Klient trzyma retencję bez powodu: pierwsze kroki
Okres usuwania wad minął. Wady poprawione, zdjęcia wysłane, klient od miesięcy mieszka albo sprzedaje. Piszesz o retencję i dostajesz ciszę. Po drugim mailu odpowiedź: „sprawdzimy”, „księgowa jest na urlopie”, „jeszcze nie czas”. Żadnej listy wad, żadnego pisma, żadnej kwoty. Klient trzyma retencję bez powodu, a Ty nie wiesz, od czego zacząć, żeby nie zepsuć relacji i nie stracić pieniędzy. Zacznij od papierów, a nie od telefonu. Pierwsze kroki są proste i nic nie kosztują.
Klient trzyma retencję: najpierw sprawdź, czy jest należna
Retencja to Twoje pieniądze, które klient zatrzymał jako zabezpieczenie. Ustawa nie podaje stawki retencji, a wysokość i zwrot wynikają z umowy. Dlatego pierwsze pytanie nie brzmi „dlaczego nie płaci”, tylko „czy zdarzenie z umowy już nastąpiło”.
Sprawdź w umowie trzy rzeczy. Jakie zdarzenie uruchamia zwrot: zakończenie robót, koniec okresu usuwania wad, certyfikat. Czy musisz o zwrot wystąpić, na przykład w aplikacji o płatność. I czy zdarzenie da się udowodnić datą na piśmie. Na stronie wydawcy umów JCT, w artykule o okresie usuwania wad, czytamy, że od wydania certificate of making good wykonawca może ująć retencję w kolejnych aplikacjach o płatność. Ten sam tekst mówi, że spóźnienie z tym certyfikatem jest naruszeniem umowy.
W konsultacji o retencji opublikowanej na gov.uk w 2017 roku rząd wymienił powody, dla których retencja nie wraca. Są wśród nich spory o wady, upadłości i to, że wykonawcy po prostu nie proszą o swoje pieniądze. Z tych trzech tylko ostatni zależy całkowicie od Ciebie.
Umowa objęta Construction Act
Przy umowie objętej ustawą retencja, która stała się należna, to zwykła płatność. Ujmujesz ją w aplikacji. Płacący wystawia payment notice najpóźniej 5 dni po due date. Gdy go nie wystawi, kwotą do zapłaty staje się kwota z Twojej aplikacji. Jeśli chce zapłacić mniej, potrzebuje skutecznego pay less notice z kwotą i podstawą wyliczenia, przed terminem z umowy. Bez niego płaci kwotę z noty do final date.
Gdy kwota nie jest zapłacona do final date, możesz wszcząć adjudication. Każda strona umowy budowlanej może to zrobić w każdej chwili, a decyzja zapada w 28 dni od skierowania sprawy, z możliwością wydłużenia na zasadach z ustawy. Między firmami możesz też doliczyć odsetki ustawowe z Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998: 8% ponad stopę referencyjną Bank of England, chyba że umowa przewiduje inne, rozsądne odsetki.
Klient prywatny w swoim domu
Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy wszystko zależy od umowy. Ustawa o odsetkach dotyczy tylko długów między firmami, więc wobec osoby prywatnej z niej nie skorzystasz. Gdy rozmowa i pisma nie pomagają, obowiązuje Pre-Action Protocol for Debt Claims: wysyłasz list przedsądowy (letter before claim), a dłużnik ma 30 dni na odpowiedź. Sprawy do £10 000 trafiają na small claims track. Aktualne opłaty sądowe podaje gov.uk.
Ile masz czasu
Limitation Act 1980 w art. 5 mówi, że powództwa z umowy zawartej w zwykłej formie (simple contract) nie można wnieść po 6 latach od dnia, w którym powstała podstawa roszczenia. Czas jest, ale z każdym miesiącem trudniej zebrać dowody i znaleźć ludzi, którzy pamiętają budowę.
Pierwsze kroki, gdy klient trzyma retencję
- Ustal, czy retencja jest należna
Znajdź w umowie zdarzenie zwrotu i dowód, że nastąpiło: datę, certyfikat albo e-mail klienta.
- Zbierz papiery w jedno miejsce
Umowa, ostatnia waluacja z kwotą retencji, lista wad z datami poprawek i cała korespondencja.
- Wystąp o zwrot na piśmie
Ujmij retencję w aplikacji o płatność tak, jak każe umowa, z kwotą, podstawą i datą zdarzenia.
- Zapytaj o powód na piśmie
Jeśli klient twierdzi, że są wady, poproś o ich listę. Na każdą odpowiedz osobno, ze zdjęciami.
- Sprawdź terminy pism
Czy przyszedł payment notice i pay less notice. Jeśli nie, zapisz, że kwotą do zapłaty jest kwota z aplikacji.
- Wyślij ostateczne wezwanie
Krótko: kwota, podstawa, termin zapłaty i co zrobisz potem. Przy kliencie prywatnym: letter before claim.
- Wybierz dalszą drogę
Między firmami adjudication i odsetki, przy kliencie prywatnym protokół przedsądowy i small claims track.
Jeśli wolisz, żeby pismo o retencję przygotował ktoś, kto robi to na co dzień, zgłoś się do nas: polski QS w UK zbierze papiery, policzy kwotę i napisze pismo po angielsku. Gdy klient odpowiada potrąceniem, sprawdź, czy wysłał skuteczny pay less notice, bo bez niego płaci kwotę z noty.
Najczęstsze błędy
- Telefon zamiast pisma
Rozmowa niczego nie zostawia. Bez pisma nie udowodnisz, kiedy i o jaką kwotę poprosiłeś klienta.
- Brak aplikacji z retencją
Umowa każe ująć retencję w aplikacji, a Ty czekasz, aż klient odda ją sam, bez żadnego wezwania.
- Groźby przed sprawdzeniem umowy
Grozisz sądem, a okazuje się, że zdarzenie zwrotu jeszcze nie nastąpiło i klient ma rację.
- Ignorowanie listy wad
Klient wskazuje wady, Ty nie odpowiadasz, a potem trudno udowodnić, że retencja była należna w całości.
- Odsetki od klienta prywatnego
Ustawa o odsetkach działa tylko między firmami. Wobec osoby prywatnej liczy się to, co mówi umowa.
- Odkładanie sprawy na lata
Ludzie zmieniają pracę, e-maile znikają, firmy się zamykają. Im później, tym trudniej o dowody.
Pytania
Czy mogę wszcząć adjudication o samą retencję?
Przy umowie objętej Construction Act tak, bo każda strona umowy budowlanej może wszcząć adjudication w każdej chwili. Przy kliencie prywatnym w jego domu zależy to od umowy.
Czy mogę doliczyć odsetki do zatrzymanej retencji?
Między firmami tak: 8% ponad stopę referencyjną Bank of England i stała rekompensata, chyba że umowa przewiduje inne, rozsądne odsetki. Wobec osoby prywatnej decyduje umowa.
Ile czasu mam na upomnienie się o retencję?
Limitation Act 1980 daje 6 lat od dnia, w którym powstała podstawa roszczenia z umowy w zwykłej formie. Nie czekaj jednak, bo z czasem trudniej o dowody.
To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.