QS a księgowa: kto za co odpowiada w firmie budowlanej

Księgowa dzwoni pod koniec miesiąca i pyta, ile wystawić na fakturze dla klienta. Ty nie wiesz, bo klient jeszcze nie odpisał na waluację. Klient z kolei pyta, dlaczego faktura jest na inną kwotę niż jego payment notice. Na koniec roku księgowa widzi, że dwie budowy przyniosły stratę, a Ty nie rozumiesz, gdzie zniknęły pieniądze. QS a księgowa to dwie różne prace, ale w małej firmie budowlanej często spotykają się na tym samym dokumencie. Jeśli nie wiadomo, kto za co odpowiada, każda z nich myśli, że coś zrobiła ta druga.

QS a księgowa: dwie różne prace

Księgowa patrzy na firmę. Prowadzi księgi, rozlicza podatki, płace, VAT i CIS, przygotowuje roczne sprawozdania i pilnuje terminów wobec HMRC. Wie, ile firma zarobiła w roku i ile musi zapłacić podatku. Nie musi wiedzieć, ile jest warta ściana na drugim piętrze ani czy pay less notice klienta przyszedł w terminie.

QS patrzy na budowę. Czyta umowę z klientem, liczy waluacje z kosztorysu, wycenia zmiany zakresu, odpowiada na pisma klienta i jego doradców, pilnuje retencji i zamyka rozliczenie końcowe. Wie, ile należy się z każdej budowy i dlaczego. Nie składa deklaracji VAT ani rozliczeń CIS za firmę.

Kto co robi w firmie budowlanej

• QS: waluacje i aplikacje

  Liczy, ile należy się za wykonane roboty w okresie, i przygotowuje aplikację o płatność dla klienta.

• QS: wariacje i pisma

  Wycenia zmiany zakresu, odpisuje na obcięcia i pay less notice, pilnuje terminów z umowy.

• QS: rozliczenie budowy

  Pokazuje, ile budowa kosztuje i ile przynosi w trakcie, a na końcu zamyka final account i retencję.

• Księgowa: VAT i faktury

  Pilnuje, jaki VAT idzie na fakturę, czy dotyczy jej reverse charge i kiedy złożyć deklarację.

• Księgowa: CIS i płace

  Składa miesięczne rozliczenia CIS za podwykonawców, prowadzi płace i rozlicza potrącenia CIS.

• Księgowa: wynik firmy

  Prowadzi księgi, przygotowuje roczne sprawozdania i rozlicza podatek firmy wobec HMRC.

Gdzie te prace się spotykają

Najwięcej nieporozumień jest tam, gdzie wynik pracy QS-a staje się dokumentem księgowym. Waluacja i payment notice mówią, ile klient ma zapłacić. Faktura jest dokumentem dla podatków. Jeśli QS nie przekaże księgowej, jaka kwota wynika z noty, a księgowa wystawi fakturę na kwotę z aplikacji, klient dostaje dwa różne papiery i ma powód, żeby się kłócić.

Drugie miejsce to CIS. Gdy jesteś podwykonawcą, główny wykonawca potrąca CIS z Twoich płatności. QS pilnuje, czy kwota brutto zgadza się z waluacją, a księgowa, czy potrącenie zostało dobrze rozliczone. Gdy sam zatrudniasz podwykonawców, według gov.uk miesięczne rozliczenie CIS musi trafić do HMRC do 19. dnia miesiąca po zakończeniu miesiąca podatkowego. Na rozliczeniu deklarujesz też, że wymienieni podwykonawcy nie są pracownikami. To robota księgowej, ale kwoty, które płacisz podwykonawcom, często wynikają z waluacji, które liczy QS.

Trzecie miejsce to VAT. Według gov.uk domestic reverse charge dotyczy usług z tej samej listy robót budowlanych, którą obejmuje CIS, między firmami zarejestrowanymi do VAT. O tym, czy dana faktura idzie z reverse charge, decyduje księgowa. QS powinien jej powiedzieć, dla kogo jest robota i czy klient jest firmą, czy osobą prywatną.

Czwarte miejsce to pieniądze, których jeszcze nie ma. Księgowa widzi tylko to, co wpłynęło i co zafakturowano. Nie widzi zmian zakresu, które czekają na akceptację, retencji do odzyskania ani obcięć, z którymi się nie zgadzasz. To wie QS. Bez tej wiedzy wynik firmy w połowie roku wygląda inaczej, niż wyglądają Twoje budowy.

Przykład: firma robi dobudowę dla klienta prywatnego. Construction Act zwykle nie obejmuje robót u osoby prywatnej w jej własnym domu (residential occupier), więc zasady płatności są tylko w umowie. Umowa mówi, że faktura idzie po zatwierdzeniu waluacji. QS wysyła waluację, klient zatwierdza część pozycji, QS przekazuje księgowej zatwierdzoną kwotę, a sporne pozycje zostają w osobnym zestawieniu. Księgowa wystawia fakturę na kwotę, której klient nie może zakwestionować, a QS dalej walczy o resztę.

Jak podzielić pracę między QS-a i księgową krok po kroku

1. Spisz, kto co robi

   Jedna kartka: waluacje, wariacje i pisma u QS-a, faktury, VAT, CIS i płace u księgowej.

2. Ustal kolejność dokumentów

   Najpierw waluacja i odpowiedź klienta, potem faktura na kwotę, która z nich wynika.

3. Przekazuj kwoty jednym kanałem

   QS po każdej waluacji wysyła księgowej kwotę, datę i dane klienta, zawsze w tej samej formie.

4. Powiedz księgowej o kliencie

   Firma czy osoba prywatna, główny wykonawca czy deweloper. Od tego zależy VAT i CIS.

5. Zgrywajcie wpływy co miesiąc

   Księgowa mówi, co wpłynęło, QS porównuje z tym, co było należne, i wyłapuje braki.

6. Raz w kwartale spójrzcie razem

   Zestawienie z budów od QS-a i wynik firmy od księgowej pokazują pełny obraz pieniędzy.

My robimy część QS-a i przekazujemy Twojej księgowej kwoty z każdej waluacji. Zobacz, jak pracuje polski QS w UK. Jeśli najpierw chcesz wiedzieć, ile pieniędzy ucieka między budową a księgami, policz, ile tracisz.

Najczęstsze błędy

• Faktura przed odpowiedzią klienta

  Faktura na kwotę z aplikacji, a payment notice na inną, daje klientowi argument do sporu.

• Księgowa zgaduje rodzaj klienta

  Bez informacji, czy klient to firma, czy osoba prywatna, łatwo o błąd w VAT albo w CIS.

• QS nie wie, co wpłynęło

  Bez wyciągu od księgowej QS nie wie, które płatności są zaległe, i nie upomina się o nie na czas.

• Wynik firmy bez wyniku budów

  Księgi nie pokazują zmian czekających na akceptację ani retencji do odzyskania. To wie QS.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.