Zmiana umowy w trakcie budowy: jak ją zapisać

Budowa idzie od trzech miesięcy. Klient prosi, żeby zamiast rat miesięcznych płacić po etapach, bo tak mu wygodniej z kredytem. Potem chce przesunąć datę zakończenia o miesiąc, bo kuchnia przyjedzie później. Zgadzasz się przez telefon, bo to rozsądne prośby. Przy rozliczeniu końcowym klient twierdzi, że stara data zakończenia dalej obowiązuje i liczy kary za opóźnienie, a raty etapowe rozumie inaczej niż Ty. Zmiana umowy budowlanej w trakcie robót zdarza się na prawie każdej dłuższej budowie. Problem nie jest w samej zmianie, tylko w tym, że nikt jej nie zapisał.

Zmiana umowy budowlanej a wariacja

To dwie różne rzeczy, choć często się je myli. Wariacja to zmiana zakresu robót według zasad, które umowa już przewiduje: klient zleca dodatkową ścianę, inny materiał albo pominięcie części robót, a umowa mówi, jak to wycenić i zapłacić. Umowa się nie zmienia, działa jej mechanizm zmian.

Zmiana umowy dotyczy samych zasad gry: ceny ryczałtowej, harmonogramu płatności, daty zakończenia, wysokości retencji, kar, stron umowy albo sposobu rozliczenia. Tego nie załatwisz poleceniem zmiany. Potrzebna jest zgoda obu stron i dokument, który mówi, co dokładnie się zmienia.

Kiedy potrzebujesz zmiany umowy, a kiedy wystarczy wariacja

• Nowa robota w tym samym budynku

  Zwykle wariacja według zasad z umowy: wycena, potwierdzenie klienta, płatność w najbliższej racie.

• Inny harmonogram płatności

  Zmiana umowy. Raty, terminy i pisma to zasady, a nie zakres, więc trzeba je zapisać od nowa.

• Nowa data zakończenia

  Przedłużenie według zapisów umowy albo zmiana umowy. Bez zapisu stara data dalej liczy się do kar.

• Zmiana strony umowy

  Zmiana umowy. Gdy klient chce, żeby płaciła jego firma zamiast niego, potrzebny jest dokument z podpisami.

Przy kliencie prywatnym, który zleca roboty w domu, w którym mieszka albo zamierza mieszkać (residential occupier), Construction Act zwykle nie działa i wszystko zależy od umowy. Każda zmiana zasad płatności musi być wtedy zapisana tak samo dokładnie jak w pierwotnej umowie. Przy umowach objętych ustawą nowe zasady płatności też muszą być z nią zgodne. Gdy umowa nie ma zasad płatności zgodnych z ustawą, stosuje się Scheme for Construction Contracts.

Jak zapisać zmianę umowy po angielsku

Najprostsza forma to krótki dokument, po angielsku często nazywany contract amendment albo supplemental agreement. Wystarczy jedna strona. Ważne, żeby mówił, której umowy dotyczy, co dokładnie się zmienia, od kiedy, i żeby podpisały go te same strony co umowę.

Przykładowe zdania do dopasowania:

„This amendment is made between the Client and the Contractor and amends the building contract dated as stated above for the works at the address stated above.”

„With effect from the date of this amendment, the payment schedule in the contract is replaced by the stage payment schedule attached to this amendment.”

„The date for completion is changed to the date stated in this amendment. All other terms of the contract remain unchanged.”

Ostatnie zdanie jest ważne. Mówi, że reszta umowy obowiązuje bez zmian, więc nikt nie może twierdzić, że razem z datą zmieniła się też retencja albo kary.

Numeruj aneksy po kolei i dołączaj do nich wszystko, na co się powołują: nowy harmonogram, rysunki, listę etapów. Przy dłuższej budowie zbiera się kilka zmian i po roku nikt nie pamięta, która wersja harmonogramu obowiązuje. Lista aneksów z datami, trzymana razem z umową, rozwiązuje ten problem w minutę.

Przykład: dobudowa dla klienta prywatnego w Walii. Klient bierze kredyt i bank płaci po etapach potwierdzonych przez inspektora. Wykonawca przygotowuje jednostronicowy aneks: nowy harmonogram płatności jako załącznik, opis każdego etapu i zdanie, że reszta umowy się nie zmienia. Obie strony podpisują, a wykonawca wpisuje nowe terminy do kalendarza. Gdy bank pyta o dokument, aneks jest pod ręką.

Zmiana umowy budowlanej krok po kroku

1. Sprawdź, co mówi umowa o zmianach

   Część umów wymaga, żeby każda zmiana była na piśmie i podpisana przez obie strony.

2. Opisz zmianę dokładnie

   Który punkt umowy się zmienia, jak brzmi teraz i jak ma brzmieć. Jedna zmiana, jeden akapit.

3. Policz skutki dla pieniędzy i czasu

   Nowy harmonogram płatności, nowa data, wpływ na kary i retencję. Zanim się zgodzisz.

4. Przygotuj krótki aneks

   Data, strony, odwołanie do umowy, lista zmian i zdanie, że reszta umowy obowiązuje bez zmian.

5. Podpiszcie oboje

   Te same strony co w umowie. Przy firmie sprawdź, kto ma prawo podpisywać w jej imieniu.

6. Zaktualizuj kalendarz i dokumenty

   Nowe terminy płatności i pism wpisz od razu. Aneks trzymaj razem z umową.

Jeśli zmiana dotyczy tylko zakresu robót, prowadź ją jako wariacje, według zasad z umowy. Gdy zmienia się cena, terminy albo strony, polski QS w UK przygotuje aneks i sprawdzi, jak wpływa na Twoje płatności. Więcej o tym, co sprawdzamy w umowach, znajdziesz na stronie umowa budowlana w UK.

Najczęstsze błędy

• Zgoda przez telefon

  Klient prosi, Ty mówisz „dobra”, nikt nie pisze. Przy sporze obowiązuje to, co jest w podpisanej umowie.

• Zmiana bez daty wejścia w życie

  Nie wiadomo, czy nowe raty dotyczą bieżącego okresu, czy dopiero następnego. Spór o jedną fakturę gotowy.

• Nowa data bez słowa o karach

  Przesuwasz zakończenie, ale nie piszesz, od kiedy liczą się kary. Klient liczy je od starej daty.

• Podpis niewłaściwej osoby

  Aneks podpisał kierownik budowy klienta, który nie ma prawa zmieniać umowy w imieniu firmy.

Pytania

To nie jest porada prawna. Przy sporze sprawdzamy Twoją umowę i mówimy, czy potrzebny jest prawnik.