Za dużo wariacji: kiedy renegocjować umowę

Miała być dobudowa kuchni z otwarciem na salon. Po trzech miesiącach klient dołożył łazienkę na piętrze, zmienił okna, przesunął schody i chce jeszcze garaż przerobić na gabinet. Każda zmiana z osobna to mała wariacja. Razem to już inna budowa: inna cena, inny termin, inna ekipa. A umowa dalej mówi o kuchni i dacie zakończenia sprzed wszystkich zmian. Za dużo wariacji to moment, w którym przestaje wystarczać wycena kolejnej zmiany. Trzeba usiąść z klientem i ustalić zasady od nowa.

Za dużo wariacji: po czym to poznać

Nie ma jednej liczby, po której wariacji jest „za dużo”. Liczy się to, czy umowa nadal opisuje robotę, którą faktycznie robisz. Jeśli nie, każda kolejna zmiana dokłada problemów, których nie da się rozwiązać pojedynczą wyceną.

Sygnały, że umowa przestała pasować

• Zakres zmienił się w całości

  Lista zmian jest dłuższa niż opis robót w umowie, a rysunki z umowy nikomu już się nie przydają.

• Termin jest fikcją

  Data zakończenia z umowy nie uwzględnia żadnej zmiany i obie strony wiedzą, że jej nie dotrzymacie.

• Koszty ogólne nie wystarczają

  Rusztowanie, kontener, kierownik i ubezpieczenie trwają dłużej, niż przewidziałeś w cenie.

• Płatności nie nadążają

  Wariacje czekają na zatwierdzenie tygodniami, a Ty finansujesz budowę z własnych pieniędzy.

• Projekt powstaje w trakcie

  Klient decyduje na bieżąco, rysunki przychodzą po robocie, a Ty wyceniasz zmiany po fakcie.

• Rośnie liczba sporów

  Coraz więcej rozmów o tym, co było w cenie, a co nie. Każda waluacja zaczyna się od kłótni.

Co mówi umowa

Sprawdź, co umowa mówi o zmianach: kto je zleca, jak się je wycenia i czy wpływają na termin. Przy umowie JCT procedury zmian i przedłużenia terminu są w samej umowie, więc najpierw użyj tych, które masz. Renegocjacja nie zastępuje umowy, tylko ją uzupełnia tam, gdzie przestała pasować.

Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy zasady płatności, terminy i to, co dzieje się przy zmianach, zależą wyłącznie od umowy. Przy umowie z mało szczegółowymi zapisami albo bez umowy na piśmie renegocjacja przy dużej liczbie zmian jest tym ważniejsza.

Co można zmienić w umowie

• Cenę albo zasady wyceny

  Nowa suma za cały zakres albo jasne zasady liczenia kolejnych zmian, np. stawki z kosztorysu.

• Termin zakończenia

  Nowa data, policzona z tygodni, które dokładają zmiany, wpisana do umowy zamiast starej daty.

• Harmonogram płatności

  Częstsze waluacje albo płatność za każdy nowy etap, żebyś nie finansował budowy sam.

• Zasady kolejnych zmian

  Kto zleca, w jakiej formie, w jakim czasie dostaje wycenę i kiedy zaczynasz robotę.

Jak renegocjować umowę krok po kroku

1. Policz wszystkie zmiany

   Rejestr wariacji z ceną, statusem i wpływem na termin, od pierwszej do ostatniej, w jednym zestawieniu.

2. Pokaż, co zostało z pierwotnego zakresu

   Które roboty z umowy są nadal aktualne, które wypadły, a które zmieniły się całkiem.

3. Policz nowy termin i koszty ogólne

   Ile tygodni dokładają zmiany i ile kosztuje dłuższe utrzymanie budowy według Twojego kosztorysu.

4. Przygotuj propozycję na piśmie

   Nowa cena albo zasady wyceny, nowy termin i nowy harmonogram płatności, krótko i po angielsku.

5. Umów spotkanie z klientem

   Omów propozycję na spokojnie, z liczbami przed sobą, a nie w biegu na budowie przy ekipie.

6. Zamknij stare wariacje

   Zanim zaczniecie nowe zasady, uzgodnijcie ceny zmian już wykonanych, żeby nic nie zawisło w powietrzu.

7. Zapisz ustalenia i podpiszcie je

   Aneks albo nowy dokument, w którym jest cena, termin, płatności i zasady kolejnych zmian.

Przykład z literami: cena z umowy C. Wariacje do dziś W, z czego zatwierdzone tylko część. Nowy zakres dokłada kolejne tygodnie, a koszty ogólne za tydzień to T. Propozycja dla klienta: zamknąć dotychczasowe wariacje kwotą W, ustalić nową cenę za dodatkowy zakres, doliczyć T za każdy dodatkowy tydzień i wpisać nową datę zakończenia. Klient widzi całość, a nie dwadzieścia osobnych kwot.

Renegocjacja to nie groźba zejścia z budowy. Klient, który dokłada zmiany, zwykle nie chce Ci zaszkodzić, tylko nie widzi, ile już tego jest. Pokaż mu liczby i nowy plan. Często sam woli jedną jasną cenę niż kolejne zaskoczenia przy każdej waluacji.

Nie czekaj z tym do końca budowy. Najlepszy moment to chwila, w której widzisz, że zmiany przestały być dodatkiem do roboty i stały się robotą. Później każda strona ma już swoją wersję wydarzeń, a pieniądze są rozjechane.

Na przyszłość dobra umowa budowlana w UK ma zapisane zasady zmian, wpływ na termin i sposób wyceny, zanim padnie pierwsza wariacja. Jeśli chcesz, żeby ktoś przygotował zestawienie zmian i propozycję dla klienta, zobacz, jak pracuje polski QS w UK.

Najczęstsze błędy

• Wycena zmian pojedynczo bez końca

  Każda zmiana z osobna wygląda niewinnie, a razem zjadają marżę, termin i cierpliwość.

• Stary termin bez zmian

  Data zakończenia z umowy zostaje, choć zakres się podwoił. Potem klient liczy opóźnienie od niej.

• Zapomniane koszty ogólne

  Dłuższa budowa to dłużej rusztowanie, kontener i ubezpieczenie. Nie ma ich w cenie zmian.

• Renegocjacja w złości

  Rozmowa zaczęta od pretensji przy ekipie kończy się gorzej niż spokojne spotkanie z liczbami.

• Nowe zasady bez zamknięcia starych

  Nowa cena ustalona, a dawne wariacje dalej bez zatwierdzenia i bez ceny.

• Ustalenia tylko na słowo

  Klient zgodził się w rozmowie, ale nic nie podpisał. Po miesiącu pamięta inaczej niż Ty.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.