Confirmation of verbal instruction: potwierdzenie ustnego polecenia

Architekt klienta przyjeżdża na budowę, ogląda strop i mówi kierownikowi: „Dajcie tu dodatkową belkę, rysunek doślę”. Rysunek nie przychodzi. Belka jest zamontowana, a po dwóch miesiącach QS klienta wycina ją z waluacji, bo „nie ma instrukcji”. Tak wygląda najczęstsza strata na wariacjach w UK: polecenie było, ale tylko ustne. Rozwiązaniem jest jedno krótkie pismo, które Brytyjczycy nazywają confirmation of verbal instruction, w skrócie CVI. Po polsku to potwierdzenie ustnego polecenia. Wysłane tego samego dnia zamienia słowa na budowie w dokument, który można dopisać do waluacji.

Confirmation of verbal instruction: co to za pismo

CVI to pismo od wykonawcy do osoby, która wydała polecenie. Potwierdzasz w nim, co usłyszałeś, kto to powiedział i kiedy. Nie prosisz o zgodę na zmianę, tylko zapisujesz polecenie, które już padło. Dzięki temu druga strona musi albo je potwierdzić, albo od razu zaprotestować. Milczenie też jest śladem.

Takie pismo wysyłasz do architekta, contract administratora, kierownika budowy głównego wykonawcy albo do samego klienta, zależnie od tego, kto wydaje polecenia na Twojej budowie. Jeśli jesteś podwykonawcą, CVI idzie do głównego wykonawcy, bo to on jest Twoją stroną umowy.

Co mówi umowa

Najpierw sprawdź, kto według umowy może wydawać polecenia i w jakiej formie. Według wytycznych JCT do umowy Minor Works polecenia wykonawcy wydaje architekt albo contract administrator, a klient, który chce zmiany, ma się zwrócić do niego. W umowie JCT Standard Building Contract 2024 polecenia wydane inaczej niż na piśmie mają osobny zapis (Instructions other than in writing). Co dokładnie mówi i jakie daje terminy, sprawdź w swojej wersji umowy. JCT wydaje też gotowy wzór instrukcji architekta (Architect/Contract Administrator's Instruction) w pakiecie wzorów do SBC 2024.

Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Przy takim kliencie nie ma zwykle architekta, a polecenia padają w kuchni przy kawie. Wtedy to, czy i jak płaci się za zmianę, zależy wyłącznie od umowy i od dowodów. CVI działa tu tak samo dobrze.

Co musi być w potwierdzeniu

• Numer i data pisma

  Kolejny numer CVI w Twoim rejestrze i data wysłania, żeby każde potwierdzenie dało się łatwo znaleźć.

• Kto, kiedy i gdzie

  Imię i funkcja osoby, która wydała polecenie, data, godzina i miejsce na budowie, gdzie to padło.

• Opis polecenia

  Co dokładnie masz zrobić, gdzie i z jakiego materiału, z odnośnikiem do rysunku, jeśli taki istnieje.

• Wpływ na cenę i termin

  Zdanie, że uznajesz to za wariację, z ceną albo zapowiedzią wyceny i wpływem na termin.

• Prośba o potwierdzenie

  Na koniec prośba o pisemne potwierdzenie albo instrukcję, w rozsądnym terminie z umowy.

• Załączniki

  Zdjęcie miejsca przed zmianą, szkic z budowy albo notatka z dziennika. Wszystko, co pokazuje kontekst.

Jak wysyłać CVI krok po kroku

1. Zapisz polecenie od razu

   Na budowie zanotuj w telefonie, kto, co i kiedy powiedział, i zrób zdjęcie miejsca.

2. Napisz CVI tego samego dnia

   Krótko, po angielsku, według listy wyżej. Lepiej trzy zdania dziś niż strona za tydzień.

3. Wyślij do właściwej osoby

   Do tej, która według umowy wydaje polecenia, a kopię do klienta albo głównego wykonawcy.

4. Wpisz pismo do rejestru

   Numer CVI, data, opis i status: czeka na potwierdzenie, potwierdzone albo zakwestionowane.

5. Przypomnij się, gdy brak odpowiedzi

   Po kilku dniach wyślij krótkie przypomnienie z numerem CVI w temacie maila.

6. Dopisz zmianę do waluacji

   Potwierdzoną zmianę ujmij jako wariację, a niepotwierdzoną pokaż osobno jako czekającą.

Po angielsku wystarczy kilka zdań. Na przykład: „Confirmation of Verbal Instruction No. 7. On site today at 10am, the architect instructed us to install an additional steel beam above the kitchen opening. We consider this a variation. A quotation will follow within the period set out in the contract. Please confirm this instruction in writing.”

Wysyłaj CVI mailem, a nie tylko SMS-em czy na WhatsAppie. Mail ma datę, adresata i załączniki, łatwo go potem wydrukować i dołączyć do waluacji albo do rozliczenia końcowego. Jeśli polecenie przyszło w wiadomości na telefonie, i tak potwierdź je mailem z kolejnym numerem CVI.

Przykład: przebudowa domu w Midlands dla dewelopera. Kierownik budowy klienta prosi ustnie o przesunięcie gniazdek w trzech pokojach. Wykonawca wysyła CVI jeszcze tego dnia. Po tygodniu bez odpowiedzi wysyła przypomnienie. Przy waluacji QS klienta pyta o te gniazdka, a wykonawca pokazuje oba maile z datami. Pozycja zostaje w waluacji, a rozmowa dotyczy już tylko ceny.

CVI nie zastąpi umowy ani wyceny, ale jest najtańszym zabezpieczeniem, jakie masz. Pięć minut na mail oszczędza tygodnie sporu o to, kto co powiedział. Jeśli chcesz, żeby rejestr poleceń i wariacje prowadził ktoś za Ciebie, zobacz, jak pracuje polski quantity surveyor w UK.

Najczęstsze błędy

• Potwierdzenie po tygodniu

  Pismo wysłane po czasie wygląda na dopisane pod spór. Wysyłaj CVI tego samego dnia.

• Ogólny opis

  Zdanie „jak ustaliliśmy na budowie” nic nie znaczy. Opisz, co, gdzie i z czego, jak w zleceniu.

• Polecenie od złej osoby

  CVI do kogoś, kto według umowy nie wydaje poleceń. Wyślij kopię do osoby, która je wydaje.

• Brak słowa o cenie

  Pismo nie mówi, że to wariacja. Klient potem twierdzi, że myślał, iż zmiana była w cenie.

• Brak rejestru

  CVI giną w skrzynce mailowej. Na koniec budowy nikt nie wie, które są potwierdzone, a które nie.

• Brak przypomnienia

  Polecenie bez odpowiedzi zostaje bez odpowiedzi do końca budowy, aż do sporu o rozliczenie.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.