Jak dokumentować roboty dodatkowe na budowie: 5 nawyków

Koniec budowy. Siadasz do rozliczenia i próbujesz sobie przypomnieć wszystkie zmiany. Dodatkowe gniazdka były w marcu, chyba. Ścianka w łazience w kwietniu. Zmiana płytek, ale czy klient wtedy dopłacił? Szukasz w telefonie, w mailach, w notesie w samochodzie. Połowę znajdujesz, połowę klient kwestionuje. Jak udokumentować roboty dodatkowe, żeby nie było tej sceny? Nie potrzebujesz biura ani skomplikowanego systemu. Potrzebujesz pięciu nawyków, które robisz zawsze, przy każdej zmianie, nawet najmniejszej.

Jak udokumentować roboty dodatkowe: co musi zostać po każdej zmianie

Dobra dokumentacja zmiany odpowiada na proste pytania: kto prosił, o co, ile to kosztuje, czy klient się zgodził, kiedy zrobiłeś robotę i jak wyglądało miejsce przed i po. Jeśli po pół roku obca osoba może z Twoich papierów odtworzyć historię zmiany, dokumentacja jest dobra.

• Numer zmiany

  Każda zmiana ma swój numer i jedną linię w rejestrze. Bez numeru zmiany mieszają się w jedną „extras”.

• Zapis prośby

  Kto, kiedy i o co prosił. Wiadomość od klienta albo notatka z rozmowy z datą i nazwiskiem osoby.

• Wycena na piśmie

  Opis, cena z rozbiciem i wpływ na termin. Wysłana do klienta, zanim zaczniesz robotę.

• Akceptacja klienta

  Podpis, e-mail albo wiadomość z jasną zgodą na cenę. Kciuk w górę to za mało, potrzebne są słowa.

• Zdjęcia przed i po

  Z datą, z tego samego miejsca. Pokazują, co zastałeś, co zrobiłeś i że klient to widział.

• Czas i materiały

  Godziny ludzi, faktury za materiał, wynajem sprzętu. Przydają się, gdy klient zakwestionuje cenę.

Dlaczego to ważne przy płatnościach

Zmiana, której nie da się udokumentować, zwykle nie wchodzi do waluacji albo jest z niej wycinana. Jeśli umowa jest objęta Construction Act, a klient chce zapłacić mniej, musi wysłać pay less notice przed terminem z umowy i podać kwotę oraz podstawę wyliczenia. Gdy jako podstawę podaje „brak zlecenia zmiany”, odpowiadasz dokumentem: prośbą, wyceną i akceptacją.

Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy wszystko zależy od umowy, a przy sporze o zmianę liczy się głównie to, co udowodnisz. Przy klientach prywatnych dokumentacja jest więc jeszcze ważniejsza, bo ustawa nie daje Ci terminów ani pism.

5 nawyków krok po kroku

1. Nawyk pierwszy: numer od razu

   Każda prośba klienta dostaje numer tego samego dnia, zanim zaczniesz o niej rozmawiać z ekipą.

2. Nawyk drugi: wiadomość po rozmowie

   Każde ustalenie słowne potwierdzasz krótkim e-mailem albo wiadomością z opisem i ceną.

3. Nawyk trzeci: zdjęcie przed robotą

   Zanim ruszysz, robisz zdjęcie miejsca z datą. Po skończeniu robisz drugie z tego samego miejsca.

4. Nawyk czwarty: zgoda przed startem

   Nie zaczynasz zmiany bez akceptacji klienta, chyba że robota nie może czekać. Wtedy piszesz tego dnia.

5. Nawyk piąty: piątkowy przegląd

   W piątek przeglądasz rejestr: co czeka na akceptację, co zrobione, co wpisać do najbliższej waluacji.

Każdy z tych nawyków zajmuje kilka minut. Razem dają Ci teczkę zmiany, której klient nie podważy bez dobrego powodu. Najtrudniejszy jest nawyk czwarty, bo na budowie często nie ma czasu czekać. Jeśli musisz zacząć przed akceptacją, napisz to wprost w wiadomości: „zaczynamy dziś, żeby nie blokować tynków, cena jak w wycenie, proszę o potwierdzenie”. Wtedy klient wie, na co się zgadza, a Ty masz ślad.

Nawyk piąty jest najczęściej pomijany, bo w piątek każdy chce już do domu. Tymczasem to on spina resztę. Pięć minut z rejestrem pokazuje, które zmiany wiszą bez odpowiedzi od tygodnia i o co trzeba klientowi przypomnieć. Pokazuje też, co dopisać do najbliższej waluacji, zanim minie termin jej wysłania. Bez tego przeglądu zmiany są zrobione, udokumentowane i dalej niezapłacone, bo nikt ich nie wpisał do kwoty.

Sam rejestr nie musi być skomplikowany. Wystarczy pięć kolumn: numer, data prośby, opis, cena i status. Status ma trzy wartości: czeka, zatwierdzona, odrzucona. Możesz go prowadzić w zeszycie, w arkuszu albo w programie. Liczy się to, żeby był jeden, aktualny i dostępny także wtedy, gdy Ciebie nie ma na budowie.

Przykład: dobudowa dla klienta prywatnego pod Nottingham. Wykonawca prowadzi prosty rejestr w telefonie: numer, data, opis, cena, status. Zdjęcia zapisuje w folderze z numerem zmiany. W piątki wysyła klientowi listę zmian czekających na akceptację. Przy rozliczeniu końcowym klient kwestionuje jedną z dziewięciu zmian. Wykonawca pokazuje zdjęcie, wiadomość i odpowiedź klienta. Spór trwa jeden dzień.

W programie QScope, w którym prowadzimy rozliczenia, klient zatwierdza, odrzuca albo dopytuje o zmianę na miejscu, a każda decyzja zostaje zapisana. Zobacz, jak wygląda taki rejestr wariacji. Jeśli chcesz, żeby ktoś prowadził to za Ciebie, zobacz, jak obsługujemy wariacje.

Najczęstsze błędy

• Dokumentacja na koniec budowy

  Zbierasz papiery, gdy klient już kwestionuje. Wtedy brakuje zdjęć, dat i połowy wiadomości.

• Zdjęcia bez daty i miejsca

  Sto zdjęć w galerii bez opisu nic nie daje. Zapisuj je w folderze z numerem zmiany.

• Notatki tylko w głowie

  Po trzech miesiącach nie pamiętasz, czy klient zgodził się na cenę, czy tylko o nią pytał.

• Jeden rejestr dla wszystkich budów

  Zmiany z różnych budów mieszają się ze sobą. Każda budowa ma mieć swój osobny rejestr.

• Brak statusu zmiany

  Nie wiesz, co zatwierdzone, a co czeka. Do waluacji trafiają zmiany bez akceptacji i klient je odrzuca.

• Ustalenia z ekipą zamiast z klientem

  Pracownik obiecuje coś klientowi na budowie, a Ty dowiadujesz się o tym przy płatności.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.