Płatności etapowe (milestones): waluacja po etapie

Umowa na dobudowę ma pięć płatności etapowych. Druga rata jest „po stanie surowym z dachem”. Dach jest pokryty, ale brakuje obróbek przy kominie, bo blacharz przyjdzie dopiero w przyszłym tygodniu. Wysyłasz prośbę o ratę, a klient odpisuje, że etap nie jest skończony i zapłaci, gdy będzie. Przez tydzień czekasz na całą kwotę z powodu roboty wartej ułamek raty. Płatności etapowe są proste, dopóki wszyscy zgadzają się, kiedy etap jest skończony. Gdy się nie zgadzają, waluacja po etapie musi to udowodnić.

Płatności etapowe: jak działa waluacja po etapie

Przy płatnościach etapowych (milestones) nie liczysz procentu wykonania co miesiąc. Klient płaci ustaloną kwotę, gdy etap jest skończony. Waluacja po etapie to więc nie wycena pozycja po pozycji, tylko dowód, że warunek z umowy jest spełniony, plus wszystko, co doszło poza ratą: wariacje, materiały, jeśli umowa je przewiduje, i potrącenia.

Najważniejsze jest zdanie w umowie, które opisuje koniec etapu. „Po dachu” może znaczyć więźbę, pokrycie albo cały dach z obróbkami i rynnami. Im dokładniej opisany koniec etapu, tym mniej dyskusji przy każdej racie. Jeśli opis jest ogólny, przygotuj się na to, że klient przeczyta go na swoją korzyść.

Co ma zawierać prośba o płatność po etapie

• Nazwa i opis etapu

  Przepisz z umowy, słowo w słowo, co składa się na etap. Klient porównuje z tym, co podpisał.

• Dowód zakończenia

  Zdjęcia z datą, a przy etapach z odbiorem także potwierdzenie inspekcji. Pokaż każdy element z opisu.

• Wariacje w tym okresie

  Zatwierdzone zmiany osobno, z numerami i cenami. Nie czekaj z nimi do ostatniej raty na koniec.

• Kwota i potrącenia

  Rata z umowy, plus wariacje, minus retencja i zaliczka, jeśli umowa tak mówi. Jedna kwota do zapłaty.

Gdy etap jest prawie skończony

To najczęstszy spór przy płatnościach etapowych. Brakuje drobnej rzeczy, a klient wstrzymuje całą ratę. Co wtedy wolno, zależy od umowy. Jeśli umowa mówi tylko „rata po etapie”, klient może trzymać się dosłownego brzmienia. Dlatego przy pisaniu umowy warto dodać zapis, że etap uznaje się za skończony mimo drobnych braków, które nie przeszkadzają w dalszych robotach, a braki usuwasz w ustalonym czasie.

Druga ochrona to długość etapów. Jeśli etap trwa kilka miesięcy, przez cały ten czas pracujesz na swoich pieniądzach. Przy długich etapach zaproponuj klientowi płatności okresowe w trakcie etapu, na przykład według procentu wykonania, a ratę etapową jako rozliczenie reszty po jego zakończeniu.

Pamiętaj o prawie. Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy zasady płatności etapowych wynikają wyłącznie z umowy: opis etapu, termin zapłaty i to, co klient może wstrzymać. Przy robotach dla firm i deweloperów, gdy umowa nie ma zasad płatności zgodnych z ustawą, stosuje się Scheme for Construction Contracts. Payment notice i pay less notice działają wtedy także przy ratach etapowych.

Przykład: dobudowa dla klienta prywatnego w Hampshire. Umowa opisuje każdy etap listą robót, a przy fundamentach i dachu dodaje potwierdzenie inspekcji. Rata za stan surowy ma zapis, że drobne braki do określonej wartości nie wstrzymują płatności, tylko trafiają na listę do usunięcia. Gdy blacharz się spóźnia, wykonawca wysyła ratę z listą braków i zdjęciami. Klient płaci ratę, a obróbki są zrobione w następnym tygodniu.

Faktura za etap

Według przewodnika HMRC o budownictwie (VAT Notice 708) przy usługach budowlanych w umowach z płatnościami okresowymi albo etapowymi obowiązek VAT powstaje w chwili, która nastąpi wcześniej: otrzymania zapłaty albo wystawienia faktury VAT. Jeśli wystawiasz fakturę VAT razem z prośbą o ratę, a klient zapłaci mniej, różnicę trzeba będzie korygować. Kolejność dokumentów ustal z księgową.

Jak przygotować waluację po etapie krok po kroku

1. Przeczytaj opis etapu

   Wypisz z umowy każdy element, który musi być zrobiony. To Twoja lista kontrolna przed prośbą o ratę.

2. Sprawdź etap na budowie

   Przejdź listę punkt po punkcie. Czego brakuje, dokończ albo zapisz z terminem usunięcia.

3. Zrób zdjęcia zakończenia

   Każdy element z opisu etapu, z datą. Przy etapach z inspekcją dołącz potwierdzenie odbioru.

4. Dodaj wariacje

   Zatwierdzone zmiany z tego okresu, osobno, z numerami. Czekające pokaż oddzielnie jako kwotę, o którą wnosisz.

5. Policz kwotę

   Rata z umowy, plus wariacje, minus retencja i zaliczka według umowy. Zapisz wyliczenie, nie samą sumę.

6. Wyślij w dniu zakończenia

   Nie czekaj do końca miesiąca. Termin zapłaty zwykle liczy się od Twojej prośby albo od etapu.

Jeśli etapy w Twoich umowach są opisane zbyt ogólnie, warto je ułożyć z pozycji wyceny. Tak robi to polski kosztorysant w UK, łącząc kosztorys z harmonogramem płatności. Jak wygląda u nas waluacja przy umowach z ratami, opisujemy na stronie o tym, jak działają płatności etapowe.

Najczęstsze błędy

• Ogólny opis etapu

  „Po dachu” bez listy robót. Klient sam decyduje, kiedy dach jest skończony, i zwykle decyduje później.

• Cała rata za drobny brak

  Umowa nie przewiduje drobnych braków, więc jedna obróbka wstrzymuje całą płatność za etap.

• Za długie etapy

  Etap trwa kilka miesięcy, a Ty płacisz ludziom i dostawcom z własnego konta, czekając na jedną ratę.

• Prośba bez dowodów

  Wysyłasz „etap skończony, proszę o ratę” bez zdjęć. Klient jedzie sprawdzić i płaci tydzień później.

• Wariacje odkładane na koniec

  Zmiany zbierają się przez całą budowę i lądują w ostatniej racie, gdy klient najmniej chce płacić.

• Faktura przed ustaleniem kwoty

  Wystawiasz fakturę VAT na pełną ratę, a klient płaci mniej. Zostaje korekta z księgową.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.