QS dla małej firmy budowlanej: od czego zacząć współpracę

Masz trzy ekipy, dwie budowy w toku i trzecią w ofercie. Faktury piszesz w niedzielę wieczorem, a na maila od QS-a klienta odpowiadasz z vana. W końcu decydujesz, że czas na kogoś od rozliczeń. Pierwsze pytanie brzmi: od czego zacząć? Oddać wszystko naraz, a może tylko jedną budowę? Co wysłać, żeby QS nie dzwonił co godzinę? QS dla małej firmy budowlanej działa najlepiej wtedy, gdy start jest prosty: jedna budowa, komplet papierów i jasny podział, kto co robi.

QS dla małej firmy budowlanej: zacznij od jednej budowy

Mała firma rzadko ma porządek w papierach, bo szef robi wszystko sam. To normalne i nie jest powodem do wstydu. Ale to znaczy, że pierwszy tydzień z QS-em to głównie zbieranie dokumentów i ustalanie zasad. Gdy próbujesz zrobić to dla wszystkich budów naraz, nic nie jest gotowe na czas.

Dlatego wybierz jedną budowę na start. Najlepiej tę, na której najwięcej się dzieje z pieniędzmi: klient płaci z opóźnieniem, pojawiły się zmiany zakresu albo zbliża się waluacja, a Ty nie wiesz, ile wpisać. Na niej najszybciej zobaczysz, czy współpraca działa.

Co wysłać QS-owi na start

• Umowa z załącznikami

  Podpisana wersja z warunkami płatności, retencją i zasadami zmian. Jeśli umowy nie ma, wyślij ofertę i maile.

• Kosztorys albo oferta

  Dokument, który dostał klient, z pozycjami i cenami. Z niego QS liczy waluacje i wycenia zmiany.

• Dotychczasowe płatności

  Wysłane faktury albo aplikacje, odpowiedzi klienta i wyciąg z tym, co faktycznie wpłynęło na konto.

• Pisma i wiadomości o zmianach

  Każdy mail, SMS i wiadomość z WhatsAppa, w których klient prosił o coś spoza zakresu.

• Rysunki w aktualnej wersji

  Ostatnie rysunki od architekta i konstruktora, żeby QS wiedział, co jest w zakresie, a co nie.

• Zdjęcia z budowy

  Stan obecny i, jeśli masz, zdjęcia sprzed zmian zakresu. Bez dat i opisów są warte o połowę mniej.

Nie przejmuj się, jeśli połowa z tego leży w telefonie. QS pomoże to poukładać. Ważne, żeby dostał wszystko od razu, a nie po kawałku przy każdej waluacji.

Pierwszy miesiąc współpracy: kto co robi

Na początku trzeba ustalić podział pracy na piśmie. Mała firma traci najwięcej tam, gdzie każdy myśli, że coś zrobi ten drugi. Ty wiesz, co dzieje się na budowie. QS wie, jak zamienić to na pieniądze i dokumenty, których klient nie może zbyć.

W pierwszym tygodniu QS czyta umowę i mówi Ci po polsku, kiedy wysyłasz aplikację o płatność, kiedy klient musi odpowiedzieć i ile może zatrzymać. Sprawdza też, czy Twoja budowa w ogóle podlega Construction Act. Przy robotach dla osoby prywatnej w domu, w którym ona mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier), ustawa zwykle nie działa i wszystko zależy od umowy. Przy deweloperze albo głównym wykonawcy zwykle działają terminy z ustawy, na przykład payment notice najpóźniej 5 dni po due date.

W drugim tygodniu QS porządkuje zmiany zakresu. Każda prośba klienta dostaje numer, opis i wycenę. To, co już zrobiłeś bez wyceny, też da się opisać i wysłać klientowi z uzasadnieniem. Nie każdą taką zmianę uda się odzyskać, ale bez opisu nie odzyskasz żadnej.

W trzecim i czwartym tygodniu przychodzi pierwsza waluacja. Ty wysyłasz zdjęcia i krótką informację, co zrobiono. QS liczy, pokazuje Ci wynik do akceptacji i wysyła klientowi w terminie. Potem pilnuje odpowiedzi i mówi Ci, czy to, co przyszło od klienta, jest w porządku.

Przykład: firma remontowa z dwiema ekipami zaczyna od dobudowy dla klienta prywatnego, gdzie były już trzy zmiany ustalone na słowo. W pierwszym tygodniu wychodzi, że umowa w ogóle nie mówi o wariacjach. QS opisuje zmiany, wycenia je według stawek z oferty i wysyła klientowi do akceptacji razem z najbliższą waluacją. Dopiero gdy ta budowa idzie równo, firma oddaje QS-owi drugą.

Jak zacząć współpracę z QS-em krok po kroku

1. Wybierz jedną budowę

   Tę, na której są problemy z pieniędzmi albo zbliża się waluacja. Inne dołożysz, gdy pierwsza ruszy.

2. Wyślij komplet dokumentów

   Umowę, kosztorys, płatności, pisma, rysunki i zdjęcia naraz, w jednym miejscu, a nie po kawałku.

3. Ustal zakres na piśmie

   Co robi QS, co robisz Ty, kto wysyła pisma do klienta i kto akceptuje dokumenty przed wysłaniem.

4. Ustalcie kalendarz

   Daty waluacji, terminy z umowy i dzień, do którego wysyłasz zdjęcia i informacje z budowy.

5. Zgłaszaj zmiany od razu

   Każda prośba klienta idzie do QS-a tego samego dnia, ze zdjęciem i krótkim opisem.

6. Oceń pierwszy miesiąc

   Czy waluacja poszła na czas, czy zmiany są wycenione i czy rozumiesz każdą kwotę. Potem dokładaj budowy.

U nas tak wygląda start z każdą firmą. Prowadzenie projektu kosztuje od 1,5% wartości kontraktu plus subskrypcja programu, a kosztorys do oferty wyceniamy osobno. Zobacz, jak pracuje polski QS w UK, a jeśli chcesz najpierw policzyć, czy to się opłaca, policz, ile tracisz na niewycenionych zmianach.

Najczęstsze błędy

• Oddanie wszystkich budów naraz

  QS tonie w papierach, nic nie jest gotowe na czas, a Ty uznajesz, że współpraca nie działa.

• Dokumenty wysyłane po kawałku

  Każda waluacja zaczyna się od szukania umowy i maili, więc idzie po terminie albo z błędami.

• Brak podziału na piśmie

  Ty myślisz, że QS wysłał pismo, QS myśli, że Ty. Termin mija, a klient płaci mniej.

• Ukrywanie starych zmian

  Zmiany ustalone na słowo trzeba pokazać od razu. Później trudniej je opisać i obronić przed klientem.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.