wraca retencja, zależy wyłącznie od umowy.

Przykład: firma kończy przebudowę budynku na mieszkania dla dewelopera. Przy final account wartość końcowa jest wyższa od ceny z umowy o kilka zatwierdzonych wariacji. QS dewelopera liczy jednak retencję od wartości z ostatniej waluacji. Firma pokazuje w zestawieniu wiersz po wierszu wartość końcową, procent z umowy i retencję od wartości końcowej, z datą zwrotu reszty. Deweloper poprawia zestawienie przed podpisaniem.

Jak rozliczyć retencję w final account krok po kroku

1. Sprawdź zapis o retencji w umowie

   Procent po practical completion, zdarzenie zwrotu reszty i sposób wystąpienia o zwrot.

2. Ustal wartość końcową

   Cena z umowy, wariacje, sumy tymczasowe i korekty, każda pozycja z podstawą i dokumentem.

3. Policz retencję od wartości końcowej

   Procent z umowy od K, a nie liczba przepisana z ostatniego certyfikatu.

4. Zestaw wszystkie płatności

   Każdy certyfikat i każdy przelew. Sprawdź, czy suma P zgadza się z kontem.

5. Pokaż retencję w osobnym wierszu

   Ile klient trzyma, ile oddał, ile odda i przy jakim zdarzeniu, z datą.

6. Dopisz termin zwrotu do zestawienia

   Uzgodniony final account z datą zwrotu reszty zamyka temat na piśmie.

7. Wpisz zdarzenie do kalendarza i wystąp o zwrot

   Gdy zdarzenie nastąpi, ujmij retencję w aplikacji tak, jak każe umowa.

Rozliczenie końcowe łatwiej zamknąć, gdy od pierwszego dnia każda waluacja na budowie prowadzi tę samą tabelę retencji. Jeśli nie masz czasu przygotować zestawienia i uzgadniać go z QS-em klienta po angielsku, zrobi to polski quantity surveyor w UK.

Najczęstsze błędy

• Retencja liczona od starej wartości

  QS klienta bierze kwotę z ostatniego certyfikatu, choć wartość końcowa jest inna.

• Brak terminu zwrotu w zestawieniu

  Final account podpisany, a nikt nie napisał, kiedy klient odda resztę retencji.

• Retencja wliczona w saldo jako potrącenie

  Saldo wygląda na zapłacone w całości, a retencja znika z dalszych rozliczeń.

• Podpisanie bez sprawdzenia płatności

  Suma dotychczasowych przelewów nie zgadza się z certyfikatami, a różnica przepada.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.