Retencja przy odbiorze częściami (sekcje robót)

Budujesz dla dewelopera trzy domy w jednym kontrakcie. Pierwszy dom gotowy, odebrany, deweloper już go sprzedaje. Drugi w tynkach, trzeci w fundamentach. Retencja z pierwszego domu dalej leży u dewelopera razem z retencją z dwóch pozostałych i nikt nie potrafi powiedzieć, kiedy ją odda, bo „kontrakt jeszcze trwa”. Retencja a sekcje robót to sprawa, którą ustala się przed podpisaniem, a nie przy odbiorze. Jeśli umowa dzieli roboty na sekcje, każda z nich może mieć własne daty, a razem z nimi własny moment, w którym zatrzymane pieniądze zaczynają wracać.

Retencja a sekcje robót: co mówią umowy JCT

Sekcje (Sections) to części robót, które umowa od początku traktuje osobno, z własną datą zakończenia. W nocie o wyborze umowy z 2024 roku wydawca JCT pisze, że przy robotach podzielonych na sekcje każda sekcja musi być skończona do daty wpisanej dla niej. W porównaniu umów z tego samego dokumentu sekcje są zaznaczone między innymi przy Standard Building Contract, Intermediate i Design and Build, ale nie przy Minor Works ani Minor Works with contractor's design. To samo dotyczy przejmowania części robót przez klienta przed practical completion.

Według artykułu opublikowanego przez JCT practical completion może dotyczyć całych robót i każdej zdefiniowanej sekcji. W umowach Standard Building Contract i Design and Build każda sekcja ma też własny okres usuwania wad (Rectification Period). Ten sam artykuł przypomina, że przy częściowym przejęciu robót (partial possession) klient potrzebuje zgody wykonawcy, a przejętą część trzeba dokładnie opisać, bo zawiadomienie o przejęciu uruchamia inne zapisy umowy.

Co to znaczy dla retencji

Ustawa nie podaje stawki retencji, a jej wysokość i zwrot wynikają z umowy. Jeśli każda sekcja ma własne practical completion i własny okres usuwania wad, to zdarzenia, od których zależy zwrot retencji, też mogą być osobne dla każdej sekcji. Dokładnie jak, mówi Twoja umowa i jej Contract Particulars. Przeczytaj, czy zatrzymany procent spada dla sekcji po jej practical completion i czy reszta wraca po okresie usuwania wad tej sekcji, czy dopiero po zakończeniu całości.

Przy Minor Works i prostych umowach z klientem prywatnym sekcji nie ma, dopóki ich nie dopiszecie. Wtedy retencja zwykle idzie jedną kwotą dla całego kontraktu, a odbiór pierwszego domu czy pierwszego piętra nic w niej nie zmienia, jeśli umowa tego nie mówi.

Jak liczyć retencję przy sekcjach

W waluacji przy sekcjach retencję najłatwiej prowadzić w osobnych wierszach. Oznaczenia: W1, W2 i W3 to wartość brutto robót w sekcjach pierwszej, drugiej i trzeciej, R to procent retencji przed practical completion, a r to procent po practical completion, jeśli umowa przewiduje mniejszy. Gdy sekcja pierwsza ma już practical completion, a pozostałe nie, retencja w waluacji to r% z W1 plus R% z W2 plus R% z W3. Jedna wspólna stawka R% od całości oznacza, że klient trzyma za dużo.

Przy umowie objętej Construction Act każda taka kwota to część płatności: payment notice najpóźniej 5 dni po due date, a obniżka wymaga skutecznego pay less notice z kwotą i podstawą wyliczenia. W JCT certyfikat okresowy wystawia architekt albo contract administrator i to on pełni rolę payment notice. Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy o sekcjach i retencji decyduje wyłącznie umowa.

Przykład: firma buduje trzy domy dla dewelopera na umowie z sekcjami. Umowa przewiduje mniejszy procent retencji po practical completion danej sekcji i zwrot reszty po okresie usuwania wad tej sekcji. Po odbiorze pierwszego domu QS dewelopera dalej liczy pełną retencję od całości. Firma wysyła tabelę z trzema wierszami i zapisem umowy, a kolejny certyfikat liczy już retencję osobno dla każdej sekcji.

Jak ustawić retencję przy sekcjach krok po kroku

1. Sprawdź, czy umowa ma sekcje

   Zobacz, czy wzór je przewiduje i czy w Contract Particulars wpisano sekcje z datami.

2. Opisz każdą sekcję dokładnie

   Zakres, granice i wartość. Bez tego nie da się policzyć retencji dla sekcji.

3. Przeczytaj zapis o retencji dla sekcji

   Czy procent spada po odbiorze sekcji i kiedy wraca reszta dla niej.

4. Podziel wartość w waluacji na sekcje

   Osobne wiersze dla każdej sekcji, z wartością brutto i procentem retencji.

5. Zapisz daty każdej sekcji

   Practical completion, koniec okresu usuwania wad i dzień, w którym wystąpisz o zwrot.

6. Przy przejęciu części poproś o opis na piśmie

   Co klient przejmuje, od kiedy i jak wpływa to na retencję i wady.

Zapis o sekcjach i retencji ustalasz, zanim podpiszesz, więc zobacz, na co patrzymy, gdy sprawdzamy umowę budowlaną w UK. Jeśli wolisz, żeby ktoś liczył retencję dla każdej sekcji i rozmawiał o niej z QS-em klienta po angielsku, zrobi to polski QS w UK.

Najczęstsze błędy

• Odbiór części bez zapisu w umowie

  Klient korzysta z części budynku, a umowa nadal traktuje roboty jako jedną całość.

• Jedna stawka retencji od całości

  Po odbiorze sekcji klient dalej trzyma pełny procent, choć umowa przewiduje mniejszy.

• Niejasne granice sekcji

  Nie wiadomo, gdzie kończy się jedna sekcja, więc nie wiadomo też, od czego liczyć retencję.

• Brak osobnych dat w kalendarzu

  Okres usuwania wad pierwszej sekcji mija, a nikt nie występuje o zwrot jej retencji.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.