Umowa z dostawcą materiałów: na co uważać

Zamawiasz okna do dobudowy na podstawie wyceny z mailem „price valid 30 days”. Klient zwleka z decyzją o kolorze ram, więc zamówienie idzie po sześciu tygodniach. Dostawca przysyła nową cenę, wyższą o kilka procent, i termin produkcji dłuższy o miesiąc. Okna przyjeżdżają na paletach, kierowca zostawia je przy krawężniku, jedno skrzydło ma pęknięcie, a Ty podpisałeś dowód dostawy bez uwag. Umowa z dostawcą materiałów to zwykle nie jeden dokument, tylko wycena, potwierdzenie zamówienia i ogólne warunki na drugiej stronie albo w linku. To one decydują, kto płaci za każdy z tych problemów.

Umowa z dostawcą materiałów: z czego się składa

Przy materiałach rzadko podpisujesz osobną umowę. Umowę tworzą dokumenty, które wymieniasz z dostawcą: wycena (quotation), Twoje zamówienie (purchase order), potwierdzenie zamówienia (order acknowledgement) i ogólne warunki sprzedaży (terms and conditions). Przy sporze dostawca prawie zawsze powoła się na swoje warunki sprzedaży. Dlatego warto przeczytać je chociaż raz dla każdego stałego dostawcy.

Cena i jej ważność

Wycena ma termin ważności. Po nim dostawca może podać nową cenę. Przy dużych pozycjach, takich jak stal, okna, dachówka albo bloczki, sprawdź, czy cena jest stała do dostawy, czy tylko do zamówienia. Jeśli Twoja umowa z klientem ma stałą cenę, a cena od dostawcy może się zmienić, różnica idzie z Twojej marży.

Dostawa i rozładunek

Zapisz, gdzie i jak materiał ma być dostarczony. „Kerbside delivery” to dostawa do krawężnika, bez wnoszenia i często bez rozładunku dźwigiem. Jeśli na budowie nie ma miejsca albo dojazdu, ustal to przed zamówieniem. Sprawdź też, jak zgłaszać braki i uszkodzenia: wielu dostawców wymaga uwag na dowodzie dostawy albo zgłoszenia w krótkim terminie od dostawy.

• Ważność ceny

  Sprawdź, czy cena obowiązuje do dnia dostawy, czy tylko do złożenia zamówienia. To dwie różne rzeczy.

• Termin produkcji

  Zapisz w zamówieniu datę dostawy, której potrzebujesz, i poproś dostawcę o jej potwierdzenie na piśmie.

• Sposób dostawy

  Ustal, czy materiał przyjedzie do krawężnika, czy zostanie rozładowany na budowie. Zapisz, kto rozładowuje.

• Zgłaszanie szkód

  Sprawdź, w jakim terminie zgłaszasz braki i uszkodzenia. Bez uwag na dowodzie dostawy trudno potem walczyć.

Płatność, zwroty i własność materiału

Dostawca daje Ci konto kredytowe (trade account) albo każe płacić przed dostawą. Przy koncie zapisz, ile dni masz na zapłatę od faktury albo od końca miesiąca. Te terminy porównaj z terminami płatności od klienta. Jeśli płacisz dostawcy szybciej, niż płaci Ci klient, finansujesz budowę z własnego konta.

Przy robotach u osoby prywatnej w jej własnym domu Construction Act zwykle nie obowiązuje (residential occupier). Wtedy terminy płatności od klienta zależą tylko od Twojej umowy z nim. Tym bardziej ustal w niej zaliczkę albo płatność za materiał, zanim zamówisz drogie pozycje na wymiar.

Zwroty i materiał na wymiar

Materiał standardowy da się często zwrócić, ale dostawca może potrącić opłatę za ponowne przyjęcie na magazyn (restocking charge). Materiału na wymiar, takiego jak okna, schody czy blaty, zwykle zwrócić się nie da. Gdy klient zmienia zdanie po zamówieniu, koszt zostaje u Ciebie, chyba że zapiszesz to jako wariację i klient ją zatwierdzi.

Zastrzeżenie własności

Wiele warunków sprzedaży ma zapis o zastrzeżeniu własności (retention of title): materiał należy do dostawcy, dopóki go nie zapłacisz. Jeśli wpisujesz taki materiał do waluacji jako materiał na budowie, klient płaci za coś, co formalnie jeszcze nie jest Twoje. Płać dostawcy w terminie i trzymaj faktury razem z dowodami dostawy, bo klient albo jego QS może o nie zapytać.

Przykład: firma robi lofty dla klientów prywatnych w Bristolu i bierze okna dachowe od jednego dostawcy. Po dwóch spornych dostawach wprowadza prostą zasadę: każde zamówienie powyżej ustalonej kwoty idzie mailem z datą dostawy, sposobem rozładunku i numerem wyceny, a ekipa robi zdjęcie palet przed podpisaniem dowodu dostawy. Przy następnym uszkodzeniu dostawca wymienia okno bez dyskusji.

Jak zamawiać materiały krok po kroku

1. Poproś o wycenę na piśmie

   Z numerem, datą ważności, terminem produkcji i warunkami dostawy. Telefoniczna cena się nie liczy.

2. Przeczytaj warunki sprzedaży

   Raz dla każdego stałego dostawcy. Zaznacz zwroty, reklamacje, płatność i zastrzeżenie własności.

3. Wyślij zamówienie z Twoimi warunkami

   Numer wyceny, ilości, data i adres dostawy, sposób rozładunku, osoba do kontaktu.

4. Poczekaj na potwierdzenie

   Porównaj je z zamówieniem: ceny, ilości, daty. Różnice wyjaśnij przed produkcją, nie po dostawie.

5. Sprawdź dostawę przed podpisem

   Policz, obejrzyj, zrób zdjęcia. Uszkodzenia wpisz na dowód dostawy, zanim kierowca odjedzie.

6. Zapłać w terminie z konta

   Trzymaj fakturę, dowód dostawy i potwierdzenie przelewu razem, przypięte do budowy i pozycji kosztorysu.

Jeśli chcesz, żeby ktoś ułożył Ci zasady zamawiania i porównał terminy płatności dostawców z terminami od klienta, zrobi to polski QS w UK. Warunki z umową klienta zestawiamy, gdy sprawdzamy, czy umowa budowlana w UK daje Ci zaliczkę na materiały.

Najczęstsze błędy

• Zamówienie po terminie ważności

  Wycena wygasła, a Ty zamawiasz po starej cenie w głowie. Dostawca liczy nową, wyższą.

• Podpis bez sprawdzenia

  Podpisujesz dowód dostawy w pośpiechu, a uszkodzenia wychodzą wieczorem, gdy kierowcy już dawno nie ma.

• Materiał na wymiar bez zgody

  Zamawiasz okna, zanim klient na piśmie zatwierdzi kolor i wymiary. Potem płacisz za drugie.

• Płatność szybsza niż od klienta

  Dostawca chce zapłaty szybko, a klient płaci dopiero po etapie. Różnicę finansujesz sam.

• Warunki dostawcy bez czytania

  Nie wiesz, że zwrot kosztuje albo że reklamację trzeba zgłosić szybko. Dowiadujesz się przy pierwszym sporze.

• Brak dowodów do waluacji

  Wpisujesz materiał do waluacji, ale nie masz faktury ani dowodu dostawy, więc QS klienta go skreśla.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.