List przedsądowy po angielsku: wzór i wyjaśnienie po polsku

Wysłałeś fakturę, potem dwa przypomnienia SMS-em i jednego maila. Klient raz odpisał, że „sprawdzi”, potem przestał odpowiadać. Robota stoi skończona, a pieniędzy nie ma. Następny krok to pismo, które pokazuje, że nie żartujesz: list przedsądowy do klienta po angielsku. Bez niego trudno zacząć sprawę w sądzie, a często sam list wystarcza, żeby klient wreszcie odpisał albo zapłacił. Poniżej wyjaśniamy po polsku, co to jest, co w nim napisać i ile czasu dać klientowi.

Co to jest list przedsądowy i po co go wysyłać

List przedsądowy to ostatnie pisemne wezwanie przed pójściem do sądu. W Anglii i Walii sąd oczekuje, że zanim złożysz pozew, dasz drugiej stronie szansę zapłacić albo wyjaśnić, dlaczego nie płaci. Jeśli tego nie zrobisz, możesz mieć problem w sądzie, nawet gdy dług jest oczywisty.

Zasady zależą od tego, kim jest klient:

• Osoba prywatna.Stosuje się Pre-Action Protocol for Debt Claims. Pismo nazywa się wtedy letter before claim, a dłużnik ma 30 dni na odpowiedź. Protokół mówi też, co list ma zawierać, więc przed wysłaniem sprawdź jego aktualną wersję.
• Firma.Stosuje się Practice Direction on Pre-Action Conduct. Dajesz rozsądny termin na odpowiedź i jasno opisujesz, czego żądasz i dlaczego.

Druga rzecz to ustawa o umowach budowlanych, Construction Act. Zwykle nie obejmuje ona robót u osoby prywatnej w domu, w którym ta osoba mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy terminy płatności i to, co możesz doliczyć, zależą od umowy. Przy umowie budowlanej z firmą masz dodatkowo drogę adjudication, którą każda strona może wszcząć w każdej chwili. List przedsądowy przyda się w obu przypadkach, bo porządkuje sprawę na piśmie.

Co musi być w liście

• kto pisze i do kogo, z pełnymi danymi stron,
• jaka robota, gdzie i na jakiej podstawie (umowa, oferta z potwierdzeniem, zlecenie),
• jaka kwota jest należna, jak ją policzyłeś i co już zostało zapłacone,
• kiedy minął termin płatności,
• do kiedy klient ma zapłacić albo odpowiedzieć,
• co zrobisz, jeśli nie zapłaci,
• jakie dokumenty dołączasz.

Odsetki dopisujesz tylko wtedy, gdy masz do nich podstawę. Wobec firmy jest nią Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998: 8% ponad stopę referencyjną Bank of England i stała rekompensata £40, £70 albo £100, zależnie od wielkości długu. Wobec osoby prywatnej ta ustawa nie działa, więc liczysz tylko odsetki z umowy.

List przedsądowy do klienta po angielsku: szkielet

To jest szkielet, nie gotowy dokument. W miejsca w nawiasach kwadratowych wpisz swoje dane. Kwot nie podajemy, bo każda sprawa jest inna.

[Nazwa Twojej firmy, adres, e-mail, telefon]

[data]

[Imię i nazwisko klienta albo nazwa firmy, adres]

Dear [imię i nazwisko],

Letter before claim: unpaid balance for works at [adres budowy]

We carried out [krótki opis robót] at [adres budowy] under our agreement dated [data]. Our invoice number [numer] dated [data] for [kwota] was due for payment on [data].

To date we have received [kwota]. The balance of [kwota] remains unpaid. We wrote to you about this on [daty wcześniejszych przypomnień] and have not received payment or any explanation.

Please pay the balance of [kwota] by [data]. If you dispute any part of this sum, please tell us in writing by the same date which part you dispute and why, and send us any documents you rely on.

If we do not receive payment or a reply by [data], we intend to start court proceedings to recover the debt without further notice. We may also claim [odsetki z umowy albo z ustawy] and the costs of the claim.

Copies of [umowa albo oferta z potwierdzeniem], invoice number [numer] and our previous letters are enclosed.

Yours sincerely,

[imię i nazwisko]

[nazwa firmy]

Co znaczą najważniejsze zdania

„Letter before claim” w temacie mówi klientowi od razu, że to nie jest kolejne przypomnienie. Zdanie o sporze („if you dispute any part”) jest ważne, bo sąd chce widzieć, że dałeś klientowi szansę na wyjaśnienie. Termin w zdaniu „by [data]” ustawiasz tak: dla osoby prywatnej co najmniej 30 dni, dla firmy rozsądny termin. Ostatni akapit przed podpisem to lista załączników. Dołącz kopie, nie oryginały.

Co zrobić krok po kroku

1. Zbierz dokumenty.Umowa albo oferta z potwierdzeniem klienta, faktury, aplikacje o płatność, zatwierdzone wariacje, zdjęcia z budowy, wiadomości z klientem. Ułóż je po datach.
2. Policz kwotę od zera.Wartość robót, plus zatwierdzone wariacje, minus to, co klient już zapłacił, minus retencja, jeśli umowa ją przewiduje i jeszcze nie minął termin jej zwrotu. Każda pozycja musi mieć dokument.
3. Ustal, kim jest klient.Osoba prywatna czy firma. Od tego zależy termin w liście i to, czy możesz doliczyć odsetki ustawowe.
4. Wypełnij szkielet.Pisz krótko i rzeczowo. Bez emocji, bez wyzwisk, bez gróźb, których nie zamierzasz spełnić.
5. Wyślij tak, żeby mieć dowód.Sprawdź, czy umowa mówi, jak doręczać pisma. Jeśli nie mówi, wyślij i pocztą, i mailem, i zachowaj potwierdzenie nadania.
6. Zapisz termin w kalendarzu.Dzień, w którym mija termin z listu. Nie odpuszczaj go.
7. Odpowiedz na odpowiedź klienta.Jeśli klient kwestionuje część kwoty, odpisz pozycja po pozycji, z dokumentami. Jeśli kwestionuje tylko część, poproś o zapłatę reszty.
8. Zdecyduj o następnym kroku.Sprawy do £10 000 idą zwykle na small claims track. Money Claim Online obsługuje roszczenia o określoną kwotę poniżej £100 000. Aktualne opłaty sądowe podaje gov.uk. Przy umowie budowlanej z firmą możesz zamiast tego wszcząć adjudication.

Jeśli nie chcesz pisać tego sam, QS po polsku przygotuje list na podstawie Twoich dokumentów i wyjaśni Ci każde zdanie.

Najczęstsze błędy

• Za krótki termin.Osoba prywatna ma 30 dni na odpowiedź. Termin krótszy daje klientowi argument, że nie miał szansy odpowiedzieć.
• Kwota bez wyliczenia.Samo „jesteś mi winien” nie wystarczy. Pokaż, z czego bierze się kwota i co już zapłacono.
• Odsetki ustawowe wobec osoby prywatnej.Late Payment Act działa tylko między firmami. Klientowi prywatnemu doliczasz odsetki tylko z umowy.
• Groźby, których nie spełnisz.Jeśli piszesz, że pójdziesz do sądu, bądź gotów to zrobić. Inaczej następny list nikogo nie przestraszy.
• Brak dowodu wysłania.List, którego doręczenia nie udowodnisz, niewiele Ci da.
• Pisanie bez umowy przed oczami.Zanim napiszesz, przeczytaj umowę budowlaną w UK, którą podpisałeś. Może mieć własne zasady doręczania pism albo rozwiązywania sporów.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.