VAT od retencji: kiedy go naliczyć

Kończysz kontrakt u dewelopera. Przez cały czas klient zatrzymywał procent z każdej płatności jako retencję, zgodnie z umową. Połowa ma wrócić po odbiorze, druga połowa po okresie usuwania wad. Księgowa przegląda faktury i pyta, czy VAT od tych zatrzymanych kwot już był rozliczony, czy dopiero będzie. Ty nie wiesz, bo na fakturach pisałeś różnie. VAT od retencji ma w budowlance własną zasadę i nie powstaje razem z resztą płatności. Poniżej po polsku, co mówi o tym gov.uk w VAT Notice 708. Szczegóły zależą od Twojej umowy, więc każdą fakturę z retencją ustal z księgową.

Kiedy powstaje VAT od retencji

Retencja (retention) to część płatności, którą klient zatrzymuje do czasu odbioru albo do końca okresu usuwania wad. Ustawa nie podaje jej wysokości. Wysokość retencji i termin jej zwrotu wynikają z umowy.

Gov.uk w VAT Notice 708 mówi, że dla zatrzymanej części kontraktu moment powstania obowiązku VAT (tax point) jest przesunięty. Powstaje dopiero wtedy, gdy dostaniesz zapłatę retencji albo wystawisz na nią fakturę VAT, zależnie od tego, co nastąpi wcześniej. Dopóki klient trzyma retencję i nie wystawiłeś na nią faktury VAT, VAT od tej części jeszcze nie powstał.

Retencja a zwykłe płatności za etapy

Przy umowach budowlanych z płatnościami okresowymi Notice 708 mówi, że tax point to wcześniejsza z dat: otrzymanie zapłaty albo wystawienie faktury VAT. Retencja działa podobnie, tylko dotyczy kwoty, której klient jeszcze nie zapłacił. VAT liczysz więc od tego, co faktycznie fakturujesz i dostajesz teraz, a VAT od retencji przy jej zwolnieniu albo fakturze.

Przykład: wartość robót w waluacji to W, a umowa przewiduje retencję R%. Klient płaci teraz W pomniejszone o R%. Na fakturze VAT za ten etap wykazujesz VAT od kwoty do zapłaty teraz. Gdy po odbiorze klient zwalnia część retencji, wystawiasz fakturę VAT na tę część i wtedy powstaje VAT od niej.

Jaka stawka

Gov.uk w Notice 708 mówi, że do płatności z retencji stosujesz tę samą stawkę VAT co do wcześniejszych płatności z tej umowy. Gdy etapy miały 20%, retencja też ma 20%. Gdy kontrakt miał stawkę obniżoną albo zerową, na przykład przy budowie nowego domu, retencja idzie tą samą stawką. Nie liczysz stawki od nowa w dniu zwrotu.

Pułapki przy retencji

Pierwsza pułapka to faktura VAT na całą wartość waluacji, razem z retencją. Gdy ją wystawisz, tax point dla całej kwoty powstaje w dniu faktury. Oddajesz wtedy HMRC VAT od pieniędzy, które klient zwróci Ci za rok albo dwa. Dlatego na fakturze VAT pokazuj retencję wyraźnie jako odjętą, a VAT licz od kwoty do zapłaty.

Druga pułapka to zasada przeciw unikaniu podatku z sekcji 24 Notice 708. Dotyczy szczególnych sytuacji, w których budynek zajmie osoba powiązana z wykonawcą albo z tym, kto finansuje budowę, i nie będzie go używać do celów, które gov.uk nazywa uprawnionymi. Gov.uk mówi, że wtedy VAT trzeba rozliczyć najpóźniej przy zakończeniu, od całej wartości kontraktu, łącznie z retencją. Jeśli budujesz dla firmy powiązanej z Tobą, sprawdź to z księgową.

Trzecia pułapka to retencja, której klient nie oddaje. Skoro VAT od niej powstaje przy wpłacie albo fakturze, nie wystawiaj faktury VAT na retencję tylko po to, żeby przypomnieć klientowi o zwrocie. Do upominania się służy wniosek o płatność i pismo, a faktura VAT tworzy tax point.

Prawa do retencji szukaj w umowie. Przy umowach budowlanych między firmami terminy płatności ustala też Construction Act, ale ustawa zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy o retencji i jej zwrocie decyduje tylko umowa.

Retencja i VAT krok po kroku

1. Sprawdź zapis o retencji w umowie

   Zapisz procent retencji, kiedy wraca pierwsza część i kiedy druga. To podstawa każdej faktury.

2. Pokazuj retencję w każdej waluacji

   We wniosku o płatność podaj wartość robót, retencję i kwotę do zapłaty teraz. Klient widzi, co zatrzymał.

3. Wystawiaj fakturę VAT na kwotę do zapłaty

   VAT licz od kwoty po odjęciu retencji, a retencję pokaż na fakturze jako odjętą.

4. Prowadź rejestr zatrzymanych kwot

   Przy każdym kontrakcie zapisuj, ile retencji trzyma klient i kiedy ma ją oddać. Bez tego łatwo o niej zapomnieć.

5. Fakturuj retencję przy zwolnieniu

   Gdy klient zwalnia retencję albo nadchodzi termin z umowy, wystaw fakturę VAT na tę kwotę według tej samej stawki.

6. Sprawdź zasadę z sekcji 24

   Gdy budujesz dla firmy powiązanej albo dla kogoś, kto finansuje Twoją firmę, ustal z księgową, czy ta zasada Cię dotyczy.

Retencja to Twoje pieniądze, tylko oddane później. Żeby ich nie zgubić, każda waluacja na budowie musi pokazywać, ile klient zatrzymał do tej pory i kiedy to wraca. Jeśli chcesz, żeby ktoś po polsku pilnował waluacji, retencji i jej zwrotu po odbiorze, zobacz, jak pracuje polski QS w UK. VAT od retencji rozlicza księgowa.

Najczęstsze błędy

• Faktura VAT razem z retencją

  Faktura na całą wartość waluacji tworzy tax point dla całej kwoty. Płacisz VAT od pieniędzy, których jeszcze nie masz.

• Nowa stawka przy zwrocie

  Notice 708 mówi, że retencja ma tę samą stawkę co wcześniejsze płatności. Nie liczysz jej od nowa w dniu zwrotu.

• Brak rejestru retencji

  Bez zapisu, ile i kiedy ma wrócić, retencja przepada w papierach. Firma traci pieniądze, a VAT zostaje nierozliczony.

• Faktura jako przypomnienie

  Faktura VAT wysłana tylko po to, by upomnieć klienta, tworzy tax point. Do upomnienia służy wniosek o płatność.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.