Waluacja w Excelu: kolumny i najczęstsze błędy

Arkusz z poprzedniej budowy, skopiowany i przerobiony. Ktoś dopisał wiersz w środku, suma na dole nie objęła nowej pozycji i przez trzy miesiące nikt tego nie zauważył. Wyszło dopiero przy rozliczeniu, kiedy QS klienta zapytał, dlaczego pozycja „drainage” nigdy nie pojawiła się w kwocie do zapłaty. Waluacja w Excelu działa, jeśli arkusz jest dobrze ustawiony i nikt go nie psuje w pośpiechu. Poniżej piszemy, jakie kolumny są potrzebne, jak je powiązać i gdzie najczęściej uciekają pieniądze.

Waluacja w Excelu: kolumny, które muszą być

Jeden arkusz na całą budowę, jeden wiersz na pozycję z kosztorysu. Kolumny układasz od lewej do prawej tak, żeby każda wynikała z poprzedniej.

• Pozycja i opis

  Litera albo numer z kosztorysu i krótki opis po angielsku, taki sam jak w umowie. Bez własnych skrótów.

• Wartość z umowy

  Kwota pozycji z kosztorysu, który był podstawą umowy. Ta kolumna nie zmienia się przez całą budowę.

• Procent narastająco

  Ile z pozycji jest wykonane od początku budowy do dnia waluacji. Jedyna kolumna, którą zmieniasz co okres.

• Wartość wykonana

  Formuła: procent razy wartość z umowy. Nigdy nie wpisuj tu kwoty ręcznie, bo zgubisz powiązanie.

• Poprzednia waluacja

  Wartość wykonana z poprzedniego okresu, wklejona jako wartości. Pokazuje, ile przybyło w tym okresie.

• Ten okres

  Formuła: wartość wykonana minus poprzednia waluacja. Kontrola dla Ciebie, bo klient płaci z sumy narastającej.

Wiersze pod tabelą

Pod pozycjami z kosztorysu robisz osobne bloki: wariacje z numerem i statusem akceptacji, materiały na budowie i podsumowanie. Podsumowanie liczy się w tej kolejności: suma robót plus zatwierdzone wariacje plus materiały daje wartość brutto. Od wartości brutto odejmujesz retencję R%. Od wyniku odejmujesz sumę tego, co już zostało poświadczone albo zapłacone. To, co zostaje, jest kwotą tej waluacji.

Przykład: wartość brutto w trzeciej waluacji to G3. Retencja w umowie to R%. Poprzednio poświadczono P1 i P2. Kwota trzeciej waluacji to G3 minus R% z G3 minus (P1 + P2). Jeśli w arkuszu retencja liczy się tylko od robót z tego okresu, a nie od G3, zaniżasz retencję i klient to poprawi, a przy okazji zacznie sprawdzać wszystko inne.

Jak arkusz psuje się w trakcie budowy

Arkusz rzadko jest zły od początku. Psuje się w trzecim albo czwartym miesiącu, kiedy dochodzą wariacje, ktoś wstawia wiersze i kopiuje zakładki.

Kopia na każdy miesiąc

Najbezpieczniej trzymać jeden plik na budowę i jedną zakładkę na waluację i nazywać ją numerem i datą, na przykład „Val 03”. Nową tworzysz przez skopiowanie poprzedniej, a kolumnę procentu z poprzedniej przenosisz jako wartości do kolumny „poprzednia waluacja”. Jeśli nadpisujesz jedną zakładkę co miesiąc, tracisz historię i nie udowodnisz, co wysłałeś w lutym. A gdy QS klienta zapyta, skąd wziął się procent sprzed trzech miesięcy, nie będziesz miał czego mu pokazać.

Klient prywatny i terminy

Arkusz nie pilnuje terminów. Ustawa zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier), więc dzień wysłania i termin zapłaty bierzesz wtedy z umowy. Przy umowach objętych Construction Act, bez własnych zasad płatności, stosuje się Scheme for Construction Contracts. Dopisz te daty w nagłówku każdej zakładki, żeby było widać, kiedy waluacja wyszła.

Jeśli arkusz zaczyna Cię przerastać, zobacz, jak wygląda program do waluacji, w którym narastanie, retencja i poprzednie płatności liczą się same.

Jak ustawić waluację w Excelu krok po kroku

1. Wklej pozycje z kosztorysu

   Litera, opis, wartość z umowy. Sprawdź, czy suma kolumny równa się wartości kontraktu.

2. Zablokuj kolumny ze stałymi

   Wartość z umowy i formuły ustaw jako chronione, żeby nikt ich przypadkiem nie nadpisał.

3. Dodaj formuły wartości wykonanej

   Procent razy wartość z umowy, w każdym wierszu, bez kwot wpisanych ręcznie.

4. Ustaw sumy na całe zakresy

   Sumy obejmują blok od nagłówka do wiersza sumy, żeby nowy wiersz wpadał do sumy sam.

5. Zrób blok wariacji

   Numer, opis, wartość, status. Do wartości brutto wliczaj tylko wiersze ze statusem zatwierdzonym.

6. Policz retencję od wartości brutto

   R% z całości narastająco, nie z kwoty bieżącego okresu i nie z kwoty po potrąceniach.

7. Dodaj kontrolę sumy

   Osobna komórka: suma robót z tego okresu plus poprzednia waluacja musi dać sumę narastającą.

8. Zapisz kopię wysłanej wersji w PDF

   Arkusz zmieniasz dalej, a PDF zostaje jako dowód tego, co poszło do klienta.

Jeśli chcesz, żeby ktoś sprawdził Twój arkusz przed wysłaniem albo prowadził waluacje za Ciebie, napisz do nas. Polski QS w UK robi to po polsku, a klient dostaje dokumenty po angielsku.

Najczęstsze błędy

• Suma nie obejmuje nowego wiersza

  Pozycja dopisana pod sumą albo poza zakresem nie wchodzi do kwoty. Sprawdzaj zakres po każdej zmianie.

• Kwota wpisana zamiast formuły

  Ktoś poprawił wartość ręcznie i od tej pory procent nie ma wpływu na kwotę. Błąd ciągnie się do końca.

• Retencja od złej podstawy

  Liczona od kwoty okresu albo po odjęciu płatności zamiast od wartości brutto narastająco. Wynik się nie zgadza.

• Materiały liczone dwa razy

  Okna jako materiał na budowie i jednocześnie jako zamontowana pozycja. Po montażu usuń je z bloku materiałów.

• Jedna zakładka nadpisywana co miesiąc

  Tracisz historię i nie wiesz, co wysłałeś. Każda waluacja to osobna zakładka i osobny PDF.

• Wariacje bez statusu

  Wszystkie wpadają do sumy, także te, których klient nie zatwierdził. Klient je odrzuci i zakwestionuje resztę.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.