Odbiór z klientem prywatnym: jak go przeprowadzić

Przy kontrakcie z architektem odbiór zwykle potwierdza architekt albo contract administrator, na piśmie i z datą. Przy dobudowie dla rodziny z przedmieść nie ma nikogo takiego. Jest klient, jego partner i często teściowa, która „zna się na budowie”. Odbiór zamienia się w dwugodzinne chodzenie po domu, w trakcie którego lista uwag rośnie z każdym pokojem, a nikt nie wie, kiedy to się skończy. Odbiór z klientem prywatnym rządzi się innymi zasadami niż odbiór z architektem. Mniej w nim formalności, a więcej rozmowy, i dlatego trzeba go dobrze poprowadzić.

Odbiór z klientem prywatnym: czym się różni

Klient prywatny zwykle nie zna brytyjskich umów budowlanych. Nie myśli w kategoriach practical completion, okresu usuwania wad i retencji. Myśli o tym, czy dom wygląda tak, jak sobie wyobrażał, i czy może już w nim normalnie żyć. Dlatego Twoim zadaniem jest przełożyć odbiór na prosty proces: obchodzimy dom, spisujemy uwagi, ustalamy terminy poprawek, potwierdzamy na piśmie.

Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy to, jak wygląda odbiór, kto go potwierdza i co z niego wynika dla ostatniej płatności i retencji, zależy wyłącznie od Twojej umowy. Jeśli umowa nic o odbiorze nie mówi, ustal zasady z klientem na piśmie, zanim dojdziecie do ostatniego tygodnia.

Co powinno być w umowie z klientem prywatnym

• Kto i jak potwierdza odbiór

  Czy wystarczy mail klienta, czy podpis na protokole, i co, jeśli klient nie odpowiada.

• Co z drobnymi usterkami

  Czy drobne poprawki blokują odbiór, czy trafiają na listę do usunięcia po odbiorze.

• Ostatnia płatność

  Kiedy płatna jest ostatnia rata i czy klient może zatrzymać część do usunięcia usterek.

• Okres na poprawki

  Jak długo po odbiorze usuwasz zgłoszone wady i kiedy wraca zatrzymana kwota, jeśli była.

Klient, który już mieszka w domu

Przy remontach i dobudowach klient często mieszka w domu przez całą budowę albo wprowadza się przed końcem. Wtedy granica między usterką z robót a śladem codziennego życia szybko się zaciera. Porysowana podłoga może być Twoja, ale może też być od przesuwanego stołu. Dlatego zdjęcia z dnia odbioru są tu jeszcze ważniejsze niż przy budowie pustego domu.

Umów odbiór w dzień, przy dobrym świetle, a nie wieczorem po pracy klienta. Przy sztucznym świetle część usterek widać gorzej, a część wydaje się większa, niż jest. Z Twojej strony niech przyjdzie osoba, która zna całą budowę i może od razu powiedzieć, kiedy co zostanie poprawione. Ekipa w tym czasie nie powinna jeszcze pracować w pokojach, które oglądacie.

Jak przeprowadzić odbiór z klientem prywatnym krok po kroku

1. Zrób własny przegląd wcześniej

   Obejdź dom z kierownikiem kilka dni przed odbiorem i popraw, co znajdziesz.

2. Umów termin na piśmie

   Mail z datą i godziną, z prośbą, żeby byli wszyscy, którzy mają zdanie o robocie.

3. Wyjaśnij zasady na początku

   Powiedz, że spisujecie uwagi, ustalacie terminy poprawek i potwierdzacie odbiór mailem.

4. Idźcie pokój po pokoju

   Jedna lista, jeden długopis, zdjęcie każdego zgłoszonego miejsca, bez przeskakiwania po domu.

5. Oddziel usterki od życzeń

   Krzywa listwa to usterka. Inny kolor ściany niż wybrany wcześniej to nowa zmiana, nie poprawka.

6. Przekaż dokumenty i klucze

   Certyfikaty, gwarancje, instrukcje i klucze za pokwitowaniem, w jednej teczce.

7. Wyślij podsumowanie tego samego dnia

   Data odbioru, lista usterek z terminami i informacja o ostatniej płatności.

Przy kroku piątym najłatwiej o konflikt. Klient chodzi po gotowym domu i dopiero teraz widzi, że wolałby gniazdko pół metra dalej. Nie kłóć się. Zapisz to osobno jako prośbę o zmianę, z informacją, że wycenisz ją oddzielnie. Lista usterek zostaje wtedy krótka i uczciwa, a klient nie ma poczucia, że go zbywasz.

Podsumowanie po angielsku może być krótkie. Na przykład: „Thank you for meeting us today. As agreed, the works were handed over on today's date. Please find attached the list of minor items, which we will complete within the period agreed. The final payment is due as set out in our contract. Please reply to confirm.” Prośba o odpowiedź zamienia rozmowę w ślad na piśmie.

Przykład: dobudowa kuchni u klienta prywatnego w Yorkshire. Odbiór trwa godzinę, bo wykonawca wcześniej sam poprawił większość drobiazgów. Klient zgłasza cztery usterki i jedną prośbę o dodatkowe gniazdko. Wykonawca wysyła podsumowanie z listą usterek i osobną wyceną gniazdka. Klient odpisuje „Confirmed”. Usterki są poprawione w ciągu tygodnia, a ostatnia rata wpływa zgodnie z umową.

Dobra umowa budowlana w UK z klientem prywatnym ma zasady odbioru zapisane od początku. Jeśli chcesz, żeby ktoś przygotował dokumenty odbioru, podsumowanie i ostatnią płatność za Ciebie, zobacz, jak pracuje polski QS w UK.

Najczęstsze błędy

• Odbiór bez zasad

  Nikt nie powiedział, jak to będzie wyglądało, więc odbiór trwa godzinami i kończy się bez ustaleń.

• Mieszanie usterek z życzeniami

  Nowe pomysły klienta trafiają na listę usterek, którą potem trudno zamknąć.

• Brak zdjęć z dnia odbioru

  Za miesiąc nie wiadomo, czy rysa na podłodze była przy odbiorze, czy powstała później.

• Podsumowanie po tygodniu

  Mail wysłany z opóźnieniem, gdy klient pamięta odbiór inaczej i dopisuje kolejne uwagi.

• Dokumenty bez pokwitowania

  Klucze i gwarancje przekazane w biegu. Po miesiącu klient twierdzi, że czegoś nie dostał.

• Poprawki bez terminu

  Usterki spisane, ale bez daty usunięcia, więc klient wstrzymuje ostatnią ratę bez końca.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.