Waluacja dla klienta prywatnego: jak ją przygotować

Robisz dobudowę dla pary z domem pod Manchesterem. Po miesiącu wysyłasz arkusz z czterdziestoma pozycjami, procentami i skrótami po angielsku, takimi jak „prelims”, „PC sum” i „retention”. Klient dzwoni wieczorem i pyta, dlaczego ma zapłacić za „prelims”, skoro nic takiego nie widzi na budowie. Płatność czeka tydzień, bo klient chce „to sprawdzić ze szwagrem”. Waluacja dla klienta prywatnego to inna robota niż waluacja dla dewelopera z QS-em. Klient prywatny nie zna słów z budowy, nie ma doradcy i boi się, że przepłaci. Twoja waluacja ma mu to wyjaśnić, zanim zacznie pytać.

Waluacja dla klienta prywatnego: czym się różni

Przy deweloperze waluację sprawdza jego QS. Zna układ, zna skróty, porównuje Twoje procenty z tym, co widział na budowie. Przy kliencie prywatnym sprawdza ją osoba, która pierwszy raz w życiu buduje. Ta sama tabela, która dla QS-a jest jasna, dla klienta wygląda jak rachunek z ukrytymi kosztami.

Druga różnica to prawo. Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy nie działają ustawowe terminy, payment notice ani pay less notice, chyba że wpiszesz je do umowy. Wszystko, co dotyczy waluacji, czyli kiedy ją wysyłasz, ile klient ma czasu na zapłatę i jak zgłasza zastrzeżenia, musi wynikać z umowy z klientem.

Co klient prywatny chce zobaczyć

Klient chce wiedzieć trzy rzeczy: co zostało zrobione, ile to kosztuje i ile jeszcze zostało do końca. Nie interesują go Twoje stawki za metr ani podział na robociznę i materiały. Interesuje go, czy płaci za to, co widzi.

• Krótka lista etapów

  Zamiast czterdziestu pozycji pokaż kilka etapów z kosztorysu, na przykład fundamenty, ściany, dach.

• Zdjęcia do każdego etapu

  Dwa albo trzy zdjęcia z datą. Klient widzi, za co płaci, bez jeżdżenia na budowę w tygodniu.

• Prosta suma

  Wartość wykonana, minus to, co już zapłacił, plus VAT, jeśli jesteś zarejestrowany. Jedna liczba do zapłaty.

• Słowa bez skrótów

  Zamiast „prelims” napisz, co to jest: rusztowanie, kontener, toaleta, ubezpieczenie i zarządzanie budową.

Jak ustawić waluacje w umowie z klientem prywatnym

Skoro ustawa zwykle nie pomaga, ustal zasady na papierze, zanim zaczniesz. Zapisz w umowie, jak często wysyłasz waluację, ile dni klient ma na zapłatę i w jakim terminie musi napisać, jeśli się z czymś nie zgadza. Dobrze działa zapis, że zastrzeżenia klient zgłasza na piśmie, z podaniem pozycji i powodu, a resztę płaci w terminie. Wtedy jedno sporne okno nie wstrzymuje całej płatności.

Pamiętaj, że ustawowe odsetki za opóźnienie z Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 dotyczą tylko płatności między firmami. Wobec osoby prywatnej nie działają. Jeśli chcesz odsetek od klienta prywatnego, wpisz je do umowy. A jeśli klient w ogóle przestanie płacić, przed sądem obowiązuje Pre-Action Protocol for Debt Claims: wysyłasz list przedsądowy (letter before claim), a dłużnik ma 30 dni na odpowiedź.

Przykład: firma robi rozbudowę parteru dla klienta prywatnego w Cheshire. W umowie ma zapisane waluacje co miesiąc i krótki termin na uwagi. Pierwszą waluację wysyła z jednostronicowym podsumowaniem: pięć etapów, procent wykonania przy każdym, zdjęcia i jedna kwota do zapłaty. Pod spodem jest szczegółowa tabela dla chętnych. Klient pyta tylko o jedną pozycję, dostaje odpowiedź ze zdjęciem i płaci w terminie.

Język i forma

Pisz po angielsku, prostymi zdaniami. Klient nie musi rozumieć budowlanych skrótów, musi rozumieć, za co płaci. Do waluacji dołącz krótki mail: co zrobiono w tym okresie, co będzie w następnym i jaka kwota jest do zapłaty z terminem. To trzy zdania, które oszczędzają Ci telefonu wieczorem.

Jak przygotować waluację dla klienta prywatnego krok po kroku

1. Sprawdź umowę

   Kiedy wysyłasz waluację, ile dni klient ma na zapłatę i jak zgłasza uwagi. Jeśli tego nie ma, dopisz przed startem.

2. Pogrupuj pozycje w etapy

   Z kosztorysu zrób kilka etapów, które klient rozpozna na budowie. Szczegóły zostaw w załączniku.

3. Policz wykonanie

   Przy każdym etapie wpisz procent wykonania i wartość. Licz uczciwie, bo zawyżenie wyjdzie przy następnej waluacji.

4. Odejmij zapłacone

   Pokaż sumę dotychczasowych płatności i zaliczki. Klient ma widzieć, że nie płaci dwa razy za to samo.

5. Dołącz zdjęcia

   Dwa albo trzy na etap, z datą. Lepiej mniej i czytelnych niż pięćdziesiąt podobnych zdjęć z telefonu.

6. Napisz krótki mail

   Co zrobiono, co dalej, kwota i termin zapłaty. Prostym angielskim, bez skrótów z budowy.

7. Zapisz datę wysłania

   Trzymaj kopię waluacji i maila. Jeśli dojdzie do sporu, liczy się to, co i kiedy wysłałeś.

Jeśli nie masz czasu przygotowywać waluacji wieczorami, zrobi to za Ciebie polski QS w UK. Zobacz też, jak wygląda waluacja dla klienta prywatnego przygotowana przez nas, z podsumowaniem i zdjęciami.

Najczęstsze błędy

• Tabela jak dla dewelopera

  Czterdzieści pozycji i skróty po angielsku. Klient nie rozumie, więc odkłada płatność i dopytuje.

• Brak zasad w umowie

  Umowa nie mówi, kiedy klient płaci, a Construction Act zwykle nie działa. Każda płatność jest wtedy negocjacją.

• Waluacja bez zdjęć

  Klient nie był na budowie od dwóch tygodni i nie wierzy, że dach jest gotowy. Zdjęcie kończy rozmowę.

• Zawyżony procent

  Wpisujesz więcej, niż zrobiłeś, żeby mieć gotówkę. Klient to widzi i przestaje ufać kolejnym waluacjom.

• Brak potrąceń wpłat

  Nie pokazujesz, ile klient już zapłacił, więc ma wrażenie, że płaci drugi raz za te same roboty.

• Odsetki bez zapisu

  Liczysz na ustawowe odsetki, a wobec osoby prywatnej ich nie ma. Bez zapisu w umowie zostaje Ci tylko prośba.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.