Pierwsza waluacja na nowej budowie: od czego zacząć

Nowa budowa, nowy klient, ekipa weszła w poniedziałek. Po trzech tygodniach kontener stoi, wykopy zrobione, beton zamówiony, a Ty dopiero teraz otwierasz umowę, żeby sprawdzić, kiedy masz wysłać pierwszą waluację i do kogo. Okazuje się, że termin był wczoraj, a QS klienta chce rozbicia na pozycje, którego nikt nie przygotował. Pierwsza waluacja ustawia rytm płatności na całą budowę. Jeśli ją spóźnisz albo wyślesz w złej formie, każda następna będzie walką. Poniżej piszemy, co zrobić przed startem i jak ją przygotować.

Pierwsza waluacja zaczyna się przed pierwszym dniem budowy

Większość pracy przy pierwszej waluacji robisz, zanim ekipa wejdzie na budowę. W dniu waluacji nie masz czasu ustalać, jak liczyć. Masz tylko wpisać procenty do tabeli, którą klient już zna.

Co musisz wiedzieć z umowy

Przeczytaj umowę pod kątem płatności i wypisz sobie na jednej kartce:

• Okres waluacji

  Co miesiąc, co dwa tygodnie albo po etapie. Od tego zależy, kiedy wysyłasz pierwszą aplikację o płatność.

• Dzień wysłania

  Konkretna data albo dzień miesiąca. Wpisz go do kalendarza na całą budowę, nie tylko na pierwszy miesiąc.

• Odbiorca

  Klient, jego QS, architekt albo contract administrator. Waluacja wysłana do złej osoby może nie liczyć się jako złożona.

• Forma

  E-mail, platforma klienta, papier. Czy trzeba dołączyć zdjęcia, faktury za materiały, rejestr wariacji.

• Retencja

  Stawka R%, termin i warunki zwrotu. Ustawa nie podaje stawki, więc wszystko bierzesz z Twojej umowy.

• Materiały

  Czy materiały na budowie wchodzą do waluacji i czy umowa w ogóle pozwala na materiały poza budową.

Jeśli czegoś z tej listy nie ma w umowie, zapytaj klienta na piśmie przed startem. Odpowiedź z e-maila to lepsza podstawa niż ustalenie przy kawie.

Kto Ci płaci i na jakich zasadach

Sprawdź, czy umowa jest objęta Construction Act, czyli Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996. Ustawa zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy wszystkie terminy i zasady płatności zależą od umowy. Jeśli budujesz dla firmy albo dewelopera, a umowa nie ma zasad płatności zgodnych z ustawą, stosuje się Scheme for Construction Contracts. W Scheme due date to 7 dni po końcu okresu albo po złożeniu aplikacji, co nastąpi później, a final date for payment to 17 dni po due date.

Co wpisać do pierwszej waluacji

Pierwsza waluacja jest zwykle mała, ale ma pełny układ. Klient i jego QS uczą się na niej Twojego sposobu liczenia. Jeśli od początku zobaczą porządek, rzadziej będą szukać dziury w następnych.

Wpisujesz wszystkie pozycje z kosztorysu, także te, których jeszcze nie zacząłeś, z zerem w kolumnie procentu. Klient widzi wtedy cały kontrakt i wie, ile zostało. Więcej o tym, jak wygląda waluacja na budowie w kolejnych miesiącach, piszemy na stronie usługi.

Preliminaria od pierwszego dnia

Przy pierwszej waluacji najczęściej ucieka pozycja preliminariów. Kontener, ogrodzenie, toaleta, rusztowanie, zarządzanie budową. To kosztuje od pierwszego tygodnia. Jeśli umowa nie mówi inaczej, rozłóż preliminaria na część jednorazową (ustawienie zaplecza) i część zależną od czasu.

Przykład: dobudowa dla klienta prywatnego, preliminaria w kosztorysie to pozycja A. Ustalasz z klientem przed startem, że 30% z A to ustawienie zaplecza, a 70% z A rozkłada się równo na planowane miesiące budowy. Po pierwszym miesiącu z planowanych pięciu wpisujesz 30% z A plus 14% z A, czyli 44% z A. Bez tego ustalenia QS klienta mógłby wpisać 20% z A, bo minął jeden miesiąc z pięciu.

Materiały i wariacje

W pierwszym miesiącu często masz już na budowie stal, bloczki albo okna zamówione z wyprzedzeniem. Jeśli umowa na to pozwala, wpisz je jako materiały na budowie, ze zdjęciem i fakturą od dostawcy. Wariacje z pierwszych tygodni zapisz w rejestrze od numeru W1, nawet jeśli to drobiazgi. Pokaż osobno te zatwierdzone i te czekające na akceptację.

Pierwsza waluacja krok po kroku

1. Wypisz zasady płatności z umowy

   Okres, dzień wysłania, odbiorcę, formę, retencję R% i materiały. Wszystko na jednej kartce.

2. Rozbij kosztorys na pozycje

   Każda pozycja z wartością i literą. Jeśli kosztorys był jedną kwotą, rozbij go przed startem.

3. Uzgodnij układ z klientem

   Wyślij pustą tabelę waluacji przed budową i poproś o akceptację układu na piśmie.

4. Ustal sposób liczenia preliminariów

   Część jednorazowa i część zależna od czasu, w procentach z pozycji A.

5. Zrób zdjęcia stanu wyjściowego

   Pierwszego dnia, z datą. To punkt odniesienia dla każdego procentu wykonania.

6. Załóż rejestr wariacji

   Numer, data, opis, kto zlecił, status akceptacji. Od pierwszego tygodnia budowy.

7. Zrób obchód w dniu waluacji

   Pozycja po pozycji, ze zdjęciami. Wpisz procenty narastająco.

8. Wyślij w terminie i zapisz daty

   Potwierdzenie wysłania zachowaj. Do kalendarza wpisz due date i final date.

Jeśli wolisz, żeby pierwszą waluację i kolejne przygotował ktoś, kto mówi po polsku i zna brytyjskie umowy, zobacz, jak pracuje polski QS w UK.

Najczęstsze błędy

• Czytanie umowy po terminie

  Termin pierwszej waluacji mija, a Ty dopiero sprawdzasz, kiedy był. Zasady wypisz przed startem.

• Wysłanie samej faktury

  Bez rozbicia na pozycje klient nie wie, za co płaci, i ma pretekst, żeby obciąć albo wstrzymać kwotę.

• Pominięcie preliminariów

  Zaplecze i rusztowanie kosztują od pierwszego dnia. Wpisz je w pierwszej waluacji, jak pozwala umowa.

• Tylko pozycje rozpoczęte

  Klient nie widzi całego kontraktu. Wpisz wszystkie pozycje, także te z zerowym procentem wykonania.

• Brak zdjęć z pierwszego dnia

  Bez stanu wyjściowego trudno potem obronić procent wykonania, gdy QS klienta go zakwestionuje.

• Wariacje bez rejestru

  Drobne zmiany z pierwszych tygodni giną. Po trzech miesiącach nikt nie pamięta, kto je zlecił i kiedy.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.