Lista kontrolna przed odbiorem budowy

Piątek, ostatni dzień na budowie. Klient przychodzi na odbiór, a w łazience brakuje silikonu, w kuchni nie ma instrukcji do piekarnika, a certyfikatu od elektryka nikt nie widział, bo leży w samochodzie podwykonawcy. Klient mówi, że „wróci, jak będzie gotowe”. Odbiór przesuwa się o dwa tygodnie, a z nim ostatnia płatność i retencja. Taki scenariusz da się prawie zawsze uprzedzić. Lista kontrolna odbioru to zestaw rzeczy, które sprawdzasz sam kilka dni wcześniej, zanim zaprosisz klienta. Poniżej znajdziesz taką listę po polsku, podzieloną na roboty, dokumenty, pieniądze i teren.

Lista kontrolna odbioru: co sprawdzić, zanim zaprosisz klienta

Odbiór to nie tylko obejście budowy. To moment, od którego w wielu umowach zaczynają się nowe terminy: okres usuwania wad, zwrot części retencji, rozliczenie końcowe. Dlatego do odbioru przygotowujesz się tak samo jak do waluacji: z dokumentami, a nie z pamięci. Klient, który na odbiorze dostaje teczkę z certyfikatami i widzi posprzątaną budowę, dużo rzadziej szuka powodów, żeby odbiór odłożyć.

Najpierw przeczytaj w umowie, jak wygląda odbiór. Kto go potwierdza, w jakiej formie i czego oczekuje od Ciebie przed tym dniem. Według wydawcy JCT w umowie Standard Building Contract practical completion potwierdza certyfikatem contract administrator, a w umowie Design and Build oświadczenie wystawia klient. Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy to, jak wygląda odbiór i co z niego wynika dla płatności, zależy wyłącznie od umowy.

Roboty

• Własny przegląd usterek

  Obejdź budowę z kierownikiem kilka dni przed odbiorem i spisz wszystko, co trzeba poprawić.

• Zakres z umowy i wariacji

  Sprawdź, czy wykonano każdą pozycję z umowy i z zatwierdzonych zmian, a nie tylko to, co widać.

• Instalacje działają

  Ogrzewanie, woda, prąd, wentylacja i odpływy uruchomione i sprawdzone, a nie tylko podłączone.

• Wykończenia bez śladów

  Ściany, podłogi, okna i drzwi czyste, bez zachlapań, folii, taśmy i porysowanych powierzchni.

Dokumenty

• Certyfikaty instalacji

  Elektryka, gaz, ogrzewanie i inne instalacje, które wymagają zaświadczenia od wykonawcy.

• Building control

  Jeśli robota wymagała zgłoszenia, sprawdź, czy była inspekcja końcowa i czy jest zaświadczenie.

• Gwarancje i instrukcje

  Karty gwarancyjne i instrukcje obsługi urządzeń, okien, kotła i sprzętu w kuchni, w jednej teczce.

• Rysunki powykonawcze

  Jeśli umowa ich wymaga, rysunki pokazujące, co faktycznie zbudowano, z przebiegiem instalacji.

Pieniądze

• Ostatnia waluacja

  Wysłana przed odbiorem, z robotami wykonanymi do dziś i zatwierdzonymi wariacjami w osobnych pozycjach.

• Rejestr wariacji

  Każda zmiana z ceną i statusem, żeby po odbiorze nie zaczynać sporu o to, co było zlecone.

• Retencja

  Ile zatrzymano, ile ma wrócić przy odbiorze i kiedy reszta, według zapisów Twojej umowy.

• Podwykonawcy rozliczeni

  Ich roboty skończone i odebrane przez Ciebie, a ich usterki dopisane do Twojej listy.

Teren

• Sprzątanie

  Budowa posprzątana, odpady wywiezione, kontener zabrany, a ogród i podjazd doprowadzone do porządku.

• Klucze i kody

  Wszystkie klucze, piloty i kody opisane i gotowe do przekazania klientowi za pokwitowaniem.

• Liczniki

  Zdjęcia stanów liczników prądu, gazu i wody w dniu odbioru, na wypadek pytań o rachunki.

• Ochrona zdjęta

  Folie, płyty i taśmy zdjęte z podłóg, schodów i okien, a uszkodzenia pod nimi sprawdzone.

Jak przygotować odbiór krok po kroku

1. Przeczytaj zapisy o odbiorze

   Kto potwierdza, w jakiej formie i jakie dokumenty masz dostarczyć przed tym dniem.

2. Zrób własny przegląd tydzień wcześniej

   Obejdź budowę z listą i spisz usterki, zanim zrobi to klient.

3. Popraw usterki i zbierz dokumenty

   Daj ekipie listę z terminem, a sam zbierz certyfikaty, gwarancje i instrukcje.

4. Wyślij ostatnią waluację

   Ujmij wszystko, co wykonane, i zatwierdzone wariacje, zanim klient zacznie rozmowę o odbiorze.

5. Zaproś klienta na piśmie

   Mail z datą, godziną i informacją, że budowa jest gotowa do odbioru.

6. Przejdź budowę razem z klientem

   Zapisujcie uwagi na jednej liście i zróbcie zdjęcia każdego zgłoszonego miejsca.

7. Potwierdź odbiór i listę usterek

   Wyślij mail z datą odbioru, listą usterek do poprawy i terminem ich usunięcia.

W dniu odbioru zrób też własną dokumentację. Zdjęcia każdego pomieszczenia z datą, zdjęcia liczników i krótka notatka, kto był obecny i co ustaliliście. Jeśli za kilka miesięcy klient zgłosi pęknięcie albo porysowaną podłogę, te zdjęcia pokażą, w jakim stanie oddałeś budowę. Bez nich zostaje słowo przeciwko słowu.

Lista kontrolna nie musi być długa ani ładna. Ważne, żeby była ta sama na każdej budowie i żeby ktoś ją faktycznie odhaczył. Po dwóch, trzech odbiorach zobaczysz, które punkty zawsze wypadają, i zaczniesz je robić wcześniej.

Jeśli chcesz, żeby ktoś przygotował dokumenty, ostatnią waluację i rozliczenie na koniec budowy za Ciebie, po polsku, zobacz, jak pracuje polski QS w UK.

Najczęstsze błędy

• Odbiór bez własnego przeglądu

  Klient znajduje usterki pierwszy, a Ty wyglądasz, jakbyś nie wiedział, co oddajesz.

• Dokumenty u podwykonawców

  Certyfikaty i gwarancje są w kilku samochodach i skrzynkach mailowych, a nie w jednej teczce.

• Waluacja po odbiorze

  Ostatnia aplikacja wysłana tygodnie później, gdy klient już mieszka i nie spieszy się z płatnością.

• Odbiór bez daty na piśmie

  Nikt nie zapisał, kiedy był odbiór, więc nie wiadomo, od kiedy liczyć terminy z umowy.

• Lista usterek bez terminów

  Usterki spisane, ale bez daty usunięcia. Klient wstrzymuje płatność, bo „ciągle coś jest”.

• Zapomniane wariacje

  Zmiany niezatwierdzone przed odbiorem stają się kartą przetargową klienta przy rozliczeniu.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.