Dowody w sporze budowlanym: co trzymać i jak długo

Dwa lata po zakończeniu budowy dostajesz list od klienta. Pisze o wadach, żąda zwrotu części ceny i grozi sądem. Pamiętasz, że zmiany w łazience były na jego prośbę, a opóźnienie wynikło z późnej dostawy okien, które on wybierał. Tylko że stary telefon leży w szufladzie bez ładowarki, maile były na skrzynce kierownika, który już u Ciebie nie pracuje, a zdjęcia są gdzieś na dysku. Dowody w sporze budowlanym wygrywają sprawy częściej niż racja. Ten wpis mówi, co trzymać z każdej budowy, w jakiej formie i jak długo.

Dowody w sporze budowlanym: co trzymać

W sporze o pieniądze, wady albo opóźnienie liczy się to, co możesz pokazać, a nie to, co pamiętasz. Z każdej budowy trzymaj sześć grup dokumentów:

• Umowa i oferta

  Podpisana umowa albo oferta z akceptacją, z rysunkami, specyfikacją i listą wyłączeń, w wersji z dnia podpisu.

• Wariacje i instrukcje

  Każda zmiana z numerem, opisem, ceną i dowodem zgody: mail, wiadomość, podpis, instrukcja architekta.

• Waluacje i pisma

  Aplikacje o płatność, faktury, payment notice, pay less notice i Twoje odpowiedzi, z datą wysłania i odbioru.

• Zdjęcia z datą

  Stan przed robotą, roboty zanikające, wady zastane i stan po zakończeniu. Szerokie ujęcie plus zbliżenie.

• Korespondencja

  Maile, wiadomości z WhatsAppa i SMS-y z klientem, architektem i podwykonawcami, wyeksportowane z telefonu.

• Zapis przebiegu budowy

  Dziennik, protokoły odbiorów, dostawy materiałów i notatki o przestojach, z datą i podpisem.

Dlaczego daty są ważniejsze niż treść

W sporze o płatności często rozstrzyga kalendarz. Przy umowie objętej Construction Act płacący wystawia payment notice najpóźniej 5 dni po due date, a pay less notice musi przyjść przed terminem z umowy. Bez skutecznego pay less notice płaci się kwotę z noty do final date. Jeśli nie umiesz pokazać, kiedy wysłałeś aplikację i kiedy przyszło pismo klienta, tracisz najmocniejszy argument.

Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy wszystko zależy od umowy, a w sporze tym bardziej liczy się to, co ustaliliście na piśmie i kiedy.

Jak długo trzymać dowody

Tu działają dwa różne zegary: termin na dochodzenie roszczeń i obowiązki wobec HMRC.

Termin przedawnienia

Według Limitation Act 1980 roszczenia z umowy zawartej w zwykłej formie nie można dochodzić po 6 latach od dnia, w którym powstało. Dla dokumentu typu specialty termin wynosi 12 lat. Wytyczne JCT mówią wprost: umowa po prostu podpisana ma 6 lat, a zawarta jako deed 12 lat. Klient może więc wrócić z roszczeniem po latach, a Ty musisz mieć czym odpowiedzieć. Termin może też zacząć biec od nowa, na przykład gdy dłużnik na piśmie uzna dług albo zapłaci jego część. Dlatego dokumenty z budowy trzymaj co najmniej 6 lat od jej zakończenia, a przy umowie zawartej jako deed co najmniej 12 lat. Najprościej: trzymaj wszystko, zawsze w jednym miejscu.

Obowiązki wobec HMRC

Niezależnie od sporów masz obowiązek trzymać dokumenty księgowe. Według gov.uk spółka (limited company) trzyma je 6 lat od końca ostatniego roku obrotowego, którego dotyczą. Samozatrudniony (self-employed) trzyma swoje dokumenty co najmniej 5 lat po terminie złożenia zeznania, czyli po 31 stycznia za dany rok podatkowy. Faktury i potwierdzenia wpłat służą więc dwóm celom naraz.

Przykład: wykonawca zrobił dobudowę dla klienta prywatnego. Po trzech latach klient pisze, że taras przecieka, i żąda pokrycia kosztu naprawy. Wykonawca otwiera folder budowy: jest zdjęcie hydroizolacji z datą, wiadomość klienta o zmianie płytek na tańsze, mimo ostrzeżenia, i protokół odbioru bez uwag. Odpowiada w tydzień, pozycja po pozycji, z załącznikami. Klient nie wraca z roszczeniem.

Jak zbierać i przechowywać dowody krok po kroku

1. Załóż folder budowy pierwszego dnia

   Jedna nazwa, jedna struktura: umowa, wariacje, waluacje, pisma, zdjęcia, korespondencja.

2. Zapisuj ustne ustalenia mailem

   Po każdej rozmowie z klientem wyślij krótkie podsumowanie. Mail z datą to dowód, rozmowa nie.

3. Eksportuj wiadomości z telefonu

   Co miesiąc zapisz rozmowy z WhatsAppa i SMS-y do folderu budowy, zanim telefon się zgubi.

4. Nazywaj zdjęcia datą i miejscem

   Data, pomieszczenie i pozycja z kosztorysu. Bez opisu zdjęcie po roku nic nie mówi.

5. Trzymaj dokumenty w firmie

   Nie na prywatnej skrzynce kierownika czy podwykonawcy. Gdy ktoś odchodzi, dowody zostają u Ciebie.

6. Zamknij folder po odbiorze

   Dodaj rozliczenie końcowe, protokół i dowody zwrotu retencji. Zapisz datę, do której trzymasz folder.

Dokumenty jednej budowy najłatwiej trzymać razem z rozliczeniami. Tak działa program QScope: kosztorys, umowa, wariacje, waluacje, pisma i zdjęcia są przy jednym projekcie, z datami. Gdy dojdzie do sporu, zebrać dowody i ułożyć je pod rozliczenie pomoże Ci polski QS w UK.

Najczęstsze błędy

• Dowody w cudzym telefonie

  Ustalenia z klientem są na telefonie kierownika, który odszedł z firmy. Razem z nim odchodzą dowody.

• Zdjęcia bez daty i opisu

  Setki zdjęć w galerii bez daty i miejsca. W sporze nie da się pokazać, kiedy co było zrobione.

• Usuwanie po zakończeniu budowy

  Czyścisz folder rok po odbiorze, a roszczenie z umowy może przyjść nawet po kilku latach.

• Ustalenia tylko ustne

  Klient zgodził się na zmianę przez telefon. Bez maila z podsumowaniem to Twoje słowo przeciw jego.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.