Płatność w ratach od klienta: jak ją zapisać

Budowa skończona, zostało do zapłaty kilka faktur. Klient dzwoni i mówi szczerze, że nie ma teraz całej kwoty, ale chce zapłacić, tylko w częściach, przez kilka miesięcy. Brzmi rozsądnie. Lepsze raty niż sąd. Kłopot zaczyna się wtedy, gdy umowa o raty istnieje tylko w rozmowie telefonicznej. Po drugiej racie klient płaci mniej, po trzeciej przestaje, a Ty nie wiesz nawet, czy zgodziliście się na trzy raty, czy na sześć. Płatność w ratach może uratować Twoje pieniądze, ale tylko wtedy, gdy jest dobrze zapisana.

Płatność w ratach: kiedy się zgodzić

Raty mają sens, gdy klient przyznaje, że jest Ci winien pieniądze, i ma realny plan spłaty. Wtedy dostajesz pieniądze bez kosztów sądu i bez miesięcy czekania. Raty nie mają sensu, gdy klient kwestionuje dług albo zmienia zdanie przy każdej rozmowie. Wtedy plan spłaty to tylko sposób na odwleczenie sprawy.

Zanim się zgodzisz, odpowiedz sobie na trzy pytania. Czy klient potwierdza kwotę długu? Czy plan kończy się w rozsądnym czasie? Co zrobisz, jeśli klient przestanie płacić w połowie?

Raty w umowie i raty po fakcie

Są dwie sytuacje. Pierwsza to raty zapisane od początku w umowie, czyli płatności etapowe albo miesięczne. To zwykły harmonogram płatności i powinien być w każdej umowie. Druga to plan spłaty ustalony po fakcie, gdy klient już zalega. Ten wpis dotyczy głównie drugiej sytuacji, ale zasady są podobne: kwota, daty, sposób zapłaty i to, co się dzieje przy spóźnieniu.

Co mówi prawo

Construction Act, czyli Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996 zmieniony w 2011, zwykle nie obejmuje umowy z osobą prywatną o roboty w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier). Wtedy wszystko zależy od umowy, a plan spłaty to po prostu nowe ustalenie między Tobą a klientem. Ustawowe odsetki z Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 działają tylko między firmami, więc wobec osoby prywatnej liczy się to, co zapisaliście.

Uwaga przy klientach prywatnych: rozkładanie długu na raty, zwłaszcza z odsetkami albo opłatami za raty, może podlegać przepisom o kredycie konsumenckim. Zanim zaproponujesz osobie prywatnej raty z dopłatą, zapytaj prawnika, czy możesz to zrobić.

Jak zapisać płatność w ratach krok po kroku

1. Ustal kwotę długu

   Wyślij klientowi zestawienie: suma kontraktu, wariacje, wpłaty i saldo. Poproś, żeby potwierdził mailem, że zgadza się z tą kwotą.

2. Ustal liczbę rat i daty

   Konkretne dni zapłaty, a nie „co miesiąc, jak będzie mógł”. Najlepiej równe raty w stałym dniu miesiąca.

3. Wpisz sposób zapłaty

   Przelew na Twoje konto, z tytułem, który łączy wpłatę z fakturą. Unikaj gotówki bez pokwitowania przy każdej racie.

4. Zapisz skutki spóźnienia

   Co się dzieje, gdy rata nie wpłynie: cała reszta staje się płatna od razu i wracasz do dalszych kroków.

5. Zachowaj swoje prawa

   Dopisz, że zgoda na raty nie oznacza rezygnacji z części długu, a sprawa zostaje zamknięta dopiero po ostatniej racie.

6. Wyślij potwierdzenie mailem

   Krótki mail po angielsku z całym planem. Poproś klienta o odpowiedź „I agree”. To Wasz zapis płatności w ratach.

7. Pilnuj każdej raty

   Wpisz daty do kalendarza i sprawdzaj konto. Przy pierwszej spóźnionej racie wyślij przypomnienie tego samego dnia.

Wzór potwierdzenia po angielsku, który wysyłasz klientowi po rozmowie:

Thank you for speaking with us today. As agreed, you confirm that the balance shown on our final account is owed to us in full. You will pay this balance in three equal monthly instalments by bank transfer, on the first working day of each of the next three months. If any instalment is not received on time, the whole remaining balance will become due immediately. Agreeing to this plan does not reduce the amount you owe us. Please reply to this email with the words I agree to confirm the plan.

Po polsku: klient potwierdza, że cała kwota z rozliczenia końcowego jest należna, spłaca ją w trzech równych ratach przelewem, pierwszego dnia roboczego każdego z trzech kolejnych miesięcy. Jeśli rata się spóźni, cała reszta jest płatna od razu. Zgoda na raty nie zmniejsza długu. Liczbę rat zmieniasz według tego, co ustaliliście.

Przykład: dobudowa dla klienta prywatnego w domu na przedmieściach Leeds. Po zakończeniu zostało do zapłaty Z% sumy kontraktu. Klient prosi o raty. Wykonawca wysyła zestawienie, klient potwierdza kwotę mailem, a potem plan spłaty w trzech ratach z zapisem, że spóźnienie oznacza natychmiastową płatność reszty. Dwie raty wpływają w terminie, trzecia spóźnia się o tydzień. Wykonawca wysyła przypomnienie z odwołaniem do planu, a klient płaci resztę.

Najlepiej, gdy raty są w umowie od pierwszego dnia. Dobra umowa budowlana w UK ma harmonogram płatności, odsetki za zwłokę i zasady na wypadek spóźnienia. Jeśli klient już zalega i chcesz ułożyć plan spłaty, który się obroni, polski QS w UK przygotuje zestawienie długu i pismo po angielsku.

Najczęstsze błędy

• Raty ustalone przez telefon

  Bez maila nie wiadomo, ile rat, w jakich dniach i jakiej wysokości. Zawsze potwierdzaj plan na piśmie.

• Brak potwierdzenia kwoty długu

  Klient zgadza się na raty, a potem kwestionuje sumę. Najpierw potwierdzenie kwoty, potem plan spłaty.

• Daty „jak będzie mógł”

  Plan bez konkretnych dni to brak planu. Ustal stały dzień każdego miesiąca i trzymaj się go od pierwszej raty.

• Nic o spóźnieniu

  Gdy plan nie mówi, co dzieje się przy spóźnionej racie, klient może płacić coraz później bez żadnych skutków.

• Rezygnacja z części długu

  Mail o ratach napisany niejasno może wyglądać jak zgoda na mniejszą kwotę. Napisz wprost, że dług się nie zmienia.

• Brak pilnowania rat

  Spóźniona rata bez reakcji uczy klienta, że terminy są umowne. Przypomnienie wysyłaj tego samego dnia.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.